Понятие и классификация учётных регистров

Информация которая отражается на счетах бухгалтерского учёта обязательно накапливается и систематизируется. Для этого применяются учётные регистры.

Учётные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Формы регистров разрабатываются Министерством финансов и исполнительными органами власти. Регистры учёта могут вестись в карточках, на отдельных листах – лицевых счетах, накопительных ведомостях, книгах, журналах, в электронном виде на дисках, дискетах, флеш-картах.

Учетные регистры классифицируются по нескольким признакам (рисунок 1).

По внешнему виду учётные регистры делятся на бухгалтерские книги (кассовая книга), карточки (карточки складского учета), свободные листы (ведомости, журналы-ордера).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учётные таблицы (листы бумаги) и, как правило, заключённые в переплёт. Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц. Применение книг часто бывает нецелесообразным, поэтому используют карточки и свободные листы.

Карточки – это отдельные листы, разграфлённые для нужд учёта, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что даёт возможность их хранения в специальных ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Каждая картотека закрепляется за определённым счётным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность их заполнения. Каждая карточка регистрируется в реестре, где ей присваивается порядковый номер. Это позволяет в любой момент проверить наличие карточек.

Свободные листы это разновидность карточек. Только они более тонкие и большей формы. Свободные листы хранятся в специальных папках-регистраторах. В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записи и подсчёта. Это самый распространённый вид учётных регистров.

Рисунок 1 – Классификация учётных регистров

По характеру бухгалтерских записейвыделяют хронологические (регистрационные журналы, кассовая книга), систематические (главная книга), комбинированные регистры (журнал-ордер №1, ведомость №1).

В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Их цель обеспечить контроль за сохранностью документов, поступающих в бухгалтерию. В систематических регистрах происходит группировка хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета. Комбинированные регистры сочетают первые два вида.

По содержанию –синтетические (главная книга) и аналитические (отчет о движении материалов) регистры.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов. Регистры аналитического учёта- аналитических. Регистры аналитического учёта ведут для расшифровки какого-либо синтетического счёта.

По форме –односторонние (карточки складского учёта), двусторонние (журнал-ордер №6), многографные, линейные (журнал-ордер №7), шахматные (шахматная оборотная ведомость).

Односторонние регистры – это различные карточки для учёта материальных ценностей, расчётов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учёт ведется на одном листе. Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учёта в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги, где левая сторона дебет, правая кредит. Многографные используются для отражения дополнительных показателей внутри синтетического или аналитического учёта. Например учёт движения материалов в целом по организации и в разрезе ответственных лиц, для которых отводятся дополнительные графы. Линейные регистры имеют принцип многографных. Только здесь синтетический счёт делится на аналитические счета, где для каждого отводится отдельная строка, а не столбец. Это даёт возможность разделить синтетический счёт на неограниченное количество аналитических счетов. Шашматные регистры – это регистры, где на пересечении строки- дебет и столбца – кредит отражается проводка одной записью.

По способу заполнения– регистры заполненные в ручную и на ЭВМ.