Организационная структура делопроизводственной службы.

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается специализированное структурное подразделение (управление делами, общий отдел, канцелярия, делопроизводственная служба, секретарь-референт). В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ). Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств) – управлением делами, для исполнительных органов власти – общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений – канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установление в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект также предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

- выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

- разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

- определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

- регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

- выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

- рациональная организаций рабочих мест и условий труда;

- повышение квалификации сотрудников службы.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами – централизованная, децентрализованная или смешанная форма.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре (канцелярии, у секретаря-референта). Им выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения (создания) до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, их отправка и обработка для передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях, на малых и средних предприятиях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации, где создаются свои собственные службы для работы с документами и автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений)

При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, обработка, регистрация, контроль, тиражирование, архивное хранение документов), а часть – децентрализовано (создание документов, их систематизация документов, справочно-организационное обслуживание, формирование и хранение дел, их предархивная обработка). В большинстве учреждений используют смешанную форму.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (регистрация документов, контроль их исполнения) проводится для одних массивов документов централизованно, а для других – децентрализовано. Разделение массивов документов в случает использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще в структурных подразделниях регистрируют внутренние документы – по месту их создания (в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.)

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, происходящих в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается как устойчивая связь (взаимодействие элементов управления), как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

- секретариат 9приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

- инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

- канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

На практике в министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отдела.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярией. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. Канцелярия – это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.

Организационная структура канцелярии может включать в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро (компьютерная группа), контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив. Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений и уровня механизации и автоматизации обработки документов.

Общий раздел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятых решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её название и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция и т.д.

2. Цель, задачи и функции службы делопроизводства.

Основные функции и задачи Подразделения службы делопроизводства прописаны в Положении о канцелярии. Его применение может варьироваться в зависимости от масштабов и структуры организации.

Основной целью службы делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности.

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки входящих (поступающих) и исходящих (отправляемых) документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их оперативного копирования и тиражирования.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Работа службы делопроизводства должна строиться так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.

3. Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. В некоторых организациях секретариатом называют всю службу делопроизводства, выполняющую следующие типовые функции:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

- бездокументационное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган, и выполняет следующие функции:

- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

- организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

- прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документационного обеспечения управления, бюро, сектор, центр НОТ, методический центр) выполняет следующие функции:

- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, памяток, альбома унифицированных форм и т.д.);

- разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и т.д.);

- организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции, и выполняющий следующие функции:

- прием входящих документов, их сортировка и распределение по структурным подразделениям;

- доставка документов в структурные подразделения;

- обработка, упаковка и отправка отправляемых документов;

- количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов выполняет следующие функции:

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- формирование и ведение справочно-информационного массива;

- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (визирование, согласование, соответствие принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

Группа (бюро, отдел, инспекция) контроля выполняет следующие функции:

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

- анализ исполнительской дисциплины;

- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений;

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

- прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

- подготовку обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

- формирование и хранение дел с документами по обращениям;

- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

- организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Машинописное бюро (центр подготовки документов) выполняет:

- перепечатку документов с черновиков;

- считку и правку текстов документов;

- учет выполняемой работы

Копировально-множительное бюро выполняет:

- копирование текстов;

- тиражирование текстов документов;

- подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.

Архив осуществляет:

- прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

- учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

- контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

- подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким, образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практиков в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые – внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами делопроизводственной службы 9подбор, расстановка, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирование документов».

Появление специализированных, предназначенных для выполнения новых функций, структурных подразделений требует иной квалификации её сотрудников

4. Должностной и численный состав службы делопроизводства.

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально

3. Инструкция по документированию управленческой деятельности.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации.

Структура Инструкции включает в себя следующие разделы: общие положения, прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации, контроль за исполнением документов, порядок подготовки и оформления служебных документов, порядок работы с исходящими документами, регистрация исходящих документов, составление номенклатуры дел, обеспечение сохранности документов, экспертиза практической ценности документов.

В отдельных случаях в Инструкцию включают раздел «Изготовление, учет, хранение, обращение с печатями, штампами и гербовыми (бланками строгой отчетности»).

Перспективным является введение в Инструкцию раздела «Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с документами».

В данном разделе могут быть освещены порядок использования систем подготовки текстово-табличных документов, порядок использования информационно-поисковых систем документов, порядок использования автоматизированных средств регистрации, учета и контроля за состоянием (исполнением) документов.

Отдельный подраздел Инструкции может быть посвящен работе по автоматизации ведения архива электронных документов.

Инструкция – большой по объему документ, где кратко излагается все то, что должен знать студент по окончании курса делопроизводства. Более того, проработав год в должности секретаря, студент сам может подготовить такую инструкцию для своей организации.

4. Табель форм документов, применяемых в организации

Табель форм документов – это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документов, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществить оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение табеля позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов.

Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба.

Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т.п.).

В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа (о порядке подписания, согласования, утверждения документа).

5. Роль секретаря, секретаря-референта в структуре управления предприятий малого и среднего бизнеса.

Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилась в России в 1840г. С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанностями носила характер личного помощника первых руководителей.

В период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: прием и регистрация корреспонденции, отправка исполненной документации, сдача в архив документов, контроль исполнения указаний руководителя.

В новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились.

Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности, потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении переговоров, совещаний, подготовки текста докладов, презентаций, приема посетителей. Учитывая новый статус, должность секретаря получила название - секретарь-референт.

Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием является не жесткая регламентация обязанностей сотрудников, а работа на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствию формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации нередко сам занимается бухгалтерским учетом, анализом коммерческой деятельности, финансами, кадрами и т.д. Именно в такой ситуации секретарь-референт стал незаменимым помощником своего руководителя.

Должностные обязанности секретаря-референта конкретизированы в должностной инструкции.

6. Регистрация документов

Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базы данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируются документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады), характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам (программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска), а также документы, поступающие в копиях для сведения.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии.

На практике в настоящее время применяется три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в канцелярии, на малых предприятиях – у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди них является смешанная. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных им местных органов власти или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократностью, т.е. каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.

Регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник канцелярии или секретарь-референт. Для этого необходимо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующий в учреждении, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютеров и т.д.

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота (до 1000 документов в год), а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности (конфиденциальных документов).

При всей простоте журнальной формы, поиск информации при этом усложнен, т.к. инициативный документ зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него – в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливают на плотной бумаге формата А5. Карточки содержат большой объем информации о документе, изготавливаются в 2-3 экземплярах. Одни экземпляры составляют информационно-справочную картотеку, третьи передаются исполнителям вместе с документом. Применение карточки заметно повысит оперативность работы с документами.

Современная компьютерная регистрация документов позволяет внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации, организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации, организовать на основе базы данных информационно-справочную работу, организовать эффективный контроль за исполнением документов.

7. Индексация документов.

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (реквизит 12) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 61/05/89 входящего документа включает:

01 – индекс структурного подразделения;

05 – номер дела по номенклатуре;

89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

Порядковый регистрационный номер присваивается с номера 01, с января до 31 декабря каждого года включительно.

8. Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: во-первых, в каком подразделении, у кого из исполнителей и на какой стадии находится искомый документ, во-вторых, в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, зависящим от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с её помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую – на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов в первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости – по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости могут быть распечатаны.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

Сейчас все большее распространение получают полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

9. Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – секретарь-референт, третью - делопроизводственная служба организации с входящей в её состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь-референт.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах и в федеральных законах РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах (о предоставлении статистической и финансовой отчетности). Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем, либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый. Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя. Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.

Документы с длительным сроком исполнения (договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке «Ход исполнения».

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

Аналитические справки являются важным источником оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом.

10. Формирование и оперативное хранение дел

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов, надежности документационного обслуживания управления, сохранности документов.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ему, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа по формированию дел состоит из следующих этапов: распределение и раскладка исполненных документов в дела, расположение документа внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которых группируются документы за несколько лет (личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещен за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида – в хронологическом порядке, и т.д.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

Что касается оперативного хранения дел, то до передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» непригоды, т.к. в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и т.д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить стеллажу, к дверце шкафа.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.