ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер(индекс)документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

Ø журнальная;

Ø карточная;

Ø автоматизированная.

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например, паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д.

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеетряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Исключая выше сказанное, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — ϶то невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная система регистрации позволяет преодолеть данные недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма.При этом наиболее рациональной на сегодняшний день будет автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Стоит заметить, что она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на базе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ.

Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения в другую организацию. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. Исходящий документ регистрируется секретарем в журнале «исходящей корреспонденции».

Журнал содержит следующие графы:

Ø название подразделения, подготовившего документ,

Ø исходящий номер документа;

Ø дата документа;

Ø адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;

Ø краткое содержание документа;

Ø фамилия исполнителя, подготовившего документ;

Ø контрольная дата ожидаемого ответа;

Ø ссылка на входящий документ, если документ будет ответом;

Ø номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

При регистрации исходящих документов используется валовая документация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года. После регистрации необходимо проставить номер и дату рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Первый экземпляр исходящего документа отправляется адресату, второй – подшивается в дело с исходящей перепиской.