Реинжиниринг бизнеса и управления

Новая концепция развития бизнеса и управления базируется на системе реинжиниринга бизнес-процессов(БПР — Business process reengineer-ing), созданной в 90-х годах XX в. и принятой на вооружение почти всеми ведущими компаниями мира.

БПР — это совокупность методов и средств, предназначенных для кардинального улучшения основных показателей деятельности компании (предприятия) путем моделирования, анализа и перепроектирования существующих бизнес-процессов.

Различают понятия "инжиниринг", "реинжиниринг" и "усовершенствование бизнеса".

Инжиниринг бизнеса— это набор приемов и методов, который компания использует для проектирования бизнеса в соответствии со своими целями. Специалисты рассматривают инжиниринг бизнеса как общее понятие, включающее реинжиниринг бизнес-процессов и усовершенствование бизнеса.

Реинжиниринг— создание принципиально новых бизнес-процессов, резко повышающих эффективность деятельности предприятия. Применяемые методы характеризуются радикальным характером преобразований, перестройкой бизнес-процессов как бы с чистого листа, единовременным осуществлением преобразований, применением "продвинутых" информационных технологий, высоким риском проводимых изменений.

Усовершенствование бизнеса— постепенное улучшение различных аспектов бизнеса, включая виды деятельности, содержание существующих бизнес-процессов, организационную и управленческую структуры. Усовершенствование проводится постепенно, в основном на уровне функций, каждодневно в отличие от реинжиниринга, проводимого единовременно, например раз в несколько лет.

В основе бизнеса лежат бизнес-операции (предмет занятий бизнесмена — осуществление бизнес-операций).

БИЗНЕС-ОПЕРАЦИЯ— совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Бизнес-операция обычно начинается с производства или закупки партии товара по заранее намеченному плану действий и завершается продажей товара и получением прибыли.

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС— совокупность бизнес-операций, множество внутренних видов деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству.

На рис. 4.3.1 проиллюстрировано представление бизнес-процесса.

Проект по реинжинирингу бизнеса обычно включает следующие четыре этапа:

1. Разработка образа будущей компании. На этом этапе компания выстраивает картину того, как следует развивать бизнес, чтобы достичь стратегических целей.

2. Анализ существующего бизнеса. Проводится исследование компании и составляются схемы ее функционирования в настоящий момент.

3. Разработка нового бизнеса. Разрабатываются новые и (или) измененные процессы и поддерживающая их информационная система. Выполняются прототипирование и тестирование новых процессов.

4. Внедрение нового бизнеса. На этом этапе новый проект внедряется в бизнес.

Реинжиниринг предполагает использование новейших информационных технологий для достижения совершенно новых деловых целей.

Основные принципы переосмысления и реинжиниринга бизнес-процессовсостоят в следующем:

• несколько работ объединяются в одну. В современных условиях функционирования предприятия большая часть времени тратится не на саму работу, а на взаимодействие между работами, при этом такое взаимодействие чаще всего является непродуктивным, не добавляющим стоимости. Интегрирование нескольких работ осуществляется в целях уменьшения интерфейсов между различными работами, сокращения времени на ожидания и другие неэффективные процедуры;

• исполнители самостоятельно принимают решения. Этот принцип позволяет минимизировать количество вертикальных взаимодействий по процессу;

• работы по процессу выполняются в их естественном порядке. Реинжиниринг стремится не накладывать на процесс дополнительных требований, например, связанных с организационной структурой или устоявшейся линейной технологией;

• работа выполняется там, где это наиболее целесообразно. Организационная структура или организационные границы предприятия не должны накладывать жестких ограничений на процесс. Распределение функций должно происходить в зависимости от процесса и необходимости его эффективного исполнения, а не от некогда закрепленных обязанностей. Если сотрудникам отдела маркетинга удобнее самим закупать для себя канцелярские принадлежности или оборудование, то нет необходимости поручать это другим подразделениям. При этом следует активно вовлекать в процесс как его клиентов, так и поставщиков, которые традиционно рассматриваются за рамками проекта. Такие решения часто применяются в рамках методики "точно в срок" (Just-In-Time Manufacturing);

• процессы имеют различные варианты исполнения. Вместо жестких и неадаптивных процессов внедряются процессы, ориентированные на максимальное число возможных случаев их реализации. Каждый вариант процесса выполняется в зависимости от сложившейся ситуации;

• следует уменьшать количество входов в процессы. Огромное количество времени тратится на сопоставление и сведение разных форм представления одного и того же. Заявления на отпуск сопоставляются с отгулами, заявки на закупку — со счетами-фактурами, записи об отсутствии на работе по болезни — с бюллетенями и т.д. Из-за всего этого необходимы многочисленные сверки, создается путаница в процессе. Для усовершенствования процесса следует просто убирать те входы, которые нужно сопоставлять с другими входами;

• снижение доли работ по проверке и контролю. Операции по проверке и контролю не добавляют стоимости. Поэтому следует трезво оценить их стоимость по сравнению со стоимостью возможной ошибки, предотвратить или устранить которую они обязаны;

• снижение доли согласования. Согласования — это еще один вариант работ, не добавляющих стоимости. Требуется минимизировать эти работы путем сокращения точек внешнего (по отношению к процессу) контакта;

• ответственный менеджер является единственным контактным лицом по процессу. Менеджер взаимодействует с заказчиком по всем вопросам, связанным с процессом. Для этого менеджер должен иметь доступ ко всем информационным системам, используемым в этом процессе, и ко всем исполнителям;

• сочетание централизованных и децентрализованных операций. Современные информационные технологии позволяют регламентировать деятельность подразделений, одновременно централизовывать и децентрализовывать отдельные операции. Централизация может быть осуществлена путем агрегирования информации и разграничения прав доступа к ней. Децентрализация может поддерживаться административно.

Последствия реинжиниринга бизнес-процессовзаключаются в следующем:

• происходит переход от функциональной структуры подразделений к так называемой проектной. Такая горизонтальная структура позволяет решить проблему несогласованности и часто даже противоречий между целями деятельности различных функциональных подразделений;

• работа исполнителя становится многоплановой. Происходит рост разнообразия работы исполнителя, что само по себе может стать значительным фактором мотивации его труда;

• вместо контролируемого выполнения заданий сотрудники принимают самостоятельные решения и самостоятельно выбирают возможные варианты достижения целей;

• изменяются требования к подготовке сотрудников: от краткосрочных курсов до профессионального образования;

• изменяется оценка эффективности работы и оплаты труда: от оценки деятельности к оценке результата. После проведения реинжиниринга команда процесса отвечает за результаты процесса, и в этом случае компания может измерить эффективность работы команды и оплатить ее в соответствии с полученным результатом;

• изменяется критерий продвижения в должности: от эффективности выполнения работы к способности выполнять работу. В новых условиях следует четко провести различия между продвижением сотрудника по службе и эффективностью его работы;

• целью исполнителя становится удовлетворение потребностей клиента, а не удовлетворение потребностей непосредственных начальников;

• изменяются функции менеджеров: от контролирующих к тренерским. Усложнение работ, выполняемых исполнителями, приводит к тому, что менеджер меньше контролирует ход выполнения процесса. Команда процесса полностью отвечает за его результаты, а управляющие воздействия на исполнителей со стороны менеджеров минимизируются. Функции менеджера изменяются, они состоят теперь не в выдаче управляющих и контролирующих воздействий, а в помощи членам команды в решении
проблем, возникающих у них в ходе выполнения процесса;

• организационная структура новой компании становится более горизонтальной, более плоской, что позволяет ориентировать организацию не на функции, а на процессы: устраняет большое количество уровней управления;

• изменяются административные функции: от секретарских к лидирующим. Одним из последствий реинжиниринга является изменение роли высшего руководства. Уменьшение уровней управления приближает руководство к непосредственным исполнителям и клиентам.

BPR-проект является достаточно рисковым предприятием. Экспертные оценки показывают, что около 50% проектов заканчивались неудачей. Поэтому при реализации проектов по реинжинирингу следует прогнозиро­вать причины удач и неудач.

4.4. АВС/АВМ-методологии

Методология АВС/АВМ возникла на базе бухгалтерского учета как система управления стоимостью. Поскольку затраты — существенный фактор реструктуризации, данная методология является важным элементом этих процессов.

АВС-метод— это метод определения стоимости и других характеристик изделий, услуг и потребителей, использующий в качестве основы функции и ресурсы, задействованные в производстве, маркетинге, продаже, доставке, технической поддержке, оказании услуг, обслуживании клиентов.

Суть метода — в определении затрат на выполнение работ (функций) на основе ресурсов, необходимых для их выполнения, и затрат на стоимостные объекты на основе использованных ими функций.

Выделяются три упомянутые выше группы объектов: ресурсы, функции и стоимостные объекты; продукция, товары, услуги. Итоговая стоимость каждой функции представляет собой сумму отдельных стоимостных элементов; функции могут образовывать иерархическую структуру и группироваться в функциональные центры. В совокупности эти объекты и их взаимосвязи образуют АВС-модель.

ABC-методология позволяет осуществить комплексный анализ производственных операций компании, проанализировать их составляющие и определить, какие работы, процессы создают стоимость. Результат — точное определение рентабельности предприятия, каждого вида продукции, организационной единицы. Это позволяет определить дальнейшие направления реструктуризации.

4.5. Методы "точно в срок"

Термин "точно в срок" (Just-in-Time) обозначает такую производственную систему, в которой материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия и все ресурсы, необходимые для получения продукции, поставляются ровно в тот момент и в таких количествах, какие необходимы для сиюминутного выполнения всех работ на всех производственных местах и выпуска продукции в соответствии с производственной программой. Хотя идея такого производства проста и ее преимущества достаточно очевидны, до недавнего времени она была недоступна большинству. Главные причины этого легко понять — они заключаются в сложности обеспечения двух очевидно необходимых условий такого производства:

• во-первых, требуются точность и согласованность поставок всего необходимого для производства во времени и в пространстве (в нужное время, в нужное место), требуется безотказный самонастраивающийся механизм таких поставок;

• во-вторых, все поставляемые компоненты производства должны быть бездефектными, иначе вся эта синхронная система моментально разрушается.

Отсюда вывод: производство "точно в срок" возможно, только когда решена проблема обеспечения качества. Качество — первый этап организации системы, то, без чего она не будет ни производительной, ни эффективной.

В настоящее время Япония — практически единственная страна, где широко применяется система "точно в срок". Пионером была японская автомобильная компания "Toyota". Для сравнения: в 80-х годах XX в. среднегодовая стоимость материально-производственных запасов в фирме "Toyota" составляла 40-50 долл. на один автомобиль, а на заводах концерна "General Motors" - 500-600 долл. Это связано в первую очередь с тем, что японцы отдали много сил отработке как раз первого этапа и добились здесь успеха. И только на основе гарантии выполнения всех требований к этому первому этапу имеет смысл переходить к организации второго - "управлению количеством", т.е. к налаживанию системы синхронной доставки всего необходимого к рабочим местам.