Пример. Возврат наличных денег подотчетным лицом.

Работник учреждения вернул неиспользованную подотчетную сумму - 200 руб. (деньги ранее были выданы работнику для приобретения материальных запасов). Данная операция будет отражена в учете следующей бухгалтерской проводкой:

Операции по выбытиюналичных денежных средств из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями:

внесение наличных денежных средств на лицевой счет получателя бюджетных средств, открытого в финансовом органе (в органе казначейства), отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

внесение наличных денежных средств на банковский счет учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на счета», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

внесение наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, на банковский счет учреждения, или лицевой счет получателя бюджетных средств, открытый в финансовом органе (в органе казначейства), отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счетов 020102510 «Поступления денежных средств учреждения, полученных во временное распоряжение», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

выдача наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»;

выдача наличных денежных средств под отчет отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560, 020802560, 020803560, 020804560, 020805560, 020806560, 020807560, 020808560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020819560, 020820560, 020822560, 020823560, 020824560);

выдача заработной платы, денежного довольствия, прочих выплат, пособий по социальному страхованию из кассы учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»;

выдача стипендии из кассы учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»;

выдача сумм вознаграждений лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030204830, 030205830, 030206830, 030208830, 030209830, 030218830);

выдача депонентской задолженности отражается по дебету счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Учреждение ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». Общее количество прошнурованных листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения.

По мере поступления приходных и расходных кассовых ордеров с прилагаемыми документами информация о совершенных кассовых операциях заносится кассиром в Кассовую книгу. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют. Записи в Кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку во вкладном листе Кассовой книги.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

На основании проверенного бухгалтерией кассового отчета производятся записи в журнале операций по счету «Касса».

В целом за месяц в журнале операций по счету «Касса» отражаются итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета, остатки по счету на начало и конец отчетного периода. По истечении месяца данные об остатках и оборотах по счету 0 201 04 000 «Касса» переносятся из журнала операций в Главную книгу. Исключение составляют операции по получению наличных денег с банковского счета в кассу и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет в банке, которые отражаются в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Вышестоящие организации, а также аудиторы (аудиторские фирмы), в соответствии с заключенными договорами, при документальных ревизиях и проверках производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Проверки порядка ведения кассовых операций в бюджетных учреждениях осуществляются соответствующими финансовыми органами. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей.