Понятие электронного офиса

К офисным задачам можно отнести следующие:

· делопроизводство;

· контроль исполнения документов;

· составление отчетов;

· поиск информации;

· ввод и обновление информации;

· составление расписаний;

· обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

· обработка входящей и исходящей информации;

· сбор и последующий анализ данных;

· хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· персональные компьютеры, объединенные в сеть;

· печатающие устройства;

· средства копирования документов;

· сканер;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

· на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;

· на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейспользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

Назначение интегрированных офисных пакетов – обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

· Word – текстовый процессор;

· Excel – табличный процессор;

· Access – система управления базами данных;

· Power Point – система подготовки презентаций;

· Outlook – менеджер персональной информации;

· FrontPage – редактор, предназначенный для создания web-страниц;

· PhotoDraw – графический редактор для создания деловой графики;

· Publisher – настольная издательская система;

· Small Business Tools – специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

· Internet Explorer – броузер (обозреватель web-страниц).

Microsoft Word – это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Excel – табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математической и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся:

· создание и редактирование электронных таблиц;

· создание взаимосвязанных табличных документов;

· ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

· структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

· построение диаграмм и графиков различных видов;

· создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлечением информации из внешних баз данных;

· разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

· оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Access – система управления базами данных. На сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook – менеджер персональной информации, предоставляющий следующие возможности:

· обработка сообщений электронной почты;

· планирование встреч и собраний;

· управление контактами и задачами;

· доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещенным на локальных и сетевых дисках.

Microsoft PowerPoint – система подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т.д.

Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

· KOffice;

· Lotus SmartSuite (компания IBM, http://www.lotus.com);

· WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com);

· StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);

· EasyOffice (http://www.e-press.com);

· OpenOffice.org (http://www.openoffice.org);

· Русский офис (фирма «Арсеналъ»).