Построение аналитических таблиц

Построение аналитических таблиц является одним из важнейших приемов проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности. Аналитическая таблица - это форма наиболее рационального, наглядного и систематизированного представления исходных данных, простейших алгоритмов их обработки и полученных результатов. Она представляет собой комбинацию горизонтальных строк и вертикальных граф (столбцов, колонок). Остов таблицы, в котором заполнена текстовая часть, но отсут­ствуют числовые данные, называется макетом таблицы.

Аналитические таблицы используются на всех этапах проведения ана­лиза финансово-хозяйственной деятельности:

- на этапе подготовки исходных данных в таблице систематизируются исходные данные, осуществляется предварительная их группировка, рас­считываются отдельные промежуточные итоги и анализируются показа­тели;

- на этапе аналитической обработки данных с помощью таблиц могут осуществляться конкретные вычисления, включая факторный анализ;

- на этапе представления результатов анализа хозяйственной деятельно­сти в таблице осуществляется свод наиболее важных показателей, полу­ченных в результате анализа.

Таким образом, таблицы, используемые в экономическом анализе, применяются для систематизации исходных данных, проведения аналитических расчетов и оформления результатов анализа.

Использование таблиц при проведении аналитических процедур и представлении результатов анализа обеспечивает:

- уменьшение объема исходных данных в отчетных документах (лучше привести их в виде таблицы, чем описывать массу чисел в тексте);

- систематизацию данных и выявление закономерностей;

- наглядность;

- уменьшение объема аналитических записок.

Построение макетов таблиц является важным этапом в проведении анализа, поэтому, прежде чем приступить к сбору данных, необходимо по возможности разработать все макеты аналитических и статистических таблиц, в которые будут заноситься исходные данные и результаты ана­лиза,

Основные требования, предъявляемые к таблицам при оформлении ре­зультатов аналитических процедур, таковы:

- не строить громоздких таблиц; целесообразно иметь в сказуемом не более 10 колонок (граф), а в подлежащем - 10-20 строк;

- в заголовке таблицы должно быть кратко и точно отражено основное содержание таблицы, а также указано, к какому объекту и времени она относится;

- таблица должна размещаться в тексте после первого упоминания о ней (на этом же листе или на следующем); любая таблица обязательно должна иметь по крайней мере однократное упоминание о ней в тексте (т.е. ссыл­ку на нее);

- наличие единиц измерения в таблице обязательно;

- любая аналитическая таблица должна сопровождаться текстовыми вы­водами; при оформлении выводов необходимо руководствоваться прави­лом «от общего к частному», т.е. сначала анализировать общий итог, а затем переходить к промежуточным итогам и отдельным показателям.

Группировка – позволяет изучить экономические явления в их взаимосвязи и взаимозависимости, выявить влияние наиболее существенных факторов, обнаружит те или иные закономерности и тенденции, свойственные этим явлениям.

Нельзя группировать явления по случайным признакам, поэтому объединение явлений в однородные группы должно происходить на основе научной классификации.

С помощью экономического анализа устанавливается причинная связь, взаимозависимость и взаимообусловленность, основные причины и факторы, а затем – характер их влияния на основе построения групповых таблиц.

Группировка используется, как правило, в средних и центральных звеньях управления.

Группировки разделяют на:

- типологические;

- структурные;

- аналитические.

Например, примером типологической группировки служит разделение по объектам изучения как самих предприятий по какому – либо признаку, так и выделение однотипных хозяйственных операций.

Структурные группировки предназначены для изучения структуры и состава совокупности, происходящих в них сдвигов относительно выбранного признака.

Аналитические группировки по существу охватывают типологические и структурные группировки, предназначены для выявления взаимосвязи, взаимозависимости и взаимодействия между изучаемыми явлениями, показателями и объектами. Аналитические группировки предназначены для изучения взаимосвязи между двумя и более показателями. Один из показателей при этом рассматривается как результативный, а остальные – как факторные.

Групповые таблицы можно строить как по одному признаку (простые группировки), так и по нескольким признакам (комбинационные группировки).

Графический способ отражения тенденций изменения функции от аргументов также широко используется в экономическом анализе. Графики представляют собой масштабное изображение функций, показателей, чисел с помощью геометрических знаков, линий, прямоугольников, кругов или условно-художественных фигур. Они имеют большое иллюстративное значение, доходчивы и понятны читателю. В отличие от табличного материала график даёт обобщающие тенденции развития анализируемого явления, позволяет образно отобразить закономерности.

Основные формы графиков, которые используются в экономическом анализе – это диаграммы. Они по своей форме бывают:

- столбиковые;

- полосовые;

- круговые;

- квадратные;

- линейные;

- фигурные.

По содержанию различают диаграммы сравнения, структурные, динамические, графики связи, графики контроля и т.д.

Диаграммы сравнения показывают соотношения разных объектов по какому-либо показателю. Наиболее простыми и наглядными графиками для сравнения величин показателей являются столбиковые и полосовые диаграммы. Для их построения используют прямоугольную систему координат. На оси абсцисс размещают основу столбцов одинакового размера для всех объектов. Высота каждого столбца должна быть соразмерной величине показателя, который нанесён в соответствующем масштабе на ось ординат. Полосовые диаграммы размещают по горизонтали: основу полос размещают на оси ординат, а масштаб на оси абсцисс. Иногда диаграммы сравнения представляют в виде квадратов или кругов, площадь которых пропорциональна величине соответствующих показателей.

В фигурных диаграммах соотношения объектов представляются в виде условно-художественных фигур. Когда они хорошо выполнены, то обращают на себя внимание, делают информацию более доходчивой.

Структурные (секторные) диаграммы позволяют отобразить состав изучаемых показателей, удельный вес отдельных частей в общей величине показателя. В структурных диаграммах показатели изображаются в виде разбитых на секторы геометрических фигур (квадратов, кругов), площадь которых берётся за 100 или 1. Площадь сектора определяется удельным весом части.

Диаграммы динамики предназначены для отображения изменений явлений за определённые промежутки времени. Для этой цели могут использоваться столбиковые, круговые, квадратные, фигурные и др. графики, но чаще используются линейные графики. Динамика на таком графике представляется линией, которая характеризует непрерывность процесса. Для построения линейных графиков пользуются системой координат: на оси абсцисс откладывают периоды, а на оси ординат – уровни показателя за соответствующие отрезки времени, исходя из принятого масштаба.

Линейные графики широко используются и при изучении связей между показателями (графики связи). На оси Х откладываются значения факторного признака, а на оси У – значения результативного. Линейные графики в наглядной и доходчивой форме отражают направление и форму связи.

Графики контроля находят широкое применение в анализе при изучении сведений о ходе выполнения плана. В этом случае на графике будет две линии: плановый и фактический уровни показателя на каждый день или другой промежуток времени.