Облік фізичних осіб.

Окремо в податкових органах ведеться облік платників податків-фізичних осіб. Основним джерелом інформації з цього питання є Закон України “Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов’язкових платежів” № 321/94-ВР від 22.12.1994 р.

До 1996 р. реєстрації у податкових органах підлягали тільки громадяни - суб’єкти підприємницької діяльності без статусу юридичної особи. Тобто, облік охоплював лише певні категорії платників. З 1 січня 1996 р. був створений Державний реєстр фізичних осіб - платників податків (далі - ДРФО), який передбачає облік усіх громадян - платників незалежно від джерела їхніх доходів. Тобто поряд з громадянами, які отримують доходи не за місцем основної роботи та від підприємницької діяльності, до Державного реєстру заносяться також громадяни, які отримують доходи лише за місцем основної роботи.

ДРФО - це автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, які зобов’язані сплачувати податки і збори (обов’язкові платежі) до бюджетів та до державних цільових фондів у порядку і на умовах, що визначаються законодавчими актами України.

Державний реєстр створюється вищою ланкою державної податкової служби і складається з інформаційних фондів, що міститься в базах даних податкових органів усіх рівнів. Інформація формується в податкових інспекціях у відділі державного реєстру фізичних осіб за допомогою АРМ “ДРФО” на підставі облікової картки ф. №1-ДР, заповненої під час реєстрації платника податків. Вона містить такі дані:

– прізвище, ім’я та по батькові;

– дата народження;

– місце народження (країна, область, район, населений пункт);

– місце проживання; місце основної роботи;

– види сплачуваних податків та інших обов’язкових платежів.

Якщо у громадянина є основне місце роботи, заповнену картку в місячний термін бухгалтерія підприємства передає до податкових органів. Якщо громадянин не має основного місця роботи, але отримує доходи, він повинен самостійно з’явитися в ДПІ за місцем проживання, заповнити облікову картку для отримання ідентифікаційного номера.

Головна державна податкова інспекція України надає фізичній особі - платнику податків та інших обов’язкових платежів ідентифікаційний номер і надсилає його до державної податкової інспекції за місцем проживання фізичної особи.

Для осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомляють про це відповідні державні органи, зберігаються раніше встановлені форми обліку платників податків та інших обов’язкових платежів. У паспортах зазначених осіб робиться відмітка про наявність у них права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера.

До інформаційного фонду Державного реєстру включаються такі дані:

– індивідуальні ідентифікаційні номери, що надаються фізичним особам-платникам податків і зберігаються за ними протягом їхнього життя;

– загальні відомості про фізичних осіб-платників податків;

– інформація про сплату фізичними особами податків та обов’язкових платежів.

Джерелами формування інформаційного фонду є:

– дані державних податкових інспекцій про фізичних осіб;

– інформація підприємств та фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності про виплачені громадянам доходи та утримані суми прибуткового податку;

– інформація виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів та інших органів, уповноважених проводити державну реєстрацію фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності;

– відомості міських, районних відділів внутрішніх справ про громадян, які прибули на проживання в даний район або місто чи вибули з них;

– відомості відділів реєстрації актів громадянського стану виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів про громадян, які померли.

Таким чином, ведення Державного реєстру фізичних осіб зумовлює такі функції податкових органів:

– забезпечення підприємств, організацій, фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих робітників, бланками відповідних документів (“Облікова картка”, “Відомості до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків”), а також інструктивними матеріалами про порядок передачі інформації в податкові органи;

– перевірка документів, що надійшли від підприємств з погляду правильності та повноти заповнення;

– комп’ютерна обробка інформації;

– надсилання повідомлення після присвоєння ідентифікаційних номерів фізичним особам про необхідність з’явитися у податковий орган для отримання номера;

– видача довідок з ідентифікаційним номером з обов’язковою реєстрацією факту видачі у спеціальному журналі.

Дані Державного реєстру використовуються виключно для обліку одержаних доходів, об’єктів оподаткування, повноти та своєчасності сплати податків та інших обов’язкових платежів. Відомості Державного реєстру є інформацією з обмеженим доступом і надаються іншим державним органам відповідно до чинного законодавства.

Ідентифікаційний номер Державного реєстру є обов’язковим для використання підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності у разі:

– виплати доходів, з яких утримуються податки та інші обов’язкові платежі згідно з чинним законодавством України;

– укладення цивільно-правових угод, предметом яких є об’єкти оподаткування та щодо яких виникають обов’язки сплати платежів;

– відкриття рахунків в установах банків.

Операції, проведені без застосування ідентифікаційних номерів, вважаються недійсними.

4.3. Облік фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності.

Складовою частиною ДРФО є Реєстр фізичних осіб - платників податків суб’єктів підприємницької діяльності (Реєстр фізичних осіб). Фізична особа - суб’єкт підприємницької діяльності після одержання свідоцтва про державну реєстрацію повинна в 5-денний термін звернутися до органу державної податкової служби за своїм місцем проживання для взяття на податковий облік з такими документами:

– заява за ф. № 5-ОПП;

– копія свідоцтва про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності - фізичної особи;

– документ, що посвідчує особу (паспорт).

Працівники підрозділів з обліку платників податків до взяття суб’єкта підприємницької діяльності на облік як платника податків перевіряють подані документи, дані із заяви за ф. № 5-ОПП заносять до Реєстру фізичних осіб.

Після взяття платника податків на облік органи державної податкової служби видають йому довідку за ф. № 4-ОПП. Облікова справа з описом документів на другий день після взяття платника податків на облік закріплюється за інспектором, про що робиться відмітка в журналі за ф. № 7-ОПП. Реєстраційна і звітна частина облікової справи зберігається в підрозділі з питань оподаткування фізичних осіб.

Юридичні та фізичні особи - суб’єкти підприємницької діяльності, що підпадають під визначення платників податку на додану вартість згідно зі ст.2 Закону України “Про податок на додану вартість”, зобов’язані додатково зареєструватися як платники такого податку.