Классификация документов

Учетные документы могут быть внешними и внутренними.

Внешние – поступают на предприятие со стороны – из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учреждений, поставщиков, покупателей и др.

Эти документы составляются по типовым формам (платежное поручение, платежное требование, счет – фактура и др.).

Внутренние – составляются непосредственно на предприятии.

Различают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерские оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственной операции (платежные поручения, требования).

Оправдательные (исполнительные) - удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки – выбытия основных средств; документы о приемки от рабочих выработанной продукции и т.п.

Комбинированные – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно – платежные ведомости на выдачу ЗП, авансовые отчеты и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения и др.

Документы также делятся на разовые и накопительные.

Разовые – первичные документы, оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные – составляются в начале определения периода времени путем постепенного накопления однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов и т.п.).

Учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные – составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со склада, об отгрузке продукции, о начислении заработной платы и т.д.

Сводные – обобщают показатели путем соответствия их группировки, систематизации из первичных документов. От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляющийся постепенно.

Работники организации - начальники цехов, мастера, табельщики, работники финансовых служб, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - формируют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика, в которой должны быть перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, учреждения, куда представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации, учреждению осуществляет главный бухгалтер.