Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности – процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы) и на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. К общим функциям документа относятся: информационная; социальная; коммуникативная; культурная. Специальные функции документа: управленческая; правовая; исторического источника.

Управленческая документация состоит из организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и справочно-аналитической, плановой, отчетной, финансовой и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. К ним относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Основное назначение распорядительных документов (решения, приказы, постановления, указания, инструкции, поручения) - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления); документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

К справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

Документооборот - это движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Вся документация по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя. Технология обработки и движения документов на предприятии включает следующие основные этапы: прием и первичная обработка документов; предварительное их рассмотрение и распределение; регистрация; контроль за исполнением; информационно-справочные работы; исполнение документов и отправка ответов.