Система електронного документообігу

Ефективність роботи органів державного управління визначається трьома факторами: ефективністю взаємодії з громадянами та підприємствами, ефективністю внутрішньої роботи кожної установи та ефективністю взаємодії органів державної влади між собою. Основна функція будь-якої державної установи - прийняття управлінських рішень. При цьому необхідна інформація і самі рішення подаються у вигляді документів.

Загальноприйнятий обмін паперовими документами між органами державної влади і місцевого самоврядування є надзвичайно повільним і вимагає значних витрат на кур'єрські й поштові служби, експедиції та канцелярію, яка реєструє вхідні та відправляє вихідні документи. За умови функціонування в установі автоматизованої системи роботи з документами до вищеназваних проблем додаються також введення інформації про документ, сканування тексту для внесення до базу документів системи. Загалом установа-відправник не може контролювати процес отримання та реєстрації документів установою-отримувачем. Слід також враховувати, що вихідний документ готується в середовищі автоматизованої системи, його текст зберігається у вигляді файла та спеціально роздруковується для відправлення в інші державні установи. У деяких установах експлуатуються інтегровані паперово-електронні технології, коли документ пересилається в електронному вигляді, реєструється, з електронною копією документа проводиться робота, а паперова копія передається кур‘єрською чи поштовою службою.

Введення в дію законодавства щодо юридичного статусу електронного цифрового підпису дає можливість створювати системи обміну електронними документами, які не потребують дублювання паперовими і дають можливість значно знизити фінансові витрати та витрати робочого часу в органах державної влади та управління.

Якщо говорити про ефективність роботи окремих установ державної влади, то насамперед ідеться про оперативне вироблення управлінських рішень на основі роботи з документами. При опрацюванні великих обсягів документів виникають деякі проблеми, а саме: довготривалі процедури руху документів всередині установи, можливість втрати інформації про місцеперебування документів; відсутність ефективного контролю як за роботою окремих чиновників, так і за діяльністю організації з боку керівних органів і суспільства; високі витрати на інфраструктуру зберігання і руху паперових документів; висока трудомісткість рутинних операцій і брак часу на підготовку якісних рішень. Часто ці проблеми спричиняють невиправдану тривалість розгляду питань, неефективну роботу і погану керованість організації. Для їх вирішення є два можливі способи застосування інформаційних технологій: підвищення ефективності процедур роботи з документами (автоматизація діловодства) та перехід до електронного документообігу.

Автоматизація діловодства полягає в тому, що при реєстрації паперового документа він повністю або частково переводиться в електронну форму, і подальша робота ведеться переважно з електронними реєстраційними картками та зображеннями документів. Запровадження такої технології дає змогу: прискорити рух документів в організації; гарантувати їх своєчасний розгляд; забезпечити ефективний контроль за їх виконанням та ухваленням управлінських рішень; підвищити ефективність роботи окремих чиновників та організації ; знизити витрати на розмноження, передачу і зберігання копій паперових документів; при ухваленні рішень підвищити їх обґрунтованість і якість за рахунок надання виконавцю максимально повної документної бази.

Електронний документообіг - найбільш прогресивний шлях до підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, оскільки за умови його запровадження зникає необхідність вручну розмножувати паперові документи, відслідковувати їх переміщення всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційних відомостей. Наскрізний автоматичний контроль на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Перед запровадженням електронного документообігу слід враховувати готовність державних органів до новітніх інформаційних технологій, а саме: наявність обчислювальної техніки, адекватної програмному забезпеченню, 100-відсоткова оснащеність робочих місць установи персональними комп’ ютерами, психологічна готовність керівників до використання електронних аналогів підпису на документі, технічні можливості переведення вхідних паперових документів в електронну форму, перепідготовка службовців.

Особливо актуальним процес впровадження електронного документообігу є при розбудові інформаційного суспільства. Функціонування технологій електронного урядування дуже важливе для прозорості відносин громадянин - держава, підприємство - держава і високої якості надання державних послуг.

Документообіг як основа діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування

Документ - це носій інформації або засіб закріплення інформації про факти, події, явища об’ єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Носієм документа може бути не лише папір, а й комп’ютерний диск, фото-, кіноплівка тощо. У контексті організації роботи органів державної влади документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дають змогу її ідентифікувати. Незалежно від змісту документів, над ними можна проводити загальні операції: приймати і відправляти, реєструвати, передавати за призначенням, контролювати хід їх виконання, давати довідки стосовно документів тощо. Документообігом називають рух документів у державній установі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення, тобто повний цикл життя множини документів в установі до передачі їх в архів або на знищення.

Виходячи з етапів обробки документів, можна виділити три основні інформаційні потоки (документопотоки) в органах державної влади:

1. Документопотік вхідних до установи документів (листи, угоди, рекламні об’яви, розпорядження, інструкції тощо). Більшість вхідних документів, що їх обробляють секретар, загальний відділ, канцелярія, адресована керівникові державної установи (за експертними оцінками, від 85 до 90% кореспонденції) і лише 10-15% -заступникам керівника, начальникам структурних підрозділів та конкретним виконавцям.

2. Документопотік внутрішніх документів, які створені всередині установи та курсують від одного підрозділу до

іншого (накази, розпорядження, інструкції, службові записки, акти тощо).

3. Документопотік вихідних документів - інформація, яка направляється за межі установи (листи та відповіді на листи, угоди, звіти, прес-релізи тощо).

Створення документа — достатньо складний і трудомісткий процес. Навіть формування великої кількості простих типових документів може займати досить багато часу. В Україні склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами, основні риси якої:

• контроль за документом з моменту його надходження;

• централізація контрольних функцій;

• єдині норми документообігу.

На відміну від методів роботи з документами в західних країнах, у вітчизняній практиці документ ставиться на контроль з моменту його надходження до органу влади. Внутрішні або вихідні документи потрапляють у поле зору контролю одразу після створення. При цьому відстежується зв'язок документів — у разі, якщо один з них з'явився на виконання рішення, прийнятого згідно з іншим. Все це дає змогу гарантовано відстежувати шлях будь-якого документа, що надійшов до органу виконавчої влади чи органу місцевого самоврядування, адже жоден зареєстрований документ не може зникнути безслідно. Документ, що надійшов ззовні, спочатку реєструється. Це означає, що йому присвоюється унікальний реєстраційний номер, який заноситься до журналу або картотеки разом з інформацією про документ. Після цього починається рух документа, на будь-якому етапі якого через непотрібність документ можна списати до справи, передати на архівне зберігання або знищити відповідно до прийнятих правил архівного зберігання.

На початку руху документ потрапляє до керівників, які визначають, хто, що і в який термін повинен зробити за даним документом - виносять резолюції. Їх резолюції деталізують доти, доки документ не потрапляє до виконавців. Після виконання резолюцій виконавці повертають документ разом із звітами керівникам - авторам резолюцій. Останні оцінюють результати виконання резолюцій та ухвалюють рішення про подальшу долю документа.

У результаті виконання резолюції виконавцем створюється внутрішній або вихідний документ. Проте в окремих випадках під виконанням резолюції маються на увазі активні дії службовців, наприклад, організація інспекцій за фактом заяви про порушення норм тощо. Звіт про такий захід є внутрішнім документом, що реєструється загальним відділом.

Документ, створений в органі влади, також реєструється. При цьому якщо документ призначений для внутрішнього використання, він реєструється як внутрішній, а якщо для відправки в іншу організацію або іншій особі — як вихідний. Склад реєстраційних реквізитів у внутрішніх та у вихідних документах, як правило, однаковий. Зазвичай реєстрація внутрішнього або вихідного документа відбувається після його затвердження й підписання. Завданням діловодства є доведення документа до відома всіх зацікавлених сторін, у тому числі до інших органів влади.

Контроль процесу виконання документів

Для своєчасного та якісного виконання документів необхідно контролювати процес їх виконання. Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані у резолюції, та безпосередні виконавці. У разі якщо документ виконують кілька службовців, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим. Обов’ язковим атрибутом є визначення строку виконання документа. Контроль за виконанням включає:

• постановку документа на контроль;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення регулювання ходу виконання;

• зняття з контролю;

• віднесення документа до виконаних.

Документ може потрапляти до сфери контролю ще на етапі підготовки, тобто розроблення та узгодження проекту документа.

Таким чином, діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами під час управлінської діяльності, а саме створення умов для руху, пошуку та зберігання документів, називається діловодством. Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів. Діловодство покликане створити умови для:

• оформлення ділових документів відповідно до вимог стандартів;

• руху документів (реєстрація, контроль за рухом та термінами їх виконання);

• пошуку виконаних документів (формування у справи відповідно до номенклатури справ);

• зберігання документів.

Класифікація ділових документів

Є багато способів класифікації управлінських документів. Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи класифікуються за такими ознаками: зміст, назва, вид, складність, місце складання, термін виконання, стадія виготовлення, термін зберігання.

За змістом документи поділяють на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові тощо. За назвою розрізняють накази, положення, заяви тощо. За видами - типові, трафаретні, індивідуальні. За складністю документи бувають прості, що містять інформацію з одного питання, та складні, що містять інформацію щодо двох і більше питань. За місцем складання розрізняють внутрішні документи, вхідну та вихідну кореспонденцію. За терміном виконання документи бувають термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою

«Терміново», та нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом організації. За стадіями виготовлення документи поділяються на оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів та копії - відповідним чином оформлені документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або їх частину. За терміном зберігання розрізняють документи тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років) та постійного зберігання.

Електронний документ та його життєвий цикл.

Умовою успішної роботи органів влади є ефективна діяльність державних службовців. Проте для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити витрати часу на вирішення завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Коли не треба вручну розмножувати документи, відстежувати рух паперових документів усередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційних відомостей, обсяг роботи діловодів значно зменшується. Автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі та структурі органів державного управління, швидкоплинність як нова характеристика сучасної реальності - все це вимагає від усіх компонентів управлінської системи працювати швидше, виконувати більшу кількість операцій протягом найменшого часу. В Україні, як і в усьому світі, складається ринок подібних "швидких" послуг, бо споживачі готові платити за них. І це змушує запроваджувати у практику державного управління систему електронного документообігу.

Діловодство та документообіг стали справою не тільки допоміжного технічного персоналу. Державний службовець, незалежно від посади, мусить мати достатній рівень знань щодо діловодства, щоб правильно орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо. Сама технологія автоматичного документообігу підносить на новий рівень якість документів, що готуються за допомогою комп’ютерних технологій.

На порядку денному з’являється електронний документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Життєвий цикл електронного документа (Рис. 5.1) забезпечує система електронного документообігу.

Рисунок 5.1. Життєвий цикл електронного документа.

У таблиці 5.1 наведено перелік процесів кожної стадії життєвого циклу електронного документа, вказано їх обов’язковість, ролі користувачів і порядок виконання документа, стан електронного документа протягом кожного процесу.

Таблиця 5.1.

Згідно з українським законодавством електронний документ не може використовуватися як оригінал:

1. свідоцтва про право на спадщину;

2. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3. в інших випадках, передбачених законом.

Зберігання електронних документів

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях. Термін зберігання електронних документів має бути не меншим, ніж встановлений законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове дотримання таких вимог:

1. інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2. має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3. за наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів, використовуючи послуги посередника, в тому числі архівної установи. Створення архівів електронних документів, управління електронним архівом, передача електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством. При цьому враховується можливість проведення процедури списання та знищення документів. Створюючи надійне єдине сховище для документів і знань, слід передбачити процедуру зручного доступу, запитів до нього як державних службовців, так і клієнтів державної установи звідусіль та в будь-який час.

Поточне сканування паперових документів

За великої кількості паперових документів при реєстрації або процедурі переведення архіву в цифрову форму постає завдання сканування та зв’язування файлів. Для цього потрібні спеціальне апаратне забезпечення (сканери з можливістю розпізнавати штрих-коди та скануючі ручки) і програмна підтримка системи автоматизації, яка використовується.

Рисунок 5.2. Занесення документів до електронної бази даних.

При реєстрації документа на ньому друкується штрих-код. При наступному скануванні система здатна автоматично зв’язати файл документа з його реєстраційною карткою.

Рисунок 5.3. Опис поточного процесу роботи з документами.

Нанесення штрих-коду на документи

Штрих-код разом з літерно-цифровою інформацією на вхідні документи наноситься у правому нижньому куті першого аркуша документа, а на вихідні - у правому нижньому куті зворотної сторони першого аркуша за допомогою швидкісного кутового принтера штрих-коду. Застосування штрих-коду на паперових документах дає можливість:

• автоматично та безпомилково визначати необхідну версію файла підписаного документа;

• автоматизувати реєстрацію документів;

• усунути можливість помилки (людського фактора);

• застосувати додатковий захист від фальсифікації паперової копії документа;

• сформувати передумови для переходу до електронного документообігу.

Рисунок 5.4. Використання технології штрих-кодування.

Штрих-код документа складається з таких елементів:

• індекс об’ єкта;

• індекс організації;

• індекс картотеки;

• рік;

• технологічний символ;

• № документа;

• до номера (порядковий номер документа в листуванні з одного питання).

Позиції штрих-коду Значення позицій

Рисунок 5.5. Структура штрих-коду документа.

Перша позиція штрих-коду призначена для визначення індексу об’єкта. Індекс об’єкта - це ідентифікатор типу документа, що реєструється штрих-кодом. Кожен тип документа в системі електронного документообігу має свій індекс. Індекс об’єкта може мати значення від 0 до 9. У системі реєструються штрих-кодом чотири типи документів, для яких визначені такі індекси:

• 1 - документ (вхідні, вихідні, нормативно-правові акти, доручення тощо);

• 2 - реєстраційно-контрольна картка;

• 3 - технологічний документ;

• 4 - проект документа.

Позиції штрих-коду з другої до четвертої призначені для визначення індексу організації. Кожній організації, що підключена до Інтегрованої системи електронного документообігу, надається відповідний індекс. Центральні органи виконавчої влади, національні компанії мають власні індекси, інші організації можуть мати як власні індекси, так і групові. Індекс організації може набувати значення від 001 до 999. Отже, в системі може бути надано 999 індивідуальних або групових індексів.

Позиції штрих-коду з п’ ятої до шостої призначені для визначення індексу картотеки. Під картотекою в системі мається на увазі перелік реєстраційних журналів. Для індексів картотеки відведено два символи, що дає можливість зареєструвати в організації 99 журналів. Наприклад: вхідні - 01, вихідні - 02, проекти нормативно-правових актів - 03, доручення - 04 тощо. Позиції штрих-коду з сьомої до восьмої призначені для визначення року реєстрації. Наприклад, 2003 рік - 03, 2004 - 04 і т. ін.

Позиції штрих-коду з дев’ятої до дванадцятої та чотирнадцята і п’ятнадцята призначені для визначення номера документа. Таким чином, для номера документа у штрих-коді визначено шість знаків, що дає можливість зареєструвати в одній організації за один рік 999 999 документів. Для організацій, що реєструють значно менший обсяг документів, у рамках групових індексів організацій можуть виділятися певні діапазони номерів.

Позиції штрих-коду з шістнадцятої до вісімнадцятої призначені для визначення порядкового номера документа в листуванні з одного питання - “до номера”. Для фіксації листування з одного питання (з одним номером) у штрих-коді визначено три знаки. Отже, за одним номером можна зареєструвати 999 документів “до номера”.

Нижче наведені зразки маркування документів штрих-кодом та літерно-цифровою інформацією в різних організаціях:

Законодавче забезпечення впровадження електронного документообігу

Багато робочих місць державних службовців вже комп’ютеризовані, тож виникає бажання взагалі відмовитися від паперових оригіналів (хоча б щодо внутрішніх документів). Тоді постає ціла низка проблем - і технологічних, і юридичних (юридична сила та доказовість електронних документів).

Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом, законами “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про державну таємницю”, “Про зв'язок”, “Про обов'язковий примірник документів”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про електронний цифровий підпис”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, а також іншими нормативно-правовими актами. Зокрема, дія Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” поширюється безпосередньо на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів. Якщо міжнародним договором України, ратифікованим Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені цим законом, застосовуються правила міжнародного договору.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямоване на:

• реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;

• забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;

• нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Технологічні аспекти впровадження електронного документообігу

Технології, що дають змогу з високою достовірністю замінити власноручний підпис на паперовому оригіналі цифровим підписом під електронним документом, давно відомі й активно використовуються у діловій практиці. Правова база для використання електронних документів також створена. Ще до прийняття Закону “Про електронний цифровий підпис” його можна було використовувати в межах корпоративних мереж за наявності відповідного договору або відомчих інструкцій. Використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) дає можливість:

• створити корпоративну систему документообігу;

• гарантувати вірогідність документації;

• мінімізувати будь-які ризики за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну;

• значно скоротити час руху документів у процесі оформлення звітів і обміну документацією;

• удосконалити і здешевити процедури підготовки, доставки, обліку та зберігання документів.

Проте є ще процес підготовки документа - його візування, підписання всіма посадовими особами, яким це належить за регламентом. Таким чином, система електронного документообігу повинна забезпечувати зберігання в системі та пересилання файлів документів, підписаних ЕЦП, наявність у посадових осіб індивідуальних ключів (електронних підписів), підготовку електронних документів, яка включає необхідні процедури електронного візування та підпису.

ЕЦП має відповідати таким вимогам:

• бути пов’ язаним винятково з особою, що підписалася;

• дати можливість ідентифікувати особу, що підписалася;

• створюватися засобами, які особа, що підписалася, може тримати під своїм повним контролем;

• пов’ язуватися з даними, яких стосується, у такий спосіб, що будь-яку подальшу зміну даних можна виявити; Як відомо, технологія ЕЦП заснована на тому, що для кожної особи створюються два ключі (довгих числа) - секретний ключ, який є тільки у власника підпису, та відкритий ключ, доступний кожному. Підписання документа полягає у вирахуванні певного довгого числа (підпису) на підставі змісту файла, який підписується, та секретного ключа. При цьому пара "відкритий - секретний ключі" має такі властивості, що за допомогою відкритого ключа можна перевірити правильність підпису, але практично неможливо дізнатися про сам секретний ключ.

Рисунок 5.6. Функціонування механізму цифрового підпису.

Електронний цифровий підпис, що ставиться під документом, не змінює самого документа, він тільки дає можливість перевірити істинність і авторство отриманої інформації. Підробити електронний цифровий підпис практично неможливо - це потребує величезної кількості обчислень, що не можуть бути реалізовані за сучасного рівня математики й обчислювальної техніки впродовж часу, доки інформація, що міститься в підписаному документі, зберігає актуальність.

Для підписання документів та перевірки підпису має використовуватися спеціальне програмне забезпечення (криптомодулі). Отже, для того щоб система на базі ЕЦП функціонувала, треба забезпечити: для власників підписів - можливість підписання документів; для всіх працівників - можливість перевірки правильності підпису.

Рисунок 5.7. Автентифікація користувачів з використанням ЕЦП.

За умов масового використання ЕЦП в організації (коли підписи є в більшості посадових осіб) постає завдання організації достатньо зручної та безпечної роботи з секретними ключами. Один з підходів - це зберігання ключів на окремому фізичному носії - USB-брелку або таблетці Touch-memory (на зразок тих, які використовуються для домофонів у під’їздах). За цією технологією посадовій особі видається брелок, а на його комп’ютер встановлюється зчитувач, підключений до USB-порту. Процес підписання документа полягає у піднесені таблетки (або вставці брелка) та, можливо, введенні підтверджуючого PIN-коду.

Смарт-картки є найбільш поширеним пристроєм на європейському ринку і в банківських структурах. Сприяє їхній популярності й те, що протягом останніх років найбільші постачальники інформаційних технологій (Sun Microsystems, Intel, IBM, Microsoft та ін.) включають у свої розробки підтримку смарт-карток. Основними перевагами цих пристроїв є, з одного боку, поширеність на ринку, а з другого, - наявність пам’яті та можливість реалізації криптоалгоритмів. Крім того, самі смарт-картки добре захищені від підробки. Основний їхній мінус - необхідність зчитувального пристрою, що значно збільшує вартість розгортання системи встановлення автентичності.

ЕЦП видається спеціальними організаціями - засвідчуючими центрами, які мають відповідну ліцензію. Центр сертифікації -це наріжний камінь довіри до системи з відкритими ключами, він випускає сертифікати, управляє ними і може їх відкликати. Як тільки сертифікат створено, центр сертифікації підписує його своїм особистим ключем, тим самим підтверджуючи, що даний сертифікат входить до зони його відповідальності. Якщо з якихось причин центр сертифікації втрачає довіру (наприклад, його особистий ключ скомпрометовано), сертифікати, випущені після цієї події, теж стають ненадійними.

Рисунок 5.8. Інфраструктура електронного цифрового підпису в Україні.

Система електронного документообігу

Електронний документообіг і діловодство (далі - ЕДД) є технологічною відповіддю на вимоги сучасної ситуації щодо ефективності органів державної влади та місцевого самоврядування. На користь ЕДД свідчать досвід його впровадження в західних країнах і приклади експлуатації у великих комерційних структурах.

За даними обстеження, що проводилося Siemens Business' Services у ряді компаній (результати див.: iBusiness. - 2000. - №4):

• 30% часу робочих груп витрачається на пошуки і узгодження документів;

• 6% документів безповоротно втрачаються;

• кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів;

• за використання електронного документообігу продуктивність праці персоналу зростає на 20-25%;

• вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижча порівняно з їх паперовими копіями. Аналогічні дані по Україні відсутні, але можна припустити, що повномасштабне запровадження систем ЕДД забезпечить щонайменше 50-відсоткове підвищення продуктивності праці з відповідними масштабами економії засобів та підвищенням швидкості розгляду документів.

Необхідність автоматизації документообігу органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на сьогодні очевидна для всіх. Діловодство з використанням паперових журналів і картотек стає анахронізмом, несумісним з вимогами підвищення ефективності роботи державних службовців.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши працю державних службовців легшою, цікавішою і більш значущою. Інформаційні технології дають їм можливість не лише працювати над виконанням внутрішніх завдань, а й вирішувати ширший спектр державних проблем. Інформаційні технології також можуть виступати каталізатором, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень відносин з населенням.

Очікувані результати впровадження системи електронного документообігу:

• забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях;

• підтримка ефективного накопичення інформації, керування нею і доступу до знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного працівника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності;

• усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації;

• забезпечення чіткої авторизації доступу до управлінської інформації, внаслідок чого підвищується

персональна відповідальність працівників за виконання дій винятково в межах наданих повноважень;

• протоколювання діяльності установи в цілому;

• значне спрощення і здешевлення чи повна відмова від збереження паперових документів за наявності оперативного електронного архіву тощо.

Переваги системи електронного документообігу:

• скорочення обсягу витрат паперу, пов'язаних з опрацюванням документів;

• використання електронних копій документів під час роботи користувачів. Підтримка версій електронного

документа;

• використання шаблонів текстових атрибутів у системі;

• колективна робота під час розроблення і виконання документів;

• наочний і зручний контроль виконання встановлених доручень;

• автоматичне зняття завдань з контролю під час реєстрації документів, що скасовують їх виконання;

• підтримка завдань з циклічним періодом виконання;

• встановлення зв'язків між документами в системі тощо.

Суб'єктами електронного документообігу є автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Запровадження електронного документообігу в органі виконавчої влади або місцевого самоврядування вимагає наявності:

• засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному програмному забезпеченню документообігу; обов'язкова 100-відсоткова оснащеність персональними комп'ютерами всіх, хто працює з документами;

• засобів зв'язку адекватної пропускної спроможності між усіма робочими місцями;

• автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

• психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі (часто психологічна готовність є важливішою, ніж необхідне технічне забезпечення);

• служб і технічних можливостей переведення вхідних паперових документів в електронну форму.

Електронний документообіг дає змогу створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, із збереженням традицій діловодства. Основа такої інтеграції — надійне сховище документів і системи документообігу, які взаємодіють з ним, що дає можливість забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів.

Для підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування в рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації передбачається об’єднання інформаційних систем, що діють у цих органах, та тих, які розроблятимуться, в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс - Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІІАС).

Інтегрована система електронного документообігу має містити профілі документів абонентів (опис їхніх документних інтересів), рубрикатори баз даних документів (архівних і оперативних), навігаційно-пошуковий апарат, засоби перетворення форматів документів, лінгвістичне забезпечення. Вона повинна мати стандартизований інтерфейс з діючими системами внутрішнього електронного документообігу органів державної влади, забезпечувати прийом електронних документів, ідентифікацію відправника шляхом обробки електронного цифрового підпису, підтвердження чинною системою доставки адресату, відправку електронних документів та можливість доступу до баз даних документів.

Надання юридичної сили електронним документам підведе нормативно-правову базу до паралельного існування паперових і електронних носіїв документів. Важливо забезпечити інтеграцію системних програмних платформ електронного документообігу на стандартних підходах та протоколах, а також додатково захистити інформацію корпоративних мереж.

Документообіг офіційних документів

При розробленні технологій електронного документообігу особлива увага приділялася забезпеченню максимальної спадкоємності правил і прийомів паперового документообігу та журнально-картотечного діловодства, що дасть змогу безболісно перейти від традиційних технологій до сучасних.

Система діловодства обробляє документи, що зберігаються в єдиному сховищі документів органу влади. Це дає змогу включити документи, оброблювані офіційним документообігом, в єдиний інформаційний простір органу влади.

Технологію електронного документообігу підтримують такі функціональні можливості системи:

• реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, зокрема забезпечених електронним цифровим підписом (ЕЦП) і криптозахистом;

• сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;

• прикріплення до реєстраційної картки електронного образу документа у вигляді файла (файлів) будь-якого формату;

• розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документа;

• надання кожному посадовцю — учаснику процесу діловодства особистого віртуального кабінету, що

забезпечує йому доступ винятково до документів, що належать до його компетенції;

• розсилка електронних документів і доручень по мережі (кабінетах посадовців);

• забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

• повнотекстовий та атрибутивний пошук електронних документів, включаючи видалений повнотекстовий пошук;

• відправка електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі органу влади електронних документів, захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

• формування та оформлення виконаних документів в папки відповідно до номенклатури і систематизації документів усередині папки;

• архівне зберігання електронних документів, папок органів влади.

Результати, очікувані від запровадження електронного документообігу, поділяються на стратегічні й тактичні. Тактичні результати пов’язані переважно із скороченням витрат, їх досить легко визначити та виміряти. Вимірювані у грошовому еквіваленті переваги можна порахувати, обчисливши, скільки можна прибрати фізичних шаф для зберігання документів, скільки площ вивільнити, наскільки скоротити штат або зупиниити його зростання, скільки часу зекономлять організації та громадяни, які взаємодіють з органами влади тощо. Серед стратегічних результатів - поліпшення якості ухвалених рішень, підвищення довіри громадян до влади, суттєве зниження прямих та непрямих суспільних витрат на утримання органів влади.

Електронна реєстраційно-контрольна картка

У традиційній системі паперового документообігу на кожен документ (вхідний, вихідний, внутрішній) заводиться реєстраційно-контрольна картка, в якій містяться всі необхідні реквізити: назва виду документа, кореспондент, дата надходження, короткий зміст тощо. Саме ведення подібних карток стало першочерговим об’єктом автоматизації діловодства, що дає змогу пов’язати картки з електронним текстом, зображенням, звуком і навіть відеофільмом, а також закладає можливість формування електронних архівів з ефективними механізмами довідково-аналітичної роботи з множиною документів у різних формах представлення.

На зміну традиційній паперовій картці прийшла електронна реєстраційно-контрольна картка (далі - ЕРКК) (Рис. 5.9). ЕРКК дає можливість вводити, переглядати або редагувати значення атрибутів документа, а також працювати з його вмістом та з іншою інформацією про нього.

Рисунок 5.9. Електронна реєстраційно-контрольна картка.

Отримуючи документ в електронному вигляді, система електронного документообігу реєструє його в автоматизованому режимі, заповнюючи поля ЕРКК. Таким чином, велика частина реквізитів ЕРКК формується автоматично. Електронний образ надісланого документа прикріпляється до ЕРКК і становить його невід’ємну частину. Кількість реквізитів може бути довільною залежно від потреб установи, стандартів пошуку та правил формування статистичних й аналітичних звітів.

Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, то службовець сканує його за допомогою ручки-сканера, заповнює відповідні поля ЕРКК (Рис. 5.10), встановлює права доступу до файла (за необхідності - на рівні грифа секретності), а також ступінь захисту від редагування. Після реєстрації документа ЕРКК пересилається по внутрішній мережі тому посадовцю, який відповідає за ухвалення рішення щодо виконання документа, а далі — виконавцям, які наділяються певними повноваженнями відповідно до реквізитів винесеної резолюції.

Рисунок 5.10. Заповнення полів електронної реєстраційно-контрольної картки за допомогою ручки-сканера.

Отже, маючи відповідні системні права, залежно від форми ЕРКК документа за допомогою реєстраційної картки користувач може:

- вводити, переглядати та редагувати реєстраційні дані (реквізити) документа;

- працювати з елементами вмісту документа;

- пов’язувати документ з іншими документами та переглядати інформацію про такі зв’язки;

- переглядати журнал роботи з документом.

Загальна характеристика системи електронного документообігу “Megapolis . Документообіг”

Головна функція будь-якої державної установи - ухвалення управлінських рішень. При цьому дані для прийняття рішень, необхідна інформація та самі рішення подаються у вигляді документів. Обсяг технічної роботи з документами, як правило, є занадто великим, тому автоматизація роботи з документами, які циркулюють в органах державної влади, надзвичайно важлива для підвищення ефективності діяльності ьі окремих установ, і загалом системи державного управління.

Система “Megapolis™ Документообіг”, розроблена ЗАТ "Софтлайн", є комплексним програмним рішенням для створення автоматизованих систем управління документами та автоматизації ділових процесів (бізнес-процесів). Платформа Megapolis®, на базі якої побудовано систему “Megapolis™. Документообіг”, забезпечує швидке проектування, розробку та експлуатацію інформаційних систем масштабу установи. Платформа Megapolis® побудована за об’єктно-орієнтованим принципом, при якому логіка процесів, структури даних та поведінка об’єктів визначається сукупністю метаданих. Система має модулі, орієнтовані на автоматизацію традиційного вітчизняного процесу діловодства, є відкритою, з високим рівнем розширення та адаптації. “Megapolis™.Документообіг” ефективно використовується в різних організаціях - від вищих державних органів влади до комерційних компаній.

Система охоплює всі етапи життєвого циклу документів - від підготовки шаблонів та проектів до організації архівного зберігання документів із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису. Система “Megapolis™. Документообіг” відповідає сучасним принципам побудови програмного забезпечення. Їй притаманні: модульність; масштабованість (використання триланкової архітектури клієнт - сервер прикладних програм - сервер баз даних); можливість поступового нарощування і числа одночасно працюючих користувачів, і обсягу документів; інтегрованість, гнучкість; надійність, технологічність; відкритість, спадкоємність; єдина нормативно-довідкова інформація; єдина оперативна інформація; уніфікація україномовних інтерфейсів користувачів; засоби інформування користувачів про їхні помилкові дії; резервне дублювання інформації; централізоване адміністрування та керування інформаційними ресурсами; інтеграція за обліковими адміністративними записами з Active Directory Microsoft Windows Server 2000; можливість зміни зберігання даних в іншій промисловій СКБД без внесення змін до прикладного програмного забезпечення; можливість зміни форматів документів, супроводу і модернізації підсистеми силами експлуатаційного персоналу; наявність інструментальних засобів налаштовування підсистеми на робочому місці.

Рисунок 5.11. Вікно "Діловодство та контроль за виконанням доручень".

Впровадження програмного продукту „Megapolis™.Документообіг” надає такі переваги:

• підвищує ефективність управлінської діяльності через використання автоматизованих засобів контролю виконання документів;

• зменшує частку паперового документообігу в організації;

• зменшує кількість рутинних операцій, особливо при пошуку необхідних документів;

• вирішує проблеми координації діяльності працівників та підрозділів, забезпечення їх необхідною інформацією;

• забезпечує своєчасне та об’ єктивне інформування керівництва про стан документів та хід їх опрацювання;

• надає можливість інтегрувати навколо себе різноманітне програмне забезпечення, формуючи єдине інформаційне середовище організації.

Рисунок 5.12. Структурна схема взаємодії системи електронного документообігу для територіально

віддалених органів виконавчої влади.

Система є типовим рішенням для автоматизації процесів діловодства органів державної влади. Вона автоматизує процес діловодства, що дає можливість швидко та одноразово вносити інформацію, унеможливлює дублювання інформації при внесенні та редагуванні даних довільною кількістю користувачів, оперативно інформує про будь-який процес діловодства. Автоматизація діловодства надає можливість при реєстрації паперового документа повністю перейти до роботи з документом в електронному вигляді. Електронний документообіг забезпечує процес створення, керування доступом та поширенням електронних документів, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Автоматизація діловодства надає змогу:

• прискорити рух документів установою;

• гарантувати своєчасний розгляд документів;

• забезпечити ефективний контроль документів та ухвалення управлінських рішень;

• підвищити ефективність роботи окремих працівників і всієї установи;

• знизити витрати на копіювання, передачу та збереження множини копій паперових документів;

• підвищити обґрунтованість рішень, що ухвалюються, завдяки максимально повній інформації.

Система документообігу для територіально розподілених органів виконавчої влади забезпечує її учасникам обмін документами та інформацією щодо їх виконання. Тобто предметом взаємодії є:

• документи в електронній формі (реєстраційні дані про документ та його зміст);

• дані щодо завдань, викладених у документах та їх пунктах (ключові дані про документ та пункт, дані завдання);

• дані про хід та результати виконання завдань (ключові дані про документ, пункт та дані щодо ходу виконання);

• дані щодо прийняття (відхилення) автором результатів виконання.

У кожного з учасників (міністерства, комітети, ОДА, РДА, інші) встановлюється система „Me gapolisTM. Документообіг”. Зв’язок між учасниками забезпечується за допомогою їх підключення до центру взаємодії (головного або регіонального). При цьому використовується Національна система конфіденційного зв’язку (НСКЗ). Опис призначення центру взаємодії наведено на Рис. 5.12.

Обмін даними будується на основі обміну повідомленнями в XML-форматі. При цьому учасники взаємодії можуть бути одночасно як відправниками, так і отримувачами таких повідомлень. Як транспорт можуть використовуватися протокол MSMQ (Microsoft Message Queuing) і протокол SMTP/POP3 (е-mail), що забезпечує незалежність від пропускної спроможності та структури каналів зв’язку між органами виконавчої влади.

Система складається з підсистем: реєстрація, завдання, рух документа, виконання, контроль, експедиція, архівна справа, пошук, звіти.

Підсистема „Реєстрація” надає такі можливості:

• реєстрація документів з використанням електронної реєстраційно-контрольної картки, до якої заносяться всі необхідні реквізити;

• реєстрація та перегляд інформації при попередньому розгляді документа;

• заповнення картки при реєстрації вручну;

• реєстрація з відсканованого документа;

• усунення картки зі збереженням та повторним використанням номера картки;

• групування карток у відповідні ярлики за типом документів (наприклад, вхідні, внутрішні тощо).

Підсистема „ Завдання” надає такі можливості:

— створення завдань: прості та складні резолюції. Прості - це резолюції з одного пункту, складні - з кількох;

— створення довільної кількості резолюцій;

— фіксування виконавців та відповідального за виконання всього документа, на який накладається резолюція;

— введення необмеженої кількості виконавців;

— перегляд історії змін інформації щодо завдання та виконавців.

Підсистема „ Виконання” надає такі можливості:

• створення довільного переліку етапів виконання завдання;

• збереження посилань на документи, створені на етапі виконання;

• введення інформації про виконання стосовно кожного виконавця;

• поетапне закриття пунктів резолюцій за результатами їх виконання;

• внесення змін щодо виконавців.

Підсистема „ Рух документа” надає такі можливості:

^ створення завдань на рух документів;

^ створення розрахунків надсилань;

^ створення реєстрів передач;

^ закриття реєстрів передач;

^ ведення обліку оригіналів та копій документів.

Підсистема „Контроль” надає такі можливості:

• фільтрація документів за терміном виконання;

• фільтрація документів за видом контролю;

• зняття документа з контролю.

Підсистема „Архівна справа ” надає такі можливості:

— формування номенклатури справ підрозділу;

— формування зведеної номенклатури справ;

— формування опису справ підрозділу;

— формування зведеного опису справ;

— реєстрація та перегляд реєстру видачі справ.

Підсистема „ Експедиція” надає такі можливості:

• створення конвертів та їх реєстрація;

• фіксування факту відправки конвертів;

• друк наклейок на конверти та перелік документів у конвертах;

• реєстрація квитанцій про підтвердження отримання конвертів.

Підсистема „Пошук” надає такі можливості:

^ пошук за реквізитами документа;

^ пошук за змістом документа;

^ створення, збереження та використання шаблонів пошуку;

^ пошук із заданням різних умов;

^ пошук за штрих-кодом документа.

Підсистема „ Звіти” надає такі можливості:

• створення звітів, які містять певним чином відібрану та проаналізовану інформацію щодо зареєстрованих документів;

• перегляд звітів перед друком;

• друк звітів.

Загальна характеристика системи електронного документообігу “OPTIMA WorkFlow”.

Ще одним розробником систем електронного документообігу в Україні є СП “Ер-Джі-Дейта Україна”, продукцією якого послуговуються Державна комісія з регулювання ринків фінансових послуг України та Полтавська обласна державна адміністрація.

Система автоматизації діловодства та документообігу Полтавської обласної державної адміністрації (в подальшому - САДД ОДА) забезпечує автоматизовану підтримку виконання таких функцій3:

• обробка та облік вхідної кореспонденції;

• обробка та облік вихідної кореспонденції;

3 Використані матеріали "Керівництва користувача САДД Полтавської ОДА" за 2002 рік.

• обробка та облік внутрішньої кореспонденції;

• обробка та облік скарг, заяв, звернень громадян з особистих питань;

• підготовка, облік та затвердження розпоряджень і наказів голови ОДА;

• контроль виконання розпоряджень голови ОДА;

• контроль виконання доручень голови ОДА;

• контроль виконання документів;

• ведення електронного архіву документів;

• облік службових відряджень;

• обробка факсів та телеграм.

Концепція побудови САДД ОДА наведена на Рис. 5.13.

Рисунок 5.13. Концепція побудови САДД ОДА.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) САДД ОДА встановлюється на робочих місцях працівників апарату облдержадміністрації. Під автоматизованим робочим місцем САДД ОДА мається на увазі автономний інтерактивний програмно-інформаційний комплекс, побудований на базі ПЕОМ i призначений для автоматизації ділових операцій, що виконуються працівниками апарату облдержадміністрації. Кожний АРМ функціонує у складі локальної обчислювальної мережі облдержадміністрації для використання більш потужних обчислювальних та інформаційних ресурсів і вирішення завдань діловодства та документообігу, що потребують розподілу функцій між окремими фахівцями.

За допомогою АРМ можна:

• управляти потоками робіт облдержадміністрації, контролювати виконання розпоряджень, доручень та документів, забезпечити колективну роботу працівників над документами;

• реєструвати документи, забезпечити механізми анотованого опису документів та збору резолюцій, доставку звітів про виконання доручень;

• удосконалити методи підтримки ухвалення рішень з питань діловодства та документообігу

облдержадміністрації;

• автоматизувати роботу спеціалістів за визначеним в установі регламентом обробки документів, пошук та

відбір необхідної інформації, розсилку опрацьованих документів для подальшої обробки, обробку документів з

моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів;

• автоматизувати контроль виконання розпоряджень, доручень та документів на основі оперативного

відображення поточного стану процесів діловодства, відхилень від планових строків, визначення нових термінів завершення робіт;

• створити та вести електронний архів документів облдержадміністрації, забезпечити надійне зберігання всіх версій документів та інших інформаційних об’єктів, максимально зручну систематизацію сховища документів згідно з вимогами облдержадміністрації;

• формувати аналітичні та статистичні звіти, здійснювати первинний аналіз даних та регулярну перевірку стану діловодства;

• захистити інформацію та конфіденційний документообіг, використовувати криптографічний захист документів та електронно-цифрового підпису;

• забезпечити одночасний рух документів та їх реєстраційних карток між виконавцями, колективну роботу виконавців з одним або кількома документами;

• забезпечити одночасну підтримку традиційного паперового документообігу та сучаснішого електронного;

• забезпечити модульну побудову системи та можливість швидкої її реконфігурації при зміні організаційно-штатної структури.

АРМ призначений для автоматизації діяльності працівників у межах їхніх функціональних обов’язків щодо:

• обміну документами між робочими місцями працівників апарату облдержадміністрації;

• уніфікації технологічних процедур проходження, передачі та опрацювання документів;

• розсилки, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів за єдиною нумерацією;

• заповнення кодованих реквізитів реєстраційних та контрольних карток з використанням класифікаторів і

довідників;

• заповнення переліків виконавців і проходження документів, ознак документів тощо;

• відправлення, приймання та опрацювання електронної пошти;

• опрацювання реєстраційних карток та електронних копій документів та ін.

Архітектура системи зображена на Рис. 5.14.

Рисунок 5.14. Архітектура САДД ОДА.

Автоматизовані робочі місця САДД ОДА підтримують виконання таких функцій: візуалізація опису документів у сховищах; інформування про надходження документів на обробку; інформування про завершення термінів обробки документів; вибір, підготовка та оброблення документів;

пошук документа за атрибутами реєстраційних карток, ключовим словом та контекстом; формування фільтрів документів користувачем; конфіденційний доступ до документа та активізація його обробки; збереження версії документа після обробки; інформування про версії документа; оформлення анотацій та резолюцій; формування повідомлень та звітів;

підтримка технологічних маршрутів обробки документів; виконання технологічних процесів обробки документів; вільна однорівнева маршрутизація; визначення термінів обробки документів виконавцями; контроль виконання технологічного процесу; інформування про поточний стан технологічного процесу; інформування про відставання від планових термінів; формування статистичних та аналітичних звітів;

• контроль виконавської діяльності;

• формування контрольної картотеки;

• формування повідомлень про завершення термінів виконання;

• формування повідомлень про порушення виконавчої діяльності.

Глосарій

Архівне зберігання - процес вилучення оригінала електронного документа із широкого вжитку та застосування електронного документа за спеціальним дозволом.

Візуальна форма подання електронного документа - відображення даних, які містить документ, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Дані - інформація, подана в формі, придатній для її оброблення електронними засобами.

Діловодство - діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів.

Документ - структурована одиниця інформації, призначена для сприйняття людиною і оформлена та зафіксована на матеріальному носії в установленому порядку з дотриманням певної форми подання та формуванням обов’ язкових ознак документа:

• функціональності - визначеності в межах існуючих суспільних відносин очікуваного впливу документа (в т.ч. наступного порядку дій) на одержувачів після отримання та ознайомлення з його змістом;

• санкціонованості - визначеності фізичної та/або юридичної особи, яка відповідає в даний час за існування документа;

• реєстрованості - визначеності унікальної ідентифікації документа у множині документів.

Документаційне забезпечення державного управління - вид забезпечення, яке включає всю множину операцій отримання, опрацювання, зберігання, видачі та використання інформації в формі документів як її носіїв.

Документообіг - інформаційна діяльність юридичних і фізичних осіб, спрямована на задоволення їхніх інформаційних потреб, що забезпечує можливість фіксації інформаційних відносин виконанням певних дій над документом.

Документування - відповідним чином впорядкована множина процесів створення й опрацювання всіх документів, які існують у державному управлінні.

Електронна реєстраційно-контрольна картка - форма, яка використовується для реєстрації документа і подальшої роботи з ним. Дає змогу вводити, переглядати та редагувати значення атрибутів документа, а також працювати з його вмістом й іншою інформацією про документ.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Електронний документообіг - інформаційна технологія, що забезпечує автоматизацію документообігу засобами комп’ютерної техніки та зв’язку.

Електронний підпис - обов'язковий реквізит електронного документа, що використовується для ідентифікації автора та/або підписувача іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Обов’язковий реквізит електронного документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути занесений до обліку і не має юридичної сили.

Реквізит електронного документа - нормативно визначений базовий об’єкт (або їх сукупність), присутність якого в електронному документі є обов’ язковою.

Суб’єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Шаблон - службовий електронний документ, в якому вміщені профіль та описи необхідних структур електронного документа.

Література

1. Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.2003 №851-IV //

www.rada.gov.ua.

2. Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22.05.2003 №852-IV // www.rada.gov.ua.

3. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу” №680 від 26.05.2004 // www.rada.gov.ua.

4. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів” №903 від 13.07.2004 // www.rada.gov.ua.

5. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган” №1451 від 28.10.2004 // www.rada.gov.ua.

6. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності” №1452 від 28.10.2004 // www.rada.gov.ua.

7. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади” №1453 від 28.10.2004 // www.rada.gov.ua.

8. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації” №1454 від 28.10.2004 // www.rada.gov.ua.

9. Директива 1999/93/ЄС Європейського парламенту та Ради від 13.12.1999 про систему електронних підписів, що

застосовується в межах Співтовариства // Офіційний журнал L 013. - 2000. - 19 січн. - С. 0012-0020.

10. Директива 97/7/ЄС Європейського парламенту та Ради від 20.05.1997 про захист прав споживачів в дистанційних

контрактах. ???

11. Директива 1999/93/ЄС від 13.12.1999 "Про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства" // http://gipi.internews.ua/ukr/base/ukraine/e_signature/EU_Direct_%2099_93.pdf

12. Директива 2000/31/ЄС від 08.06.2000 "Про деякі правові аспекти інформаційних послуг, зокрема електронної

комерції, на внутрішньому ринку" // http://gipi.internews.ua/ukr/base/ukraine/e_signature/EU_Direct_ %202000_31.pdf