Оценка эффективности организационных

Проектов

[И 151] Оценка эффективности является важным элементом разработ­ки проектных и плановых решений, позволяющим определить уро­вень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью как характеристики системы управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

• по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации (начиная с уровня выполнения плановых заданий);

• по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

[И 152] Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием же эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения зат­рат на управление, эффект от реализации которых должен за нор­мативный срок превысить производственные затраты.

Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уров­ня эффективности, который принимается за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов, которые могут дифференциро­ванно использоваться применительно к конкретным случаям. Один из них сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта системы управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления, на основе передового опыта и применения прогрессивных организационных решений. Характеристики такого варианта принимаются в качестве норма­тивных, при этом сравнительная эффективность анализируемой или проектируемой системы определяется на основе сопоставления нормативных и фактических (проектных) параметров системы, с использованием преимущественно количественных методов срав­нения. Может применяться также сравнение с показателями эффек­тивности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

[И 153] Показатели, используемые при оценке эффективности аппара­та управления и его организационной структуры, могут быть разби­ты на следующие три взаимосвязанные группы:

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы
управления, выражающихся через конечные результаты деятельности
организации и затраты на управление. При оценке эффективности
на основе показателей, характеризующих конечные результаты дея­тельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функ­ционированием или развитием системы управления, могут рассмат­риваться объем (увеличение объема выпуска продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость (снижение себестоимости), объем капитальных вложений (экономия на капитальных вложени­ях), качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организа­цию процесса управления, в том числе непосредственные результаты
и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помеще­ний, подготовку и переподготовку кадров управления, а также еди­новременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на при­обретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.

3. При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и ка­чественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограни­чений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных.

[И 154] К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

Производительность аппарата управления может определяться, в частности, как количество произведенной организацией конечной продукции или объем выработанной в процессе управления инфор­мации, приходящийся на одного работника, занятого в аппарате управления.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование, соизмеренные с объе­мами или результатами производственной деятельности.

Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений. В прин­ципе гибкость структуры управления может оцениваться по много­образию форм взаимодействия управленческих органов, по номен­клатуре решаемых подразделениями задач, по уровню централиза­ции ответственности и другим признакам.

Оперативность принятия управленческих решений характери­зует своевременность выявления и решения управленческих про­блем, которая обеспечивает максимальное достижение поставлен­ных целей при сохранении устойчивости налаженных производст­венных и обеспечивающих процессов.

Надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным (соответствующим поставленным целям) функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, то надежность аппарата управления может относительно полно характеризоваться его исполнительностью, т. е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установ­ленных сроков и выделенных ресурсов.

[И 155] 4. Группа показателей, характеризующих рациональность органи­зационной структуры и ее технико-организационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффек­тивности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся звенность системы управления, уровень централи­зации функций управления, принятые нормы управляемости, сба­лансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т. п.

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее орга­низационной структуры объекту управления. Это находит выра­жение в сбалансированности состава функций и целей управле­ния, содержательной полноте и целостности процессов управле­ния, соответствии численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения производственно-техно­логических процессов требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры, мощности и быстродействия.

[И 156] Важными требованиями, которые должны быть реализованы при формировании системы показателей оценки эффективности организационной структуры, являются обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организа­ции, способность адекватного отражения динамичности управляе­мых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показа­телей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления и ее организационной структуры допускается использование не связанных в единую сис­тему частных показателей. Основное требование к их выбору - мак­симальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эф­фекта.

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите стадии процесса формирования организационной структуры управления.

2. В чем состоит специфика проектирования организационной структуры управления?

3. На основе каких методов осуществляется проектирование организационной структуры управления?

4. Каков механизм оценки эффективности организационных проектов?

5. Какие показатели используются при оценке эффективности организационных структур управления?

6. Перечислите и охарактеризуйте нормативные характеристики аппарата управления.

Глава 9. Реорганизация: этапы и методы