Структура прес-релізу

Оскільки прес-реліз належить до матеріалів, які є новиною, то він має чітко передавати важливу інформацію про подію, час і дату його проведення, учасників заходу тощо.

Прес-реліз повинен обов'язково мати хороший заголовок, лід (перший абзац) і текст.

Хороший заголовоккороткий, але ємний, він повинен зацікавити читача, але не бути кричущим, як у статтях «жовтої преси», і при цьому має виділятися серед сотень подібних, які доводиться читати людині щодня. Людям, у яких мало часу, немає необхідності читати весь лист, досить ознайомитися з заголовком, щоб зрозуміти, чи вартий уваги даний лист, або його можна просто видалити, як звичайний спам.

Лід– це перший абзац, який відображає основну ідею всього тексту та його суть. Зазвичай, перший абзац відповідає на питання хто?, що?, складається з 2-3 речень).

Основна мета тексту - всесторонньо, детально розкрити тему та дати відповіді на запитання з ліда, описати деталі. Інформація подається простою доступною мовою, щоб людина, яка не розбирається в тематиці діяльності Вашої компанії, мала зрозуміти, про що йдеться і чи може це його зацікавити. Не бажано використовувати велику кількість професійних термінів, адже «непосвяченому» читачеві вони будуть просто незрозумілі. Хороший текст прес-релізу повинен утримати читача і викликати бажання розповісти про подію іншим людям, надрукувати цю новину чи прийти на захід. Текст не повинен містити яскраво виділену рекламу з використанням прикметників найвищого ступеня. Доречно буде розповісти про відомих особистостей, які братимуть участь у заході або які мають відношення до компанії.

Прес-реліз закінчується 1-2 абзацами, у яких стисло описується компанія, її історія, продукція, послуги чи проект, якому присвячено прес-реліз, та контактною інформацією (адреса, телефон, факс, сайт та ін.).

Існують вимоги щодо стилістичного синтаксичного і оформлення прес-релізу. Він не має подавати суб’єктивну оцінку чи інформацію рекламного характеру, тому що прес-реліз поєднує рекламу й редакційні матеріали. Мета реклами – переконати купити продукт, послугу або привернути увагу споживача, а прес-реліз продає ідею.

Обсяг прес-релізу не повинен перевищувати двох сторінок та інформувати тільки про одну новину. Інформація має відповідати вимогам цільової аудиторії. Оскільки ця аудиторія – журналісти, то інформація має розміщуватись у вигляді «перевернутої піраміди», тобто від найголовнішого до менш головного.

Прес-реліз має бути виконаний в одному стилі. Тон повинен бути нейтральним і об’єктивним. Слід уникати емоційно-забарвлених слів і зворотів. Обмежено вживати займенники я, ми, ти, нас, наш, мій. Варто використовувати цитати, уникати мовних кліше. Слід використовувати активні дієслова. Кожний абзац повинен бути логічно самостійним і завершеним.

Вимоги до оформлення прес-релізу:

Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами, адресою електронної пошти), можна також розробити спеціальний бланк для прес-релізу. Друкувати текст прес-релізу можна на фірмовому бланку, але враховуйте, що складні логотипи погано передаються через факс, тому фірмовий бланк доречний при традиційному пересиланні поштою або в електронному вигляді. В кінці тексту, в нижньому лівому куті аркуша вкажіть ще раз день і час, адресу проведення заходу, телефони, факси та компанії, щоб зацікавлені особи могли передзвонити чи написати і уточнити деталі.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими буквами (кегль - 14), а через подвійний інтервал – текст (кегль - 12) з інтервалом 1,5.

Документ друкують, дотримуючись берегів: ліве – 30 мм, правий – 15 мм, верхній – 15мм, нижній – 30 мм, лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження далі.

Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома способами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто. Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в тому, що ваш матеріал надійшов.

Переймаючись долею прес-релізу, не будьте надто настирливими, відчувайте міру. Якщо ж ваша інформація з'явилася у пресі, обов'язково зателефонуйте в редакцію і чемно подякуйте: дружні відносини з журналістами - основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.

Зразок 1:

ПРЕС-РЕЛІЗ

Фонд Святослава Вакарчука "Люди майбутнього" вул. Кіквідзе, 14 оф. 27 м.Київ Тел.: 254-15-78