Теоретические основы первичного учета

Первичный учет представляет собой единичный, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должна содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Группа первичных документов, содержащих описание хозяйственных операций, сопряженных с движением наличных или безналичных денежных средств, - кассовые и банковские документы - исправлению не подлежат (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и др.). Такие документы подлежат полному переоформлению.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься при выполнении условий, установленных п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете:

Ø в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

Ø исправление необходимо согласовать с участниками хозяйственных операций;

Ø исправление должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы;

Ø должна быть указана дата внесения исправлений.

Согласно Положению о документах и документообороте ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителя органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.