Стоимостной анализ и свойства, определяемые пользователем

Для того чтобы определить качество созданной модели с точки зрения эффективно­сти бизнес-процессов, необходима система метрики, то есть качество следует оценивать количественно.

BPwin предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели - стоимостной анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP). ABC является широко распространенной методикой, используемой между­народными корпорациями и государственными организациями (в том чис­ле Департаментом обороны США) для идентификации истинных движите­лей затрат в организации.

Стоимостной анализ представляет собой соглашение об учете, исполь­зуемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. Стоимостной анализ основан на модели работ, потому что количественная оценка невозможна без детального понимания функ­циональности предприятия. Обычно АВС применяется для того, чтобы по­нять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Reengineering, BPR). С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентифика­ция работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучше­ны в первую очередь), обеспечение менеджеров финансовой мерой пред­лагаемых изменений т. д.

АВС может проводиться только тогда, когда модель работы последова­тельная (следует синтаксическим правилам IDEFO), корректная (отражает бизнес), полная (охватывает всю рассматриваемую область) и стабильная (проходит цикл экспертизы без изменений), другими словами, создание модели работы закончено.

АВС включает следующие основные понятия:

• объект затрат - причина, по которой работа выполняется, обычно, ос­новной выход работы, стоимость работ есть суммарная стоимость объ­ектов затрат.

• движитель затрат - характеристики входов и управлений работы, которые влияют на то, как выполняет­ся и как долго длится работа;

• центры затрат, которые можно трактовать как статьи расхода.

При проведении стоимостного анализа в BPwin сначала задаются еди­ницы измерения времени и денег. Для задания единиц измерения следует вызвать диалог Model Properties (меню Edit/Model Properties), закладка АВС Units.

Если в списке выбора отсутствует необходимая валюта (например, рубль), ее можно добавить. Символ валюты по умолчанию берется из на­строек Windows. Диапазон измерения времени в списке Unit of measurment достаточен для большинства случаев - от секунд до лет.

Затем описываются центры затрат (cost centers). Для внесения центров затрат необходимо вызвать диалог Cost Center Editor (меню Edit/ABC Cost Centers).

Каждому центру затрат следует дать подробное описание в окне Definition. Список центров затрат упорядочен. Порядок в списке можно менять при помощи стрелок, расположенных справа от списка. Задание определенной последовательности центров затрат в списке, во-первых, об­легчает последующую работу при присвоении стоимости работам, а во-вторых, имеет значение при использовании единых стандартных отчетов в разных моделях.

Для задания стоимости работы (для каждой работы на диаграмме де­композиции) следует щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и на всплывающем меню выбрать Cost Editor. В диалоге Activity Cost указывается частота проведения данной работы в рамках общего процесса (окно Frequency) и продолжительность (Duration). Затем следует выбрать в списке один из центров затрат и в окне Cost задать его стоимость. Анало­гично назначаются суммы по каждому центру затрат, то есть задается стои­мость каждой работы по каждой статье расхода. Если в процессе назначе­ния стоимости возникает необходимость внесения дополнительных центров затрат, диалог Cost Center Editor вызывается прямо из диалога Activity Cost соответствующей кнопкой.

Общие затраты по работе рассчитываются как сумма по всем центрам затрат. При вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы снача­ла вычисляется произведение затрат дочерней работы на частоту работы (число раз, которое работа выполняется в рамках проведения родительской работы), затем результаты складываются. Если во всех работах модели включен режим Compute from Decompositions, подобные вычисления авто­матически проводятся по всей иерархии работ снизу вверх.

Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если ра­боты выполняются последовательно. Встроенные возможности BPwin по­зволяют разрабатывать упрощенные модели стоимости, которые тем не ме­нее оказываются чрезвычайно полезными при предварительной оценке за­трат. Если схема выполнения более сложная (например, работы произво­дятся альтернативно), можно отказаться от подсчета и задать итоговые суммы для каждой работы вручную (Override Decompositions). В этом слу­чае результаты расчетов с нижних уровней декомпозиции будут игнориро­ваться, при расчетах на верхних уровнях будет учитываться сумма, заданная вручную. На любом уровне результаты расчетов сохраняются независимо от выбранного режима, поэтому при выключении опции Override Decompositions расчет снизу вверх производится обычным образом.

Результаты стоимостного анализа наглядно представляются на специ­альном отчете BPwin - Activity Cost Report (меню Report/Activity Cost Report). Отчет позволяет документировать имя, номер, определение и стои­мость работ, как суммарную, так и раздельно по центрам затрат.

Результаты отображаются и непосредственно на диаграммах. В левом нижнем углу прямоугольника работы может показываться либо стоимость (по умолчанию), либо продолжительность, либо частота проведения рабо­ты. Настройка отображения осуществляется в диалоге Model Properties (меню Edit/Model Properties), закладка Display, ABC Data, ABC Units.

АВС позволяет оценить стоимостные и временные характеристики сис­темы. Если стоимостных показателей недостаточно, имеется возможность внесения собственных метрик - свойств, определенных пользователем (User Defined Properties, UDP). UDP позволяют провести дополнительный ана­лиз, хотя и без суммирующих подсчетов.

Для описания UDP служит диалог User-Defined Property Name Editor (меню Edit/UDP Definition). В верхнем окне диалога вносится имя UDP, в списке выбора Datatype описывается тип свойства. Имеется возможность задания 18 различных типов UDP, в том числе управляющих команд и массивов, объединенных по категориям. Для внесения категории следует задать имя категории в окне New Category/Member и щелкнуть по кнопке Add Category. Для присвоения свойства категории необходимо вы­брать UDP из списка, затем категорию из списка категорий и щелкнуть по кнопке Update. Одна категория может объединять несколько свойств, в то же время одно свойство может входить в несколько категорий. Свойство типа List может содержать массив предварительно определенных значений. Для определения области значений UDP типа List следует задать значение свойства в окне New Category/Member и щелкнуть по кнопке Add Member. Значения из списка можно редактировать и удалять.

Например, категория "Загрязнение окружающей среды" может объеди­нять свойство "загрязнение воды" типа Real Number и свойство "загрязне­ние воздуха" типа Integer List с предварительно определенной областью значений (1, 2, 3, 4, 5).

Кнопка Categories служит для задания фильтра по категориям UDP. По умолчанию в списке показываются свойства всех категорий

Результат задания можно проанализировать в отчете Diagram Object Report (меню Report/Diagram Object Report).

В левом нижнем углу диалога настройки отчета показывается список UDP. С помощью кнопки Activity Categories можно установить фильтр по категориям.