Этика ведения деловой переписки

Письмо - самый распространённый способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию доку­ментов.

При направлении писем в адрес организации фамилия ее ру­ководителя может быть корреспонденту не известна. В таком случае на­именование учреждения пишется в именительном падеже. При направле­нии писем конкретному должностному лицу название организации указы­вается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в да­тельном.

Письма не должны содержать более четырёх адресов. Слово "копия" перед вто­рым и следующими адресатами не проставляются. Почтовый адрес может указываться только на конверте. Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4.

На письмах (информационно-справочных документах) должны быть проставлены фамилия исполнителя и номер его телефона. Этот реквизит располагают на лицевой стороне документа после подписи руководителя, отступив от нее 3-4 интервала. Помимо фамилии возможно указание име­ни и отчества исполнителя.

В общих чертах любое деловое письмо должно соответствовать определенной шаблонной композиции, которая содержит:

~ Адрес получателя.

~ Выходные данные отправителя.

~ Обращение к получателю и/или приветствие.

~ Формулы вежливости, устанавливающие контакт, подготавливающие сообщение или мотивирующие обращение именно к этому адресату.

~ Деловое сообщение с деталями.

~ Практические выводы или предложения по развитию контактов.

~ Заключительные формулы вежливости, прощание.

~ Подпись, контактные данные отправителя.

Письмо должно быть посвящено одному во­просу: это упрощает операции по его обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано.

Электронная почта - эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями.

Официальные и деловые письма лучше писать на бланках фирмы, которые должны быть в Вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно поместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять те же строгие структуру и стиль письма, как и в бумажном письме.

Подписывать электронные письма можно, предварительно отсканировав свой автограф и сохранив его изображения в электронном виде.

В официальных электронных письмах не допускается использование различных шрифтов, графических изысков, в том числе и «смайликов» (графическое изображение улыбок, допускаемое в дружеской переписке; от английского smile — улыбка), а также смешения кириллицы и латинского шрифта, используемого для транслитерации: tak pisat ne nado.

Нельзя посылать файлы в приложении, при этом оставляя пустым само поле письма. Надо обязательно в поле письма написать краткое сообщение о том, что же находится в приложенных файлах.

Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «тема». Такие письма вызывают раздражение невежливостью их отправителей.

Если Вы получили деловое письмо, рекомендуется сразу же направить в ответ краткое уведомление о получении письма, чтобы отправитель не ломал голову: дошло — не дошло, прочитано — не прочитано. Более детальный ответ можно выслать позже, если это необходимо.