Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Постоянно расширяющаяся хозяйственная деятельность приводит к усложнению всего финансово-хозяйственного механизма хозяйствующих субъектов, а значит, и информационной системы, отражающей этот механизм.

Оперативно и точно обработать большой объем информации становится все сложнее. Безусловно, это не позволяет выйти на более высокий уровень организации бухгалтерского учета, отвечающий требованиям современной действительности. Таким образом, возросшие требования к бухгалтерскому учету, трудоемкость и сложность учетных работ, а также революция в системе информационных технологий (технология преобразования данных, обеспечивающая реализацию всех процедур преобразования информации), которая произошла в нашей стране, предопределили необходимость появления комплексной автоматизации учетной информации на базе современных информационных технологий – автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Главными признаками, определяющими автоматизированную форму бухгалтерского учета, являются:

• использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета – современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач.

• применение системы классификаторов - для качественного функционирования автоматизированной формы учета большое значение имеет разработка системы классификаторов экономической информации. К ним относятся классификаторы цехов и отделов организации, клиентов, поставщиков, покупателей, бухгалтерских записей (корреспонденции счетов), бухгалтерских счетов и других показателей.

• использование универсальной документации и машиночитаемых носителей информации - при автоматизированной форме учета широко применяются универсальные первичные документы, в которых совмещаются оперативные и бухгалтерские данные, и машиночитаемые носители информации, позволяющие с наименьшими затратами труда разрабатывать на персональном компьютере необходимую отчетную документацию в виде регистров, а также заполнять формы отчетности;

• сохранение принципа двойной записи - двойная запись хозяйственных операций на счетах имеет важное значение для контроля, поскольку каждая операция в равной сумме отражается по дебету одного и кредиту другого бухгалтерского счета.

• автоматизация логических операций по ведению учета - к числу логических операций по ведению учета можно отнести автоматическое формирование корреспонденции счетов, контроль правильности корреспонденции счетов, контроль соответствия отдельных реквизитов и другое.

• применение системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима - для автоматизированной формы учета большое значение приобретают принципы построения учетных регистров, которые являются носителями разнообразной сводной информации.

• хранение первичной информации и регистров – автоматизированная форма учета предполагает определенный порядок хранения первичных документов в соответствии с действующими положениями о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и организаций. Дискеты и диски с информацией о записях, используемые при разработке квартальной и годовой отчетности, хранятся на протяжении времени, необходимого для составления этой отчетности. Контрольные и справочные ведомости хранятся в течение года, а сводные регистры и различные разработочные ведомости - 5 лет.

Автоматизация бухгалтерского учета (внедрение компьютерных технологий) оказывает значительное влияние на документооборот - появляется совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, который позволяет:

• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;

• создать основу для исключения потери документов;

• повысить контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением;

• вывести систему учета на качественный уровень эффективности;

• исключить арифметические ошибки в документах;

• обеспечить постоянный контроль за корректностью проводок и автоматическое формирование отчетности;

• определить регламент работы с документами;

• предупреждать появление ошибок и неточностей;

• сигнализировать о незаполнении обязательных реквизитов и не допускать попадания такого документа в базу данных;

• вводить информацию из первичных документов путем их обработки с помощью процедур, автоматизирующих учетные операции;

• формировать экземпляр документа при сохранении данных, введенных в форму шаблона;

• осуществлять непосредственно из шаблона ряд учетных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учета сумм документов на счетах бухгалтерского учета при обработке документов;

• построить схемы документооборота между различными структурными подразделениями организации и внутри них;

• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.

Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учетной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учетных данных и формирование учетных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчетности.

Алгоритм отражения хозяйственных операций при автоматизированной форме бухгалтерского учета состоит из четырех уровней:

1) происходит сбор, регистрация и ввод первичной информации, возникающей в структурных подразделениях хозяйствующего субъекта. Здесь же имеется инструментарий для подготовки различных справок и документов. В течение отчетного периода в базу данных заносится информация по каждой услуге, по каждому контрагенту, с которым осуществляются взаиморасчеты, по каждому плательщику и другая информация;

2) данные, сформированные на первом уровне, подвергаются обработке на втором уровне, используется постоянная информация, представляющая собой справочные данные и различные нормативы;

3) по результатам обработки формируются учетные регистры, в которых аккумулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. По запросу в любой момент времени пользователь может оперативно получать информацию с требуемой степенью детализации об имуществе, о состоянии расчетов и т.п., а также различные экономические и бухгалтерские показатели и динамику их изменения, справочные данные;

4) завершающим четвертым уровнем является процесс формирования отчетных форм, в результате которого пользователи получают бухгалтерскую финансовую отчетность, а также имеют возможность сформировать различные аналитические данные.

Основными особенностями автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

• автоматизированная форма учета, основанная на использовании персональных компьютеров (электронно-вычислительной техники), представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности;

• в основу автоматизации бухгалтерского учета положена интегрированная система обработки данных – централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета;

• однократный ввод и многократное использование учетных данных;

• автоматическое получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, нормативов, заданий и т.д.);

• автоматизация учета в системе реального времени;

• получение информации по запросу на любую дату;

• в основу учетного процесса заложен главный элемент метода бухгалтерского учета – документация;

• автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отраженных в системе счетов;

• создание объективных условий, исключающих дублирование показателей учета, путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативного, предварительного и последующего контроля, а также осуществления экономического анализа;

• быстрота и удовлетворение различных пользователей соответствующей информацией на основе единого ее массива.

При выборе хозяйствующим субъектом формы бухгалтерского учета необходимо проанализировать особенности, преимущества и недостатки каждой формы исходя из требований, предъявляемых к ним.