ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.
Обязательными реквизитами являются:
Ø наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),
Ø наименование вида документа,
Ø дата
Ø регистрационный номер,
Ø место составления (для внешней докладной записки),
Ø адресат,
Ø заголовок к тексту,
Ø текст
Ø подпись.
АКТ, ЕГО РЕКВИЗИТЫ, ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ
Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.
Реквизиты акта
§ наименование организации,
§ наименование структурного подразделения,
§ наименование вида документа (акт),
§ основание для его издания,
§ дата,
§ индекс,
§ место составления,
§ заголовок к тексту.
§ текст
Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.
Основное содержание акта включает заголовок и текст.
Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи. В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.
Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов. В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.
Дата добавления: 2016-06-13; просмотров: 849;