Алгоритм проведения экспертизы

Алгоритм проведения экспертизы:

-осмотр и обследование района, участка и объекта;

-сбор информации и документов;

-юридическая экспертиза;

-техническая экспертиза (обследование, анализ, выводы);

-анализ экономических и финансовых параметров;

-анализ системы управления и обслуживания.

Экспертиза объекта может составлять как отдельный этап в рамках бизнес-планирования, так и быть составной частью процедуры приемки объекта в управление.

В последнем случае в соответствии со стандартами межрегиональной ассоциации

управляющих недвижимостью (МАУН), управляющий должен выполнить или организовать выполнение следующих процедур:

1) осмотр и обследование объекта, включающие в себя следующие шаги.

1.1. Осмотр районов, прилегающих к участку объекта с фиксацией внимания на:

– ландшафте;

– архитектурной привлекательности;

– социальном окружении;

– внешних опасностях в эксплуатации и прогноз их тенденций.

1.2. Осмотр участка объекта с фиксацией внимания на:

– ландшафте;

– архитектурной привлекательности;

– зеленых насаждениях;

– сроках и недостатках эксплуатации;

– затопляемости, возможности оползней, занесений снегом;

– состоянии коммуникаций;

– освещенности;

– эксплуатационном подъезде к объекту;

– месте хранения и сбора мусора;

– противопожарных проездах и разрывах.

1.3. Осмотр объекта с фиксацией внимания на:

– архитектурной привлекательности фасадов и соответствии архитектуры еобходимым требованиям;

– архитектурном пространстве помещений;

– роках и недостатках эксплуатации;

– режиме работы объекта;

– входах, вестибюлях, лестницах, коридорах, местах общего пользования;

– состоянии инженерного оборудования;

– управлении микроклиматом в помещениях;

– световой и акустической среде;

– санитарно-гигиеническом состоянии;

– соответствии противопожарным требованиям путей эвакуации;

– технике безопасности.

2) проведение технической экспертизы объекта недвижимости инженером-специалистом (специализированным подрядчиком) по заказу управляющего на объекте и под его контролем в соответствии с техническими требованиями ВСН 53-86(р): «Правила оценки физического износа жилых зданий» и ВСН 58-88: «Положение о об организации проведения реконструкции, ремонта и технической эксплуатации жилых зданий и объектовкоммунального и социально-культурного назначения», а также соответс-

твующими государственными стандартами и инструкциями.

Экспертиза включает:

– визуальное обследование;

– инструментальное обследование;

– анализ результатов обследования;

– вывод по техническому состоянию объекта;

– проект (если требуется) по усилению конструкции, восстановлению или реконструкции объекта недвижимости.

3) сбор информации об объекте по следующим направлениям, накладывающим ограничение на функционирование объекта:

– допустимые мощности, расходы и ограничения по использованию холодной и горячей воды, тепло- и электроэнергии, канализации, мусоровыброса, газоснабжения;

– проверка технических условий и сроков действия договоров с предприятиями коммунального хозяйства: энергонадзором, водоканалом, спецтрансом, а также предприятиями телекоммуникаций: телефон, радио, телевидение, охранная сигнализация;

– эксплуатационные ограничения, накладываемые государственными органами (муниципальными и местного самоуправления): пожарной охраны, санэпидемнадзора, здравоохранения, правоохранительными, технадзора, подземных сооружений, газового хозяйства, охраны памятников, садово-паркового хозяйства, по градостроительству и архитектуре;

– возможность обеспечения безопасности для клиентов и имущества;

– влияние общественного мнения (опасения, возмущения или престижность и гармоничность).

4) анализ экономических параметров объекта недвижимости для управления, которые необходимо предварительно зафиксировать, оценить и спрогнозировать изменение основных стоимостных характеристик объекта недвижимости и инженерного оборудования:

– восстановительной (балансовой) стоимости основных фондов;

– износа, процента физического износа;

– нормы амортизационного отчисления;

– остаточной стоимости;

– величины налога на имущество;

– арендных ставок земельного налога;

– коммунальных платежей;

– рыночной стоимости объекта.

5) анализ системы безопасности объекта, которая должна обеспечивать:

– безопасность клиентов и персонала;

– сохранность имущества клиентов и собственника;

– экономическую безопасность.

При изучении системы безопасности анализируется:

-организация охраны;

-обученность и инструктированность клиентов и персонала.

Осмотр объекта, сбор информации и проведение соответствующих экспертиз – предпосылки для передачи объекта в управление.

В соответствии с упомянутыми стандартами МАУН, передача объекта недвижимости в управление должна включать в себя следующие моменты:

1. Установление срока передачи и назначение ответственных за сдачу и приемку объекта.

2. Осуществление передачи в присутствии заказчика на управление (и вышестоящего управляющего) с обязательным осмотром и фиксацией технического состояния зданий и сооружений, оборудования и благоустройств.

3. Акт приема-передачи объекта должен содержать:

– перечень зданий, сооружений, оборудования;

– акт о техническом состоянии объекта;

– акт о передаче основных фондов;

– акт о передачи оборотных средств;

– акт о передачи технической и бухгалтерской документации.

4. Документация, необходимая для приема объекта в управление, должна включать:

– документы, подтверждающие права на земельный участок;

– документы, подтверждающие права на здания (помещения);

– план земельного участка;

– технические паспорта на здания, сооружения и оборудование (котлы, лифты, краны);

– договоры с коммунальными и другими службами;

– журнал технического учета;

– архитектурно-планировочное задание;

– геодезическая съемка;

– поэтажные планы зданий (планы помещений);

– проектно-сметная документация;

– акты приемки объекта от ремонтно-строительных организаций;

– схемы внутренних сетей и оборудования (водоснабжение, канализация, отопление, газоснабжение, электропроводка, водомерный узел, элеваторный узел, распределительный щит, сигнализация, телефонная связь);

– схемы подземных коммуникаций;

– экспликация колодцев;

– исполнительные чертежи контуров заземления с актами сварочных работ;

– акты предыдущих технических экспертиз зданий, сооружений и оборудования объекта;

– проекты, сметы, ведомости дефектов для производства ремонтных работ, акты приемки работ;

– документация по системам безопасности объекта (тексты инструкций для клиентов и персонала, схемы эвакуации, положение об охране, инструкция службы безопасности или договор с охранной организацией, договоры страхования);

– бухгалтерская документация за предшествующие отчетные периоды: приказ об учетной политике, журналы бухгалтерского учета, баланс (форма № 1), отчет о результатах финансовой деятельности (форма № 2), приложение к балансу (форма № 5), справка о движении денежных средств (форма № 9);

– отчеты о ранее проводившихся работах по оценке рыночной и иных видов стоимости.

Результатом фазы бизнес-планирования является бизнес-план (программа) управления объектом недвижимости, включающий по общему правилу) следующие разделы:

• цели и задачи разработки программы;

• описание и анализ объекта недвижимости;

– правовой статус объекта;

– описание местоположения объекта,

– физические характеристики объекта,

– финансовое состояние объекта,

– состояние системы управления и эксплуатации объекта.

• анализ рынка недвижимости:

– состояние рынка,

– анализ и прогноз спроса и предложения,

– перспективы развития рынка,

– анализ конкурентной среды.

• анализ ННЭИ:

– определение и отбор вариантов функционального использования по критериям физической, юридической и финансовой осуществимости и экономической целесообразности,

– выбор максимально эффективного варианта функционального использования;

• система планов реализации программы:

– план маркетинга,

– план развития объекта,

– план управления эксплуатацией объекта,

– организационный план,

– финансовый план.

П л а н м а р к е т и н г а включает мероприятия по определению уровня арендной платы, целевой ниши (круга потенциальных пользователей), стратегию продвижения объекта на рынок (рекламная компания, создание дополнительных стимулов для арендаторов), бюджет маркетинга (направления и источники финансирования), план работы с арендаторами.

П л а н р а з в и т и я о б ъ е к т а представляет перечень необходимых ремонтных работ, работ по модернизации объекта в соответствии с требованиями рынка, позиционированием объекта и целями, поставленными в программе управления объектом.

П л а н у п р а в л е н и я э к с п л у а т а ц и е й о б ъ е к т а включает определение содержания деятельности по содержанию и эксплуатации объекта, распределение функций содержания, обслуживания и поставки ресурсов между привлекаемыми подрядными организациями, поставщиками ресурсов и персоналом, графики выполнения необходимых работ, расчет расходов на содержание и эксплуатацию объекта.

О р г а н и з а ц и о н н ы й п л а н содержит определение организационной структуры управления объектом, перечисление основных функций подразделений и персонала, штатное расписание, календарный график работ на объекте (ежегодный и на весь период управления).

Ф и н а н с о в ы й п л а н включает планирование эффективного валового дохода (как правило, помесячно на первый год, поквартально – на следующий, далее – за год), планируемые денежные потоки, оценку эконо-

мической эффективности

Цель фазы управления – наиболее эффективное управление объектом недвижимости в рамках заключенного договора на управление, ориентированное на реализацию целей собственника и выполнение программы управления.

Работа с персоналом.

– Принятие на работу, оценка работы и увольнение служащих (под руководством вышестоящего управляющего недвижимостью).

– Обучение персонала.

– Оперативное руководство всеми служащими.

– Составление графиков выполнения работ, распределение заданий.

– Ведение личных дел и расчетных ведомостей.

– Ежегодная письменная оценка служащих, дача рекомендаций о повышении зарплаты.

Отношения с клиентами

– Тщательный отбор клиентов, включая обзор и обработку данных о клиентах, их финансовом состоянии и кредитной истории.

– Подготовка, обработка, подписание всех заявлений, договоров, приложений, связанных с ними документов.

– Ведение точных записей всех текущих договоров с клиентами и соответствующих документов.

– Постоянное общение с клиентами.

– Своевременное реагирование на просьбы и жалобы клиентов.

– Решение проблем, возникающих на объекте и у клиентов.

– Ведение записи жалоб клиентов и принятие мер.

– Поддержание связи с социальными службами, органами власти и правоохранительными органами по вопросам, связанным с обслуживанием клиентов.

Маркетинг

– Разработка и внедрение маркетинговых программ.

– Распределение задач между сотрудниками по осуществлению маркетинговых программ.

– Участие в конкуренции.

– Контроль хода исполнения программы маркетинга.

– Оценка успехов в маркетинге, внесение изменений в планы по мере необходимости

– Информирование вышестоящего управляющего недвижимостью (учредителя) о состоянии рынка и результатах маркетинга.

Учет и отчетность

– Участие в составлении бюджета.

– Учет доходов, расходов, сопоставление с плановыми показателями.

– Внесение изменений в проект бюджета и доведение до сведения вышестоящего управляющего недвижимостью возникающих проблем, информации относительно затрат на обслуживание и ремонт здания, существующего оборота.

– Ведение отчетности по финансам, административной работе и обслуживанию:

– Контроль за инвентарем, определение очередности закупок.

– Проверка счетов, заказов на закупки, работы, выполненной подрядчиками перед подписанием актов приемки.

Техническая эксплуатация объекта.

– Контроль за техническим обслуживанием объекта. Постоянное поддержание зданий, сооружений, инженерного оборудования и других систем объекта недвижимости и их внешнего вида на высоком уровне.

– Координирование, руководство действиями сотрудников, отвечающих за техническое обслуживание объекта.

– Поиск альтернатив в проведении различных операций для снижения эксплуатационных расходов.

Финансы

– Сбор арендной и другой платы с клиентов.

– Обеспечение сохранности денег, ведение точных записей.

– Отслеживание и фиксирование всех платежей и задолженностей.

– Внесение изменений в отчетность по депозитам на ремонтные работы, наложение штрафов за просроченную оплату, выделение кредитов на предоплату и скидки.

– Согласование расходов и приходов, подготовка финансовых отчетов.

– Проведение мероприятий по обеспеченью своевременных платежей.

– Реагирование на проблемы, связанные с задолженностями и их решение.

– Подготовка предупреждений о расторжении договоров с клиентами-задолжниками.

Системы безопасности

– Обучение и инструктаж клиентов и персонала.

– Организация охраны персоналом и техническими средствами или специализированным подрядческом.

– Контроль и поддержание надежности инженерно-технических систем.

– Страхование имущества и ответственности при адекватных рисках.

Снабжение

– Заключение договоров на предоставление коммунальных услуг по тепло-, электро-, водо- и газоснабжению объекта недвижимости и контроль за их исполнением.

– Составления графиков замены и закупок оборудования, материалов, получение маркетинговой информации, нормативной документации.

– Контроль за состоянием запасов расходных материалов и инвентаря.

В фазе завершения заканчивается один цикл управления и начинается новый цикл. Алгоритм действий в этой фазе включает:

– оформление прекращения действия договора на управление;

– анализ достигнутых результатов за период управления, подготовки финальной отчетности перед учредителем управления;

– передачи документации по объекту недвижимости;

– переход в начало цикла (принятие решения о дальнейших направлениях использования и управления объектом).

Отчет об управлении объектом должен содержать:

– сводные финансовые показатели управления объектом за весь период;

– показатели заполняемости объекта по периодам;

– инвестиции в развитие объекта за весь период;

– размер вознаграждения субъекта управления за весь период;

– перечень основных мероприятий по управлению объектом недвижимости, осуществленных субъектом управления за весь период;

– сравнительный анализ фактических показателей управления объектом за весь период и плановых (приведенных в программе), в том числе действительного валового дохода, операционных расходов, чистого операционного дохода, инвестиций в развитие, денежного потока учредителя управления от объекта, рыночной стоимости объекта на конец периода;

– выводы о реализации программы управления и достижении целей учредителя с анализом отклонений от плановых показателей.