Документы, ОФОРМЛЯЕМЫЕ при приеме на работу

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

1. документация, связанная с комплектованием персонала организации;

2. документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

3. документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

4. документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы документов:

1. по учету кадров;

2. по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Исходная документация по отбору кандидатов на вакантную должность

В число исходных документов, связанных с комплектованием персонала того или иного структурного подразделения организации входят: заявка на поиск и отбор кандидатов на вакантную должность, сбор и анализ резюме (анкет-резюме) претендентов, оформление заявления отобранного кандидата о приеме на работу.

1.Заявка на отбор кандидатов на вакантную должность составляется на основе требований к данной конкретной должности, изложенной в должностной инструкции. Примерная форма заявки приведена ниже:

Начальнику отдела персонала

ЗАЯВКА

В связи с (указание причины) отделу требуются работники следующих категорий

Подпись начальника отдела

2. Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая работодателю предварительно познакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

По форме и содержанию резюме может выглядеть следующим образом.

РЕЗЮМЕ

Дата: 00.00.0000

Фамилия, имя, отчество

Адрес:

Телефон:

Дата и место рождения:

Гражданство:

Образование: (годы учебы, учебное заведение, специальность).

Опыт работы: (годы работы, занимаемые должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке))

Семенное положение: (холост, женат, состав семьи)

Дополнительные сведения: (владение иностранным языком, владение техникой по специальности, наличие публикация,ученая степень и т. п.)

Черты характера: (указываются три важнейших, по мнению претендента на должность, положительных свойства своего характера)

Личная подпись

Существуют более развернутые формы резюме, совмещающие в себе анкетные данные и одновременно являющиеся заявлением о приеме на работу.

Свое согласие на прием нового работника в свое подразделение после соответствующего собеседования с поступающим работу дает будущий непосредственный руководитель.

3. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента, оформленное по следующему образцу (рис. 9.3):

Директору

(наименование организации)

от Фамилия, Имя, Отчество,

адрес проживания

ЗАЯВЛЕНИЕ

Дата: 00.00.0000

Прошу принять меня на работу на должность (указывается должность) в (отдел, цех).

Подпись____________

Виза руководителя

подразделения о согласии

с указанием оклада или

иного способа оплаты труда

00.00.0000 (подпись) И.О.Фамилия

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, справка об освобождении из мест лишения свободы, военный билет и др.);

2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (лица, поступающие на работу впервые по трудовому договору, страховое свидетельство получают по данному месту работы. Оформление страхового свидетельства возлагается на работодателя);

4. документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащею призыву на военную службу);

5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Согласно ТК РФ (ст. 65) запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Рос­сийской Федерации и постановлениями Правительства Рос­сийской Федерации может предусматриваться необходи­мость предъявления при заключении трудового договора до­полнительных документов.

Так, ТК предусматривает при поступлении на работу обязательные предварительные медицинские осмотры лиц, которые поступают на тяжелые работы, работы с вред­ными и (или) опасными условиями труда и работы, связан­ные с движением транспорта.

В соответствии с Законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» поступающий на государ­ственную службу, кроме приведенных выше пяти основных документов, предъявляет также: личное заявление; справку из органов государственной налоговой службы о представле­нии сведений об имущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья; другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Поступающий на службу в таможенные органы согласно закону «О службе в таможенных органах Российской Федера­ции», допол­нительно представляет: личное заявление; медицинское зак­лючение о состоянии здоровья; автобиографию; данные о ме­сте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого он находился.

Автобиография

Автобиография — документ, составляемый от руки в произвольной форме самим оформляемым на работу.

Целесообразность наличия в составе документов автобиографии объясняется практиками тем, что в ней отдельные периоды трудовой деятельности работника и ряд других частностей его биографии раскрываются подробнее, чем в других документах (паспорте, трудовой книжке и т. д.). Автобиография, кроме того, например, предусматривается в составе предъявляемых документов при поступлении на службу в таможенные органы.

Автобиография пишется собственноручно, разборчиво, аккуратно в произвольной форме с обязательным указанием сведений: фамилия, имя, отчество (если изменял, указать прежние); дата и место рождения; когда, где и в каких учебных заведениях учился, специальность по образованию; трудовая деятельность (периоды работы, места работы, должности); отношение к воинской обязанности, служба в Вооруженных Силах (если не служил, указать причины), когда и в качестве кого проходил службу, воинское звание при увольнении в запас; семейное положение; фамилия, имя, отчество (если изменял, указать прежние), год и место рождения жены (мужа), место работы и жительства; близкие родственники: родители (в том числе отчим, мачеха, усыновители), родные братья, сестры поступающего и его жены (мужа) с указанием фамилии, имени, отчества, года и места рождения, мест учебы, работы, службы и жительства; был ли за границей (где, когда, с какой целью); привлекались ли сам, его жена (муж) или кто-нибудь из близких родственников к уголовной ответственности (когда, за что, мера наказания); место постоянного жительства поступающего на работу.

«_»___200 _г. Подпись______________

Паспорт или другой документ:

Кем выдан и когда

Где зарегистрирован

Характеристика

Характеристика — официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике при­водится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.

ХАРАКТЕРИСТИКА

на (указываются должность лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей документ;

имя, отчество, фамилия)

Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

В тексте характеристики следует выделить логически связанные между собой составные части.

Первая часть — анкетные данные, следующие за названием докумен­та, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и ученое звание (если они имеются), год рождения, образование.

Вторая часть текста — данные о трудовой деятельности (специаль­ность, продолжительность работы на данном предприятии или в орга­низации, сведения о продвижении по службе, уровень профессиональ­ного мастерства и т. п.).

Третья часть — собственно характеристика, то есть оценка мораль­ных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессио­нального уровня, участие в жизни коллектива, поведение в быту, отно­шение к коллегам по работе. Здесь указывают наличие у работника го­сударственных наград и других служебных поощрений.

Четвертая часть — заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Выдают характеристику работнику на руки или, с его ведома, пере­сылают в организацию, на предприятие, которые запросили ее.

Анкета

Анкета как обязательный документ конкретно не названа в числе документов, представляемых при приеме на работу по трудовому договору. В тоже время при поступлении, например, на службу в таможенные органы от гражданина, согласно Закону, требуется представление подробных данных о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании ко­торого поступающий на службу находился. Документом, в котором излагаются расширенные биографические данные вплоть до указания сведений о бывшем муже (жене), девичьей фамилии супруги и т. д., является анкета.

Юридический статус анкеты высок: приводимые в ней данные перепроверяются; анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела персонала; анкета заверяется печатью организации. При отсутствии необходимости в подробных биографи­ческих сведениях можно ограничиться составлением лично­го листка по учету кадров.

Оформление трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Трудовой договор, заключенный в соответствии с ТК РФ, является основанием возникновения трудовых отношений. После оформления и подписания трудового договора обеими сторонами работодатель обязан оформить прием на работу согласно требованиям ТК. Согласно ТК РФ (ст. 67) трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр Трудового договора передается работнику, другой - хранится у работодателя.

Заключение трудового договора в письменной форме обязательно в отношениях как с работодателями юридическими, так и физическими лицами, как с постоянными, так к временными работниками, как с совместителями, так и надомниками. При этом в соответствии со статьей 303 ТК РФ работодатель — физическое лицо обязан зарегистрировать договор в соответствующем органе местного самоуправления.

Поскольку трудовой договор в ряде случаев носит индивидуальный характер (отраслевая специфика, руководящий состав, специалисты, научно-педагогические работники и т.д.), в принципе, работодатель и работник могут составлять договор в произвольной форме, не нарушая требований ТК РФ по его содержанию. Однако делались и делаются попытки создания типовых (примерных) форм трудовых договоров различ­иями федеральными органами исполнительной власти. В любом случае трудовой договор должен содержать следующие разделы:

1. Предмет договора (указание должности работника и обязанности его выполнять должностные обязанности, а также обязанность предприятия предоставить условия и оплатить труд работника);

2. Общие положения (причина заключения договора, срок договора).

3. Права и обязанности сторон (права Работника, обязанности работника, обязанности работодателя)

4. Режим работы, время отдыха и социально-бытовые условия, особенности режима рабочего времени, отпуск).

5. Оплата труда.

б. Ответственность сторон.

7. Иные условия трудового договора (указывается порядок изменения условии договора, его продления, прекращения, расторжения, разрешения споров).

Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу

Издание приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу осуществляется на основании заключенного трудо­вого договора с предъявлением основных и до­полнительных (при необходимости) документов. Содержание приказа (распоряжения) работодате­ля должно соответствовать условиям заключенного трудово­го договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего ра­ботника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполно­моченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работникам под расписку в трехдневный срок со дня подпи­сания трудового договора. По требованию работника работо­датель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию ука­занного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внут­реннего трудового распорядка, иными локальными норма­тивными актами, имеющими отношение к трудовой функ­ции работника, коллективным договором.

На основании приказа (распоряжения) в трудовую книж­ку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является основанием для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.

2. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЕМЫЕ В ТЕЧЕНИЕ СРОКА РАБОТЫ

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографичес­ких данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие данные.

Поступающий на работу обязан в период работы в организации обо всех последующих изменениях в данных, внесенные в личный листок, сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к. личному листку по учету кадров.

Оформление учетных (личных) карточек

Личная карточка работника служит в качестве ос­новной формы, используемой кадровыми службами для учета и анализа состава персонала организации, и содержит дополнительные сведения о работнике. Здесь указывается знание иностранного языка и степень знания языка, стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, ус­тановленные в организации и др.), сведения о воинском учете, годности к военной службе, наличии воинского звания.

Оформление обязательства о неразглашении служебной тайны

В ряде случаев, если поступающий на работу по своей должности в будущем будет связан с конфиденциальной ин­формацией, ему предлагается оформить обязательство о неразглашении служебной тайны.

Перечень сведений конфиденциального характера включает в себя:

1) сведения из частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные дан­ные), за исключением сведений, допустимых к распро­странению в средствах массовой информации в поряд­ке, установленном законом;

2) сведения, составляющие тайну следствия и судопро­изводства;

3) сведения, составляющие служебную тайну;

4) сведения, связанные с профессиональной деятельнос­тью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и т. п.) тайну;

5) сведения, составляющие коммерческую тайну;

6) сведения о сущности изобретения (открытия) до мо­мента опубликования официальной информации о них в открытой печати.

Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сто­ронних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных основа­ний для свободного ознакомления с нею. Примерная форма обязательства о неразглашении слу­жебной (коммерческой) тайны приводится ниже.

Я, (ФИО), работающий в качестве (должность) в период работы в (наименование предприятия) и в течение _____ лет после увольнения обязуюсь:

1. Не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут мне доверены или станут известны по работе.

2. Не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну, без письменного согласия дирек­тора.

3. Выполнять относящиеся ко мне требования приказов и положе­ний по обеспечению сохранности коммерческой тайны.

4. В случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне немедленно сообщить директору.

5. Сохранять коммерческую тайну тех предприятий, с которыми наше предприятие имеет деловые отношения.

6. Не использовать знание коммерческой тайны для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может на­нести ущерб.

7. В случае моего увольнения, болезни, при уходе в отпуск и нахож­дении в командировке более 1 месяца все носители коммерческой тай­ны (рукописи, черновики, чертежи, дискеты, распечатки на принтерах, кино, фотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и пр.), ко­торые находились в моем распоряжении, передать директору.

8. 06 утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удосто­верений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сей­фов (металлических шкафов), печатей и о других фактах, которые мо­гут привести к разглашению коммерческой тайны, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать дирек­тору.

9. До моего сведения доведен перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

10. Мне известно, что незаконное распространение сведений, со­ставляющих коммерческую тайну, может повлечь гражданско-правовую или иную ответственность в со­ответствии с законодательством Российской Федерации в виде обя­занности по возмещению ущерба __________________(убыт­ков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

Должность (подпись) И. О. Фамилия

Оформление и ведение трудовой книжки

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работники основной.

Заполнение трудовой книжки впервые производится кад­ровой службой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту житель­ства, а уволенные из Вооруженных Сил — военный билет.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, вы­полняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т. д.) профессии, назначении (освобождении) бригадиром, время обучения на курсах переквалификации и г. д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Ниже представлены образец титульного листа трудовой книжки и фрагмент заполнения в ней сведений о работе.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кадровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой (отделом персонала) после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку.

Возможна выдача дубликата трудовой книжки. Выдача дубликата может быть произведена по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или ее утери.

При прекращении трудового договора работодатель обя­зан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) и по письменному заявлению ра­ботника — копии документов, связанных с его работой.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работ­никами при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадро­вой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены.

Оформление личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников.

Личное дело обязательно ведется на государственных служащих.

Оформляется личное дело отделом кадров (отделом персонала) организации после издания приказа о приеме на работу.

Формирование личных дел в настоящее время не регламентировано государственными нормативами и базируется на традициях их ведения, выработанных длительной практикой.

Первоначально в личные дела включаются документы, фиксирующие прием на работу, а затем — документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Перечень документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принят работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какие функции будет выполнять.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов при оформлении и ведении личного дела:

1) внутренняя опись документов дела;

2) заявление о приеме на работу;

3) трудовой договор;

4) приказ (распоряжение) о приеме на работу (выписки из него);

5) личная карточка работника (копия);

6) личный листок по учету кадров или анкета;

7) дополнение к личному листку по учету кадров;

8) фотография 9х12;

9) автобиография (составляется при согласии работника);

10) копии документов об образовании;

11) копия документа (или выписка из него) об утвержде­нии в должности (в случаях, предусмотренных законо­дательством);

12) характеристики или рекомендательные письма. Помимо перечисленных документов в личное дело включаются и некоторые виды документов, сопровождающих прием на работу отдельных категорий специалистов, в частности:

13) список научных трудов и изобретений, выписка из про­токола заседания совета института (для научных со­трудников и преподавателей вузов при конкурсном за­мещении вакантных должностей);

14) выписка из протокола собрания трудового коллектива организации (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в процессе работы в новой организации в дело включаются документы:

15) подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например копия свидетельства о браке);

16) характеризующие деловые и личные качества работни­ка: характеристика, отзывы, представления о назначе­нии, аттестационные листы и некоторые другие доку­менты первостепенного значения. Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет). В связи с этим в личные дела не следует включать документы, имеющие временные сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, справки о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и др.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Доступ к личным делам имеет только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личные дела могут выдаваться во временное пользование только определенным должностным лицам с соответствующим оформлением факта выдачи

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

На включенные в личное дело документы составляется внутренняя опись.

Документирование служебной командировки

Служебной командировкой считается поездка работника по приказу (распоряжению) работодателя на определенный срок для выполнения соответствующего поручения вне места постоянной работы.

В комплект документов по оформлению командировок входят:

приказ (распоряжение) о направлении отдельного работника или группы работников в ко­мандировку заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе (распоряжении) о направлении в командировку указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки;

командировочное удостоверение работника - документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку;

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении применяется для оформления и учета служебного задания — для направления в коман­дировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Авансовый отчет составляется командированным (подотчетным лицом) и работником бухгалтерии в одном экземпляре. На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, которыми могут быть командировочное удостоверение, квитанции, проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы.

Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток не использованного командированным аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерией организации в установленном порядке производится списание денежных сумм.

Оформление отпуска

Все работники предприятий, организаций пользуются в течение года основным оплачиваемым отпуском продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

При оформлении отпуска используются следующие документы:

указание о составлении графика отпусков;

график отпусков;

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее: женщинам – по беременности и родам; работникам в возрасте до 18 лет; работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев, и в некоторых других случаях.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюзного органа данной организации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Возможно продление или перенесение отпуска, разделе­ние его на части, отзыв из отпуска, замена денежной компенсацией.

Бухгалтерией организации согласно приказу (распоряже­нию) о предоставлении отпуска производится расчет оплаты отпуска.

Перевод работника на другую работу

Трудовой кодекс РФ предусматривает три вида перевода на другую работу: перевод на работу в той же организации перевод на работу в другую организацию, перевод в другую местность, в том числе вместе с организацией. Все эти изменения трудового договора допускаются, как правило, только с письменного согласия работника.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника, следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при заключении трудового договор.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором.

Работодатель не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

В случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия, несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы), уничтожения или порчи имущества, а также для замещения отсутствующего работника.

Продолжительность перевода на другую работу для замены отсутствующего работника не может превышать одного месяца в течение календарного года.

Работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе работника от перевода либо отсутствии в организации соответствующей работы трудовой договор прекращается.

Перевод на другую работу в рамках данного структурного подразделения может быть произведен на основании представления руководителя этого подразделения.

Перевод на другую должность может быть также осуществлен по просьбе работника, в результате аттестации работ­ника и другим основаниям.

Приказ (распоряжение) руководителя организации о переводе подготавливается по унифицированной форме.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. Если новое место работы связано с материальной ответственностью, виза бухгалтерии обязательна.

На основании приказа (распоряжения) о переводе отдел кадров делает соответствующие отметки в трудовой книжке, личной карточке и других документах. Перевод на другое место работы (должность), как правило, влечет за собой и изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующею приказа (распоряжения) направляется в бухгалтерию.

В случае существенных изменений трудового договора возможен с письменного согласия работника перевод его на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его ква­лификации и состояния здоровья.

При отсутствии указанной работы, а также в случае отказа работника от предложенной работы трудовой договор прекращается.

Оценка деятельности персонала. Аттестация

Основным методом оценки деятельности работника на предприятии, в организации является аттестация.

Аттестация - определение степени соответствия уровня квалификации работника требованиям выполняемой им работы (функции).

Основные задачи аттестации:

1) определение служебного соответствия работника зани­маемой должности;

2) выявление перспективы использования потенциаль­ных способностей и возможностей работника;

3) стимулирование роста профессиональной компетент­ности работника;

4) внесение предложений о перемещении персонала, освобождении работника от должности, а также пе­реводе на более (или менее) квалифицированную работу.

Аттестация работника может носить очередной (плановый) и внеочередной характер. Внеочередная аттестация проводится по решению руководителя организации.

Как правило, аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемой должности менее года, и беременные женщины. Женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, подлежат аттестации не ранее чем через год после выхода на работу.

В ходе подготовки к аттестации руководитель организации издает приказ, в котором определяются сроки ее проведения, устанавливается перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график, формулируются задачи руководителей подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения он аттестации.

На каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее чем за две недели до начала проведения аттестации подготавливается служебная характеристика (представление), которая составляется его непосредственным руководителем.

Проведение аттестации работников включает:

1) оценку соответствия квалификационного уровня ра­ботника требованиям выполняемой им работы;

2) оформление результатов аттестации;

3) ознакомление аттестованного работника со всеми ито­говыми материалами по его аттестации и принятие со­ответствующих кадровых решений;

4) разработку мероприятий по итогам аттестации и осу­ществление контроля за их выполнением.

Аттестация проводится, как правило, в присутствии руководителя структурного подразделения, в котором работает аттестуемый.

Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуе­мым на основе рассмотрения представленных материалов, в ходе которой выясняются спорные или неясные вопросы, оцениваются деловые и личные качества по принятой в организации методике, выслушиваются соображения аттестуемого работника и его планы по совершенствованию своей трудовой деятельности и улучшению результант труда. Члены аттестационной комиссии на своем заседании заслушивают также краткое сообщение руководителя подразделения с оценкой работы аттестуемого. В ходе заседания аттестационной комиссии ведется протокол.

По результатам аттестации работника аттестационная комиссия дает одну из следующих рекомендаций:

1) соответствует занимаемой должности;

2) соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций ко миссии с повторной аттестацией через год;

3) не соответствует занимаемой должности.

Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре, и подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии.

3. Документирование процесса увольнения

Рассмотрим документирование процесса увольнения на Примере прекращения трудового договора по инициативе работника, т.е. увольнения по собственному желанию.

Согласно ТК РФ работник может уволиться по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. Работником оформляется заявление с просьбой об увольнении по собственному желанию.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

При увольнении работника работники отдела персонал должны изучить, в чем причины нежелания работать в организации, предложить другие вакантные рабочие места (должности), а также при возможности обеспечить переподготовку или переквалификацию работника.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день. работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой и произвести с ним окончательный расчет.

Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

На основании принятого по заявлению решения (резолюция на заявлении) руководителем организации издается приказ, который готовится сотрудником отдела персонала и после его подписания объявляется работнику под расписку. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке, в личной карточке.

Бухгалтерия организации согласно приказу производит полный расчет с работником.

Отдел персонала организации ведет учет уволенных работников в журнале регистрации уволенных работников.