КОММЕРЧЕСКИЙ АКТ, ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

Коммерческий акт — важный юридический документ большой доказательной силы для определения ответственности за утрату, порчу и повреждение грузов — составляют, чтобы удостоверить:
- несоответствие наименования, веса или количества мест груза в натуре и перевозочном документе;
- повреждение или порчу груза;
- обнаружение груза без документов и документов без груза;
- возвращение железнодорожному транспорту похищенного груза;
- непередачу груза дорогой на подъездной путь в течение 24 ч после оформления документов в товарной конторе.

Коммерческий акт в этом случае составляют только по требованию получателя.
Дорога обязана составить коммерческий акт, если она обнаружила все эти обстоятельства, или на наличие их указал получатель или отправитель груза. Делают это в день обнаружения неисправности и, как правило, на каждую отправку в отдельности по письменному рапорту заведующего грузовым двором, складом или приемо-сдатчика груза.
Рапорт должен содержать все сведения, необходимые для составления коммерческого акта. Содержание рапорта проверяет начальник станции или его заместитель, которые окончательно решают вопрос о необходимости составления коммерческого акта.
Коммерческие акты составляют в трех экземплярах только на бланках установленной формы, которые заполняют на пишущей машинке или чернилами четко, без помарок, подчисток и каких-либо исправлений. Каждый коммерческий акт должен иметь печатную нумерацию и штемпель станции, составившей его. Первый экземпляр акта направляют в грузовую службу своей дороги, второй выдают грузополучателю по его требованию, а третий хранят в делах станции. Если коммерческий акт составляется на станции отправления или попутной, то второй экземпляр его прикладывается к перевозочным документам и следует до станции назначения. О наличии коммерческого акта делается отметка на обратной стороне накладной и дорожной ведомости.
В коммерческом акте должны быть точно и подробно описаны состояние груза и обстоятельства, при которых обнаружена неисправность. Никаких предположений и выводов о причинах не сохранности перевозки или виновности отправителя и железной дороги в акт вносить не допускается. На все вопросы в графах бланка следует давать точные ответы. В акте должно быть указано, правильно ли погружен, размещен и закреплен груз, а если допущено нарушение, то какое. Коммерческий акт подписывают начальник станции или его заместитель и лица, участвовавшие в проверке груза, а также получатель, если он участвовал в проверке. При отсутствии грузополучателя коммерческий акт должен быть подписан не менее чем тремя лицами: начальником станции или его заместителем, приемосдатчиком груза, заведующим грузовым двором или другим лицом.
О несохранных перевозках, подлежащих оформлению коммерческим актом, начальник станции в тот же день посылает телеграфом оперативное донесение в отделение дороги и в грузовую службу. Составленные станцией коммерческие акты в пятидневный срок должны быть высланы в управление или отделение дороги (если на дороге установлен такой порядок). Акт, составленный в пути следования на повагонные отправки, в управление дороги не высылают. Первый и второй экземпляры его прилагают к перевозочным документам.
Акт общей формы удостоверяет обстоятельства, не связанные с изменением количества груза и не требующие составления коммерческого акта (утрата отправительских документов, приложенных к накладной, отказ от подписи в учетной карточке, простой вагонов на станции назначения в ожидании подачи под выгрузку по причинам, зависящим от получателя, не очистка вагона, смена пломб в пути следования, подача дорогой неочищенных вагонов и др.). Подписывают акт общей формы не менее чем два лица.

АКТ РЕВИЗИИ

Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности составляются с учетными данными, после чего определяются недостачи или излишки денежных средств.

Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменных объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка. Акт ревизии кассы имеет следующие реквизиты:

1. гриф утверждения
2. наименование организации
3. наименование документа
4. дата составления
5. Ф.И.О. и должности членов комиссии
6. номер и дата приказа руководителя организации, на основании которого назначены члены комиссии
7. Ф.И.О. и должности присутствующих при ревизии
8. Текст акта (в котором указывается сумма в наличии, остаток по кассовой книге, оплаченные платежные ведомости, результаты ревизии (сумма излишков или недостачи).
9. приложение (объяснительные записки)
10. подписи лиц, участвовавших в составлении акта

Акт ревизии составляется в трех экземплярах. Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материально-ответственных лиц.

ТЕЛЕГРАММА

Телеграмма — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста (по телеграфу или телетайпу). Используется в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от того, какая категория указана: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается телеграмма, печать и дата. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Текст телеграммы составляется в предельно сжатой форме. В нем отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме "не") и знаки препинания. Знаки препинания употребляют только в том случае, если их отсутствие может исказить смысл текста. При этом допускается их обозначение условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки, СКВ — скобки. Цифры и числа пишутся словами. Цифрами обозначают только заводские и торговые знаки и марки, нумерацию домов, индексы документов. Слово "номер" обозначается условно как НР.

Текст телеграммы печатают в двух экземплярах (первый направляется па телеграф, второй подшивается в дело) на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Он заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма.

Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой. К такой информации относят напечатанные обычным способом наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов. В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.

При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:

Ø наименование организации;

Ø наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;

Ø дата документа;

Ø время передачи-приема телефонограммы;

Ø регистрационный номер документа;

Ø ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Ø место составления или издания документа;

Ø адресат;

Ø заголовок к тексту;

Ø текст документа;

Ø подпись;

Ø отметка об исполнителе;

Ø должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;

Ø отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ø идентификатор электронной копии документа.

Датой телефонограммы является дата се передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение. После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

ФАКСОГРАММА

Факсограмма — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы, поэтому требования к оформлению документов, передаваемых по факсу, идентичны требованиям к подготовке соответствующих видов документов. Иногда, но факсу могут передаваться другие виды документов (счета, копии платежных поручений и т.д.).

Входящие факсограммы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи: наименование (код) отправителя, номер факса, дату и время передачи, количество страниц. Факсограммы должны регистрироваться сотрудниками, ответственными за регистрацию остальных документов. Исходящий факс оформляют в одном экземпляре, соблюдая все необходимые требования, после передачи он подшивается в дело.

При этом следует помнить следующее:

— объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов формата А4;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ;

— запрещается передавать документы с грифом ограничения доступа;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, который заверен лицом, подписавшим факсограмму.

ПРОТОКОЛ

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке. Реквизиты протокола:

Наименование организации

Наименование вида документа

· Дата

· Номер

· место издания

· текст

· подписи

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части: вводную; основную.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об».

Основная часть.В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тира, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.