ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот— это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждений и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения — исходящие документы, а другая циркулирует внутри учреждения — это внутренняя документация.
При рационализации документооборота следует руководствоваться положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При проектировании документных потоков следует придерживаться принципа однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения, например, предусмотреть копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременную передачу всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и проставления резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, его фамилия стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут предаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Дата добавления: 2016-06-13; просмотров: 738;