Вопрос 12. Формы и методы организационных коммуникаций.

При выборе вариантов коммуникаций менеджерам следует:

1) Избегать перегибов или предоставлять людям столько информации, сколько они смогут воспринять в полном объеме. При этом менеджеры должны быть очень предусмотрительны и не скрывать информацию ради своего статуса или власти.

2) Проявлять осторожность и не разглашать информацию кторую нужно держать для себя или определенного уровня управления в организации. Наиболее распространенные формы организационных коммуникаций это:

1. Устная форма передачи информации – большой выбор коммуникативных средств, определив, кому и что нужно знать менеджер должен выбрать самые подходящие средства передачи информации. Возможности включают организационную структуру: инструктаж, общение 1 на 1, устную презентацию в группе. Требования к устным коммуникациям:

А) цель устного общения – хорошо уясните свою цель, проинформируйте, вызовите ответную реакцию, убедите, продайте, проконсультируйте, решите. Цель в большей степени будет влиять на содержание и стиль презентации.

Б) подготовка – соберите материал из многих источников, включая ваши собственные знания, знания других людей, книги, документы, и т.д. Отсейте материал, оставьте существенные, относящиеся к делу факты и убедитесь, что все факты и цифры достоверны.

В) организация – постройте презентацию, по средствам отбора основных вопрос с доп. данными и расположите их в логической последовательности.

Г) наглядные пособия – подготовьте и используйте их. 1. Для поддержания внимания. 2. Помочь служащим усвоить информацию. 3. Подтвердить свои аргументы. Наглядные средства должны быть хорошо видимыми, ничто не раздражает больше чем наглядные средства, которые нельзя прочитать, или которые содержат слишком много информации. Они также должны относится к теме и развивать ее.

Д) тренировка – попросите друга выслушать, как вы практикуетесь в презентации. Используйте видео запись, если это возможно, отметьте любые отвлекающие внимание действия и постарайтесь избавиться от них. Тот, кто осуществляет презентацию потенциально является лучшим наглядным пособием.

Е) презентация – проверьте ее заранее, стремитесь к ясности, краткости, простоте. Контакт со слушателями, управляйте чувствами, отвечайте на вопросы.

2. Письменная форма передачи информации – имеет следующие плюсы:

А) их можно прочитать, когда человек свободен,

Б) они могут содержать очень сложную информацию и могут быть прочитаны несколько раз чтобы помочь восприятию.

В) они помогут более глубокому усвоению темы, могут передать больше частных подробностей и сложностей. Они помогут передать новые идеи и действительно понять, какой-либо вопрос.

Г) их можно передавать тем людям, контакт с которыми в другом варианте было бы сложно осуществить

Д) они могут быть гибкими в отношении объема и отдельных частностей. В соответствии с потребностями разных участников.

Е) они позволяют вести постоянную запись

Ж) они могут вызывать меньше эмоций, чем разговор. Хорошо подходит для изложения разумных доводов.

Правила успешной письменной коммуникации:

a. Тщательное изложение – особое внимание нужно уделить: цели – знайте точно, какие требуются результаты и в зависимости от этого и в зависимости от этого меняйте стиль, тон, расположение материала. Читателю – какие отношения у него с пишущим, как это будет влиять на изложение и стиль, чтоб установить отношения.

b. Структуры и содержания – обратите особое внимание на логическую композицию, точные доводы и относящиеся к делу информации. Подкрепите аргументы иллюстрациями, диаграммами, статистическими таблицами, которые относятся к делу и просты для понимания.

c. Языковые средства – ясно выраженная мысль не может быть не понятно, вы никогда не сделаете ошибки, если не будете использовать доступные и точные слова для выражение своих мыслей. Не используйте длинных, сложных фраз. Пишите кратко и убедительно, избегайте не нужного

d. Изложение – читающий должен захотеть взять этот документ и прочитать его потому, что его содержание хорошо изложено и он выглядит привлекательным.

Методы письменной коммуникации:

a. Письма – обычно используются для личных сообщений для подтверждения деловых встреч, повышения по службе, изменения оклада.

b. Докладные записки – применяются для решения более общих вопросов, они распространяются между рядом людей каждый из которых получает свою копию.

c. Доска объявлений – для сообщений и извещений, которые могут повлиять на большое количество людей. Они должны привлекать глаз и часто меняться.

d. Внутренние журналы и газеты – средства передачи сообщений представляющих интерес их можно использовать для постоянного информирования они должны создаваться, иметь живой стиль изложения, содержание должно быть актуальным.

e. Руководство и справочники – в качестве ориентиров по корпоративной политики и системам в определенных видах деятельности по всему предприятию их польза зависит от того. Обязанность возложена на конкретного сотрудника.

f. Ежегодный отчет – понятный, доступным не для специалистов.

g. Видео кассеты – на высоком, профессиональном уровне, потому, что ее неизбежно будут сравнивать с уровнем профессионального телевидения.

h. Информационные бюллетени – оказывают не оценимую помощь в коммуникациях. Рассылается всем служащим, особенно важна чистота и регулярность выхода информационного бюллетеня недостаточное количество экземпляров или бюллетень приколотый к доске объявлений это сомнительная экономия для компаний.

Не каждому нужно знать все. Слишком много сообщений также не эффективно. Приоритеты должны быть определены по средствам следующих вопросов:

- существенную информацию

Что людям следует знать – информацию, которую они хотят знать

Что люди могли бы знать – интересное, но относительно не важное. На практике это означает, что отдельные служащие должны знать:

1. Цели, нормативы

2. Успехи

3. Возможности совершенствования

I4 Положение в последовательности рабочих заданий

5. Оплата и условия труда, факторы влияющие на безопасность труда и здоровья.

Цели, планы и успехи, связи с более крупной организации, работа начальника и его коллег. О компании в целом.

a. Цели

b. Ее основная деятельность

c. Успехи

d. Главные люди в компании

e. Структура компании

f. Изменения, особенно те, что влияют на служащих

g. Будущие планы и их потенциальное воздействие на служащих.

Коммуникации для менеджера – умения не только отдавать приказы, но и умение слушать. Менеджеры высшего звена должны понимать, что происходит в низших подразделениях. чтоб знать, что пройдено, что достигнуто.

3. Электронная форма передачи информации.