Информационная система организации

[И 136] Современные компании применяют информационные техноло­гии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации приведена на рис.7.1.

Рис. 7.1. Современная информационная система организации

[И 137] Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов про­исходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняют­ся организация и техника информационного обеспечения руково­дителя. Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируют­ся системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информа­ции, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод инфор­мации, рассчитанной на другие уровни управления, и т. д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло число эффективно функционирующих ав­томатизированных систем, охватывающих производство, хозяй­ственную деятельность, организационно-технологические процес­сы и т. п. Все большая часть работы при составлении планов пере­дается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершен­ствуются системы контроля, в том числе дающие возможность выявить отклонения от запланированного уровня и обеспечиваю­щие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает воз­можность проведения заочных совещаний, телеконференций и т. п. (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руково­дителей с подчиненными и вышестоящими органами управления.

[И 138] Автоматизированный офис предъявляет новые требования к де­ловым качествам руководителя, среди которых умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и на­правлять его деятельность. Особое место занимает умение разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагает использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

При обучении руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам. В действующих на фирмах системах повышения квалификации важное значение придается базовому курсу — «умению управлять», улучшению стиля работы руководителя, развитию стратегического мышления. Формируется набор методов обучения работе с новыми информационными технологиями, который предусматривает использование специальных обучающих модульных программ, реализованных на микропро­цессорах, сетей для передачи информации о новых методах, средств и технике управления. Наряду с этим проводятся занятия через сие тему телекоммуникаций (анализ ситуаций, деловые игры, дискуссии и т. п.), применяются средства массовой информации (в основном телевидение) с целью мотивации саморазвития руководителей и специалистов, решения некоторых информационных задач обучения, рекламы новых методов, средств и техники управления.

[И 139] При обучении кадров большое внимание в настоящее время уделяется так называемым корпоративным системам, т. е. комплексным информационным системам управления предприятиями.

В этом случае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управления предприятиями. Находясь на своем рабочем месте, менеджеры получают необходимую информацию по новым изде­лиям, производству, поставкам, финансам, экономике и др. Появ­ление персональных компьютеров, которые могут быть подключе­ны к другим ЭВМ, значительно расширило возможности использо­вания баз данных конкретными пользователями для оперативного получения необходимой информации из больших ее массивов. Пер­сональная ЭВМ дает возможность получать сопоставимые данные, отслеживать динамику изменения показателей, в том числе и в гра­фическом виде.

[И 140] Информационные сети создают реальные предпосылки для формирования целого ряда новых принципов управления, соответ­ствующих изменениям внешней и внутренней среды предприятия. Суть этих принципов сводится к следующему:

• происходят контакты не руководителя с подчиненными, а рав­ноправных работников;

• каждый сотрудник должен иметь доступ к любой информа­ции о предприятии, к знаниям любого сотрудника предприятия;

• должны действовать команды, работающие либо над опреде­ленным проектом, либо с определенным заказчиком или классом клиентов;

• целостность предприятия поддерживается за счет создания сети команд;

• работа ведется в режиме реального времени, включает «запа­раллеливание» работ и их итеративно-коммуникационную органи­зацию (вместо последовательной и кооперативной);

• создаются технико-организационные условия для формиро­вания «виртуальных» звеньев, члены которых могут находиться в различных географических точках.

[И 141] Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных про­грамм не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организа ционных изменений. Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется сплоченность персонала. С Интернетом связана реальная диффузия знаний, их доступность в любом уголке земли, всеобщее приобщение людей к культурным ценностям. Существенно увеличиваются темпы роста производительности физического и умственного труда. В наибольшей мере информацией экономику олицетворяют инновации и знания. Экономический и управленческий потенциал организации во все большей степени зависит от способности менеджеров контролировать информацию, манипулировать ею, нацеливать персонал на наиболее эффективное использование ресурсов.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение рационализации организационной деятельности.

2. Перечислите принципы рационализации.

3. Какие стандарты оценки качества деятельности социально-экономических организаций применяют в настоящее время?

4. Назовите основные направления воздействия информационного ресурса на деятельность организации.

5. Опишите основные элементы современной информационной системы организации.

6. По каким направлениям происходят изменения в организации под влиянием информационных технологий?