Контроль как функция управления

1. Контроль как функция менеджмента

2. Виды и этапы управленческого контроля

3. Контроль качества продукции

1. Контроль как функция менеджмента

Контроль это деятельность руководителей предприятия и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.

Необходимость контроля обусловлена следующими обстоятельствами:

• потребность организации процесса производства в соответствии с имеющимися резервами и ресурсами;

• требования потребителей к качеству, стандарту и сертификации выпускаемой продукции;

• изменяющиеся внутренние и внешние условия производства, необходимость выявления тенденций из изменяющегося спроса и предложения продукции;

• формирование базы данных для дальнейшего планирования расходования материальных и финансовых средств, совершенствования нормативных показателей по труду;

• современное вмешательство в производственный процесс при отклонениях от принятых норм и нормативов и др.

Контролю подлежит всё, что принимает прямое и опосредованное участие в производственной деятельности работников. Бесконтрольность порождает целый ряд негативных последствий. В любой организации не должно быть работников, вышедших из под контроля, какой бы высокий пост они не занимали, начиная от президента, председателя совета директоров, генерального директора вплоть до рядовых исполнителей. Контролю подлежат все технические и технологические условия производства: здания, сооружения, коммуникации, машины, станки, оборудование, приборы и инструменты, техническая и технологическая документация, сырьё, комплектующие детали и т.п. обязательным и систематическим должен быть контроль финансовой деятельности предприятия, кадровых органов и всех других отделов и служб. Контроль должен отвечать следующим требования:

1. Контроль должен быть всеохватывающим, но не мелочным, ненавязчивым, не тотальным и не вызывать у подчинённых чувства неприязни к контролирующим.

2. Контроль должен быть тщательно спланирован, в планах необходимо определить приоритеты и чётко выразить стратегическую направленность контроля.

3. Контроль осуществляется не ради самого контроля или «подсиживания» сотрудников, а ради получения результатов, важных для улучшения работы или показателей, снижения издержек производства и улучшения качества продукции.

4. Контроль необходимо осуществлять своевременно и эффективно, что подразумевает получение сведений об объекте или субъекте контроля ко времени и месту, а также конкретные предложения по его итогам.

5. Система контроля не должна быть дорогостоящей, нельзя отвлекать на его проведение большое количество работников от их непосредственной деятельности.

Менеджер, осуществляющий контроль обязан учитывать человеческий фактор. Он должен стремиться к объективности, доброжелательности, избегать скрытости и заботиться об улучшении морально-психологического климата в коллективе. Контролирующий всегда должен помнить, что лучше самих работников данного отдела, цеха или службы дело никто не знает, поэтому важно привлечь на свою сторону всех, имеющих отношение к контролируемому вопросу.

Организуя контроль менеджер обязан не мешать основной деятельности предприятия, если контроль не предполагает остановки процесса производства.

Перед менеджерами всегда стоит задача: как использовать полученные данные и результаты для повышения эффективности работы предприятия, роста производительности труда и снижения издержек?

Кроме руководителей данного предприятия, ОТК и его работников, контроль может осуществляться контролирующими службами государства (ГИБДД, налоговая инспекция, судебные исполнители, пожарная инспекция, организация охраны окружающей среды и др.). К работе по контролю и анализу хозяйственной деятельности могут привлекаться независимые эксперты, аудиторские фирмы, специалисты из других организаций и предприятий.

2. Виды и этапы управленческого контроля

Контроль бывает предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы – средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.

Предварительному контролю подлежат техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.

Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.

Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определённый вид деятельности.

Текущий контроль. Применяются два вида текущего контроля – стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вносится соответствующие коррективы в ход производственного процесса.

Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершённого строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.

Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль. Суть его состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объёмах и кем он осуществляется.

Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.

Контроль, как правило, проводится в несколько этапов;

1) определение необходимых критериев контроля, сроков и методов его осуществления;

2) создание математической или графической модели процесса контроля над потоками ресурсов и резервов и установление «точек контроля»;

3) получение информации (снятие информации), анализ данных и выявление причин отклонений;

4) корректировка на основе полученной информации.

3. Контроль качества продукции

Общая задача, которая стоит перед менеджерами предприятия, состоит в обеспечении продления жизненного цикла продукции и поддержании на неё спроса на достаточно высоком уровне. Во многом решить её помогает контроль качества продукции. В практике данная проблема является составной частью большой и сложной работы по стандартизации, сертификации и управлению качеством.

Под качеством продукции исследователи подразумевают: выполнение продукцией требуемых функций; экономически оправданную цену за данное изделие; экономически выгодные издержки на эксплуатацию этой продукции; защиту окружающей среды на всех стадиях производства и эксплуатации; предотвращение опасных ситуаций в ходе эксплуатации продукции; обеспечение условий для сбыта и оказание услуг после её продажи.

К расходам по управлению качеством относятся следующие:

1) связанные с непосредственным созданием продукции и влияющие на её себестоимость;

2) направленные на улучшение продукции и продвижение её на рынок;

3) связанные с сертификацией продукции, оплатой разработки и оценкой систем качества на самом предприятии, а также с закреплением на потребительском рынке и конкуренцией.

Контроль качества состоит из нескольких подвидов:

- входной контроль

- контроль самого производства

- окончательный (заключительный) контроль

- контроль качества при выполнении монтажа вне предприятия

- приёмочный контроль, проведение экспертизы

- лабораторный контроль

- оформление контрольной документации.

Важным условием конкурентоспособности продукции является не только высокое качество, но и постоянное снижение издержек производства, а следовательно, и возможность снижения цен на неё.

Контроль качества может осуществляться методом выборки и методом сбора данных. Затем составляются два вида отчётов: в первом даётся характеристика проблемных областей производственного процесса, во втором представляются более конкретные вопросы, требующие корректирующих мер и непосредственной работы исполнителей. Полученная в результате контроля информация должна обеспечить соответствующих специалистов необходимыми данными для конкретной работы.

Тема 9. Методы менеджмента

Методы менеджмента

Тема 10. Управленческие решения

1. Управленческие проблемы и причины их возникновения

2.Решение проблем

3. Методы принятия решений и их реализация

1. Управленческие проблемы и причины их возникновения

Управленческая проблема представляет собой сложный вопрос, задачу, требующую своего уяснения, изучения, оценки и решения. Проблемы всегда имеют определённое содержание, возникают в своё время и на своём месте, вокруг них всегда есть круг лиц или организаций, их порождающих, однако предприятие не останавливается из-за этого в развитии. Меняется соотношение его внутренних переменных, изменяется внешнее окружение, и в результате, естественно, возникают сложные вопросы, которые необходимо решать. Здесь имеется причинно-следственная связь. Н-р, изменились ставки налогов, устарела технология и т.п.

Чтобы уяснить причины возникновения проблем, необходим причинно-следственный анализ. В ходе его проведения можно обнаружить истинные причины, отсеять побочные, неглавные, глубоко изучить и оценить ситуацию. Тем самым будет подготовлена предпосылка к принятию необходимого решения.

Управленческие проблемы классифицируются по следующим признакам:

- степень важности и срочности

- масштабы последствий, в случае принятия или непринятия решений, и численность организаций и лиц, которых затрагивают данные проблемы

- возможность решения проблемы с наименьшими затратами и в оптимальные сроки

- степень риска, связанного с решением данной проблемы, и возможность возникновения новых проблем на этой основе

- степень структуризации и формализации, возможность выражать проблему в количественных и качественных показателях и т.п.

Кроме того, проблемы могут различаться по способам их разработки:

1. Безальтернативный, когда путь решения проблем только один, других вариантов решения нет

2. Бинарный и многовариантный, когда проблему можно решить двумя и более способами

3. Комбинированный способ, его применяют в случае, когда ни один из способов не может дать положительного ответа на вопрос, как разрешить проблему. Его суть заключается в том, что проводится комбинирование отдельных частей и способов решения проблем, не противоречащих друг другу. В целом это основа для последующего поэтапного решения проблемы.

Сроки решения проблем делятся на:

• Стратегические

• Тактические

• Долго- средне- и краткосрочные,

• По уровням руководства – высшего, среднего и низового звеньев управления

Каждый менеджер в любой организации с первых шагов своей деятельности встречается с массой проблем. Они могут быть маленькими и большими, разрешимыми или неразрешимыми, крайне опасными и не очень. Причина их возникновения кроется в самой работе людей. Управленческие проблемы возникают вследствие нежелательных явлений внутреннего или внешнего свойства, получения результатов работы, отличающегося от запланированного, ошибочных действий руководства и рядовых исполнителей и т.п.

2.Решение проблем

Решение - это волевое воздействие человека на объект управления для разрешения проблемы, выбор альтернативы для достижения поставленной цели. Виды решений, как правило, совпадают с видами проблем. Если проблема носит стратегический характер, то и решение должно быть стратегическим, если проблема текущая, краткосрочная, то и решение должно быть аналогичным.

Решение стратегических проблем относится к разряду инициативных, идущих от высшего руководства к исполнителям низших звеньев управления. В этом случае высшее руководство берёт на себя инициативу и ответственность за принятые решения стратегического характера. Примером может служить направление инвестиций (капиталовложений) на перспективное развитие производства нового вида изделий, решение о расширении производства или, напротив, о свёртывании дел.

Решение тактических проблем – это дело средних звеньев руководства. На основе предписаний «сверху» они планируют решения проблем в среднесрочных планах и выполняют краткосрочные задачи. Низовые звенья управления решают проблемы исходя из устных распоряжений, указаний или письменных приказов.

Текущие проблемы каждодневного характера, так называемая рутинная работа, занимают основное время низовых звеньев управления. От решения данных проблем среднее звено руководства и особенно высшие руководители по возможности должны быть освобождены.

Решение проблем классифицируется по ряду признаков: степень обязательности исполнения, функциональное назначение, способ принятия, сфера реализации.

По степени обязательности решения могут быть директивными, они принимаются высшим руководством и обязательны к исполнению для нижестоящих структур. Рекомендательные решения разрабатываются совещательными органами. Их исполнение желательно, но не обязательно. Ориентирующие решения принимаются руководством для координации работы нижестоящих управленческих структур, которые действуют автономно.

По функциональному назначению выделяют организационные, координирующие, регулирующие, активизирующие и контролирующие ход выполнения решений. Н-р, предписывающие способ действия и методы решения проблем, распределяющие работу между исполнителями, по проведению контроля, проверок, подготовке нормативных документов.

По способу принятия выделяются решения выборочные и систематические. К первым относятся решения одного или нескольких вопросов данной проблемы, ко вторым – решения, охватывающие проблему целиком во всей её многосложности и взаимосвязи.

По сфере реализации решения связаны с той областью деятельности, которой порождена проблема и от решения которой зависит дальнейший ход дела в данной сфере. Это может быть производство, финансы, сбыт, поставки, кадры, НИОКР и др.

Решения классифицируются также на принятые единолично или коллективно, на общие и специальные, на запрограммированные и не запрограммированные, на закрытые и для общего пользования и т.д.

Принятие решений сопряжено с определённой степенью риска. Работа в условиях неопределённости, нестабильности, постоянно меняющейся обстановки считается нормальной для менеджера. По этому он действует на основе имеющейся в его распоряжении информации, которая не всегда соответствует действительному положению дел. В таких условиях он вынужден действовать на удачу, в надеже на благоприятный исход, ввиду чего возрастает угроза ухудшения деятельности руководимого им предприятия, полной или частичной утрате материальных, финансовых или людских резервов и ресурсов, а также потери имиджа.

В практике менеджмента разработаны насколько вариантов комплексной оценки риска в ходе решения проблем. Правилом здесь является то, что общая сумма риска равна сумме частных рисков, а частный риск равен нормативной минимальной ставке с поправкой на каждый элемент риска (скидкой или добавкой). С точки зрения риска, критерий может быть таким: «Рассчитывай на худшее» - Вальда; «Рассчитывай на лучшее» - Сэвиджа, «Ориентируйся на лучшее» - Лапласа, «Компромисс» - Гурвица.

3. Методы принятия решений и их реализация

Процесс принятия решений составляет один из центральных пунктов управленческой деятельности. Научные исследования и практический опыт свидетельствуют, что рациональной решения и практический опыт свидетельствуют, что рациональное решение проблем возможно тогда, когда руководители следуют общепринятым методам работы в этой области. К ним относят, прежде всего научный метод, суть которого состоит в том, что путём наблюдения, сбора и обработки информации формулируется гипотеза (предположение) о самой проблеме и возможных подходах к её решению.

Во-вторых, научный метод даёт системную ориентацию, т.е. выявляют взаимосвязи данной проблемы с внешним окружением и внутренними переменными самой организации. Выявленные взаимосвязи позволяют наиболее полно представить причины возникновения проблемы и увидеть её основу. Такой подход даёт возможность бороться не с последствиями, порождёнными проблемой, а непосредственно с её причинами возникновения, предпринять действия, исключающие повторение нежелательных явлений.

В-третьих, научный метод пользуется математическим моделированием. К нему обращаются в наиболее сложных случаях, не позволяющих диагностировать проблему и подготовить решение без дополнительного количественно-качественного анализа, лишь на основе причинно-следственной оценки. Метод математического моделирования применяется также, когда в реальности невозможно провести тот или иной эксперимент хода развития события или явления.

Для менеджеров, занятых хозяйственной деятельностью важное значение имеет метод экономического анализа. Он, по сути является одной из форм построения модели. Экономический анализ включает методы оценки экономических показателей работы предприятия, издержек, рентабельности, движения денежных средств, уровень спроса и др. Примером может служить модель, в основе которой лежит определение точки самоокупаемости, анализ безубыточности работы. Метод принятия решений здесь связан с определением точки, когда суммарный доход сравняется с общими расходами, т.е. когда работа предприятия перестанет быть убыточной, и начинает приносить прибыль.

Многие исследователи полагают, что оптимальной деятельности предприятия способствуют принятые и реализованные рациональные решения. В основе разработки рационального решения проблемы лежит объективный и многосторонний анализ условий, в которых предприятие действует в каждый период времени, а также тенденции, которые будут иметь место в дальнейшем.

Этот анализ протекает по этапам от начала возникновения проблемы до полного устранения и получения позитивного результата.

Первый этап содержит анализ ситуации, в рамках которой обнаружились симптомы или признаки возникающей проблемы. Если данный процесс удалось обнаружить на ранних стадиях, то возможностей предотвращения негативного развития событий значительно больше. Работа на данном этапе ведётся в так называемом проблемном поле, где выявляются и формулируются возникшие перед предприятием проблемы.

На втором этапе проводится анализ самой проблемы. Затягивать его нельзя, так как может быть упущено драгоценное время для решения проблемы. Однако оставлять неясности в этом анализе недопустимо, ибо могут «всплыть» новые причины, породившие проблему. Всегда необходимо разобраться в проблеме до конца и точно её сформулировать.

Третий этап – выявление факторов, ограничивающих принятие рационального решения данной проблемы. Среди этих факторов могут быть как внутренние, так и внешние. Внутренние могут касаться личности руководителей, принимающих решения. Часто менеджер уравновешенный, спокойный, критически настроенный к себе принимает осторожные решения. Недоверчивые, скептически настроенные люди склонны принимать инертные решения, быстрые, подвижные – холерики – могут принять импульсивные и весьма рискованные решения.

На четвёртом этапе выработки рационального решения осуществляются определение, оценка и выбор альтернативы из имеющихся вариантов. Сначала формулируются все возможные в данном случае альтернативы и из них выбираются наиболее реальные. Здесь главное – найти оптимальный вариант, позволяющий решить проблему. Научный подход к выбору альтернатив предполагает наличие некоего стандарта или критериев, с помощью которых устанавливается приемлемость данного варианта решения проблемы для её разработчика и исполнителей. Как правило, менеджеры ориентируются на решение, удовлетворяющее все заинтересованные в разрешении этой проблемы стороны.

Пятый этап – это согласование решения с исполнителями и всеми заинтересованными сотрудниками. Оно осуществляется путём визирования документа (приказа), предписывающего исполнение решения данной проблемы.

И, наконец, заключительный шестой этап – это утверждение решения высшим руководителем предприятия. Такая процедура является обязательной, если для реализации решения требуется израсходовать материальные, денежные и людские ресурсы и резервы. Тот, кто несёт ответственность за эти средства, тот и утверждает решение. После этого начинается реализация рационального решения.

Важность выработки и принятия рационального решения проблемы несомненны. Но это лишь первый, хотя и определяющий шаг менеджера. Решение ещё необходимо выполнить. Реализация решения осуществляется с большой долей вероятности, быстрее и с инициативой, тогда, когда в процессе его выработки и принятия участвовали исполнители, тем более, если они вносили свои предложения и отбирали наиболее приемлемый вариант.

Ход реализации управленческого решения начинается с планирования или составления графика работ по реализации. В плане реализации решения проблемы предусматриваются конкретные исполнители, ответственные за отдельные участки или объёмы работ, сроки и способы достижения желаемых результатов, необходимые материальные и финансовые средства. Планом должен быть предусмотрен также контроль за ходом выполнения решения и итоговый контроль после снятия проблемы.

К методам решения проблем следует отнести, прежде всего, практическую целесообразность всего комплекса работ. Они должны быть экономичны, без лишних расходов, чтобы доход от полученных результатов решения проблемы превосходил сделанные затраты. Методы решения поблеем должны быть надёжными, безошибочными и точными.

В ходе реализации решения важно установить обратную связь между исполнителями и руководителем, ответственным за решение проблемы.В целом процесс принятия и реализации решения можно проследить следующим образом:

1) принятие решения

2) сообщение о решении

3) реализация решения

4) установление обратной связи

5) оценка результатов

В ходе реализации решения иногда возникают ситуации, меняющие первоначальные планы. Тогда необходима корректировка действий, а иногда и отмена устаревших распоряжений, если обстоятельства изменились коренным образом. Используя обратную связь, руководитель может быстро реагировать на произошедшие изменения и принять иные, соответствующие обстановке решения. Иногда бывают обстоятельства, когда они вынуждены принимать нестандартные решения. Успех дела здесь может быть достигнут лишь благодаря огромному опыту, знаниям и интуиции руководителя. Нестандартные решения часто вызывают возражения и сопротивления консервативно настроенных специалистов, ведь ими проведён анализ проблемы, изучены и отобраны альтернативы, построены математические модели и т.п. но опытный менеджер может настоять на своём и в конечном итоге, если его доводы не были авантюрой, он оказывается прав.