Создание и внедрение информационных систем

Первый шаг при установке или модернизации информационной системы с точки зрения команды программистов или торгового представителя (провайдера) – определение информационных потребностей предприятия.

Выделяются два возможных подхода:

· анализ потребностей клиентов в информации, необходимой для принятия решений и эффективного управления. Обычно задаются следующие вопросы: «В чем состоят Ваши задачи? Что Вам необходимо знать, чтобы выполнить их? Какие решения Вам приходится принимать? Какие данные Вам необходимы для принятия этих решений?»;

· анализ стоящих перед клиентом задач и характера необходимой для их решения информации. На его первой стадии проводится опрос работников предприятия, осуществляется наблюдение за их деятельностью.

На основе полученных в ходе анализа выводов составляется план-схема информационной системы заказчика, на которой отображаются потоки данных и отношения между подразделениями предприятия.

Когда у исполнителя проекта появляется четкое представление об информационных потребностях предприятия, он определяет тип системы, которая способна обеспечить заказчика необходимыми данными. Затем принимается решение о приобретении готовой информационной системы или разработке собственной. Каждый из вариантов имеет свои преимущества и недостатки.

Для удовлетворения разнообразных информационных потребностей предприятий разрабатываются различные пакеты прикладных программ. Они требуют меньших затрат внутренних ресурсов, значительно ускоряют развитие информационных систем, имеют большие возможности в управлении с программными продуктами, которые могут разработать сами предприятия.

Несмотря на привлекательность готовых пакетов прикладных программ, их приобретение сопряжено с определенным риском: функциональности, возможности производителя пакетов прикладных программ, уровня обслуживания пользователя.

Альтернативный вариант – разработка совершенно новых пакетов прикладных программ, отвечающих специфическим требованиям предприятия. Данная работа может выполняться как собственными специалистами, так и сторонними экспертами. Обычно выделяют разработку информационных систем по методам «водопада», эволюционному и инкрементальному /12/.

Метод «водопада» предполагает разделение процесса разработки на стадии, которые следуют одна за другой в строгой последовательности: планирование, анализ, разработка, реализация, внедрение. Недостатки данного подхода: проблема ожиданий пользователей, время, разделение задач.

Эволюционное улучшение характеристик информационных систем позволяет в достаточно сжатые сроки создать работоспособную систему. Успех эволюционного метода во многом зависит от степени взаимопонимания между пользователями и разработчиками.

Инкрементальный метод разработки информационных систем предполагает разделение процесса в целом на несколько подзадач и их решение сотрудниками информационного отдела под лозунгом: «Если Вы не понимаете, что Вы делаете, не перетруждайте себя». При использовании данного метода обычно применяется техника создания рабочей модели (прототипа) информационной системы.

В последнее время все большую популярность приобретает стратегия «управления удобствами», когда предприятие ликвидирует отдел информационных технологий и получает разработку и обслуживание информационных систем независимой компании-подрядчику. За счет этого предприятие сокращает накладные расходы и сосредотачивается на основных видах деятельности.

Итак, решение о выборе программного обеспечения информационных систем определяется корпоративной политикой, доступностью пакета прикладных программ и требованиями предприятия.

Внедрение информационных систем не ограничивается работой программистов или приобретением отвечающих информационным потребностям предприятия пакетов прикладных программ. Информационные системы оказывают влияние на деятельность работников, так и их отношения с руководством. Поэтому внедрение новой информационной системы следует рассматривать с социальной, технической, организационной, экономической и политической точек зрения. Менеджеры, принимающие во внимание все эти факторы, в конечном итоге добиваются успеха в реализации проекта.

Большинство компьютеризированных информационных систем оказывает значительное влияние на деятельность предприятий, так как они изменяют рабочие задачи и уровень навыков, необходимых для их выполнения.

Компьютеризированные информационные системы радикально ускоряют и значительно облегчают выполнение рутинных операций. Установленные в торговой сети системы электронного обмена данными позволяют поддерживать постоянную связь с поставщиками, что приводит к изменению функций отделов закупок, так как размещение заказов производится автоматически. Однако существенно возрастает роль совместного планирования торговых учреждений и поставщиков.

Современные информационные системы позволяют предприятиям децентрализовать одни функции и централизовать другие. Торговые аспекты имеют возможность в любой момент подключиться к корпоративной базе данных и получить информацию о тенденциях, популярных товарах; соответственно повышается уровень обслуживания покупателей. Организуются централизованные продажи по телефону, чем успешно пользуются банки и другие продавцы услуг. Централизация позволяет сократить себестоимость продаж и улучшить конкурентные позиции организации.

Используя информационную систему, менеджмент головного офиса ужесточает контроль над деятельностью дочерних компаний и филиалов, так как оперативно получает всю необходимую информацию и оценивает целесообразность действий руководителя филиала сразу же после их осуществления, не ожидая еженедельного или ежемесячного отчета.

Выделяются следующие основные причины создания неудачных информационных систем:

· неправильное представление о потребностях пользователей;

· требования заказчика приносятся в жертву возможности применения новейшего, но неадекватного конкретной ситуации технического метода;

· во время разработки информационной системы в бизнесе заказчика происходят существенные изменения;

· недооценка времени и средств на разработку системы;

· конфликты во время установки информационной системы, вызванные желанием подразделений отстоять привычные системы.

Разработка плана информационной системы

Предприятия

В настоящее время применяются два подхода: планирование информационной системы по методу «сверху - вниз» и планирование информационной системы по методу «снизу – вверх».

Планирование информационной системы по методу «вверх – вниз» предусматривает разработку плана информационной системы на основе определения наиболее полезных (с точки зрения руководства) для предприятия ее приложений.

Планирование информационной системы по методу «снизу – вверх» осуществляется исходя из существующих и возможных проблем с учетом необходимости преобразований на операционном уровне предприятия.

Традиционно информационное планирование затрагивает технические аспекты информационных систем – выбор компьютерной техники, разработку программного обеспечения, обучение сотрудников и внедрение новой системы. Осознание влияния информационной системы на бизнес привело к возрастанию внимания к взаимосвязям информационного и производственного планирования на предприятии. В идеале информационное планирование должно быть основано на понимании миссии организации и восприятии менеджментом внешней среды.

Конкретный плановый период характеризуется поставленными менеджментом целями, которые достигаются в процессе производства и предложения товаров и услуг (посредством различных бизнес-процессов). Менеджмент испытывает потребность в информации и сам же производит ее. Рассмотренные положения (рациональный метод принятия решений или метод «сверху – вниз») представлены на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Последовательность разработки

информационного плана

Недостаток данного подхода заключается в том, что он инициирует завышенные ожидания по отношению к возможностям информационной системы. Имеются данные, согласно которым только 24 % проектов приводят к созданию новых работоспособных систем; 38 % внедренных систем вообще не входили в первоначальный план организации. Складывается впечатление, что плановики (консультанты и исполнители) постоянно игнорируют характеристики культуры организации, возможное сопротивление, традиции и требования групп, заинтересованных в создании информационной системы. Если пользователи не уверены в выгодах системы, они, скорее всего, отвергнут ее.

Ученые предполагают, что организационная культура, заинтересованные группы, сообщество пользователей и структура организации оказывают огромное влияние на разработку системы. Теоретические разработки и анализ практического опыта легли в основу метода планирования информационных систем «снизу – вверх».

Планирование «снизу – вверх» предполагает постепенное совершенствование существующих информационных систем, к которым предъявляются требования обеспечения новых рабочих процедур и новых взаимоотношений внутри организации, что позволяет менеджменту добиться повышения степени удовлетворения сотрудников процессом труда.

В планах по развитию информационной системы рассматриваются следующие вопросы:

· взаимосвязь информационной политики и стратегии предприятия;

· приоритеты информационной системы и программного обеспечения;

· темпы внедрения;

· технические аспекты – сети и телекоммуникации, операционные системы и аппаратные средства;

· сравнение расходов на внедрение информационной системы и ее преимуществ;

· кадровые и организационные аспекты: должности, степень ответственности и роли пользователей, а также экспертов информационного отдела; привлечение организацией консультантов по разработке информационной системы;

· обоснованность и соответствие предлагаемых систем механизмам организации;

· подходы и методы разработки информационной системы. Как оценивается расширенный круг пользователей и их умение работать с компьютерной техникой? Какими навыками обладают сотрудники информационного отдела? Как оцениваются желательный и текущий уровни организационной интеграции? Как будет оцениваться работоспособность системы в долгосрочном периоде – собственными силами или посредством заключения контракта на «управление удобствами», что позволит руководству сосредоточить все усилия на основных видах деятельности?

· защита данных и системы в целом. Различные пакеты прикладных программ и условия внешней среды требуют определенного уровня безопасности информационной системы. Общественные системы должны быть очень хорошо защищены; поэтому стоимость обеспечения их безопасности весьма высока;

· оценка технических возможностей конкурентов. Необходимость обращать внимание на современные тенденции в продвижении товара – заключение договоров с внешними телефонными службами, продажи через Интернет и т.д.

Перечисленные организационные взаимосвязи обусловливают особую важность процесса введения в действие информационной системы. Е. Мамфорд предложила метод «Эффективная техника внедрения информационных систем с учетом технического и человеческого факторов» (ЭТИКС) /11/.

В модели ЭТИКС используются следующие оценки степени удовлетворенности работников:

· удовлетворенность знаниями. Система позволяет использовать и развивать навыки и знания сотрудников;

· психологическая удовлетворенность. Система поддерживает личные стремления сотрудников и достижению успеха, признанию, продвижению по службе или повышению благосостояния;

· удовлетворенность эффективностью работы. Система предлагает схему приемлемого для работников финансового вознаграждения и нормальную степень управленческого контроля;

· удовлетворенность структурой задач. Система отвечает потребностям работников в разнообразии, интересе, взаимопонимании и самостоятельности;

· этическая удовлетворенность. Высокая степень общности систем ценностей работодателей и сотрудников.

Цель данного подхода – создание не только работоспособных, но и привлекательных для сотрудников информационных систем, повышающих мотивацию и удовлетворенность трудом работников, что является реализацией концепции социотехнических систем организации.

Социотехнический подход – стратегия разработки информационных систем, заключающаяся в постоянном повышении результатов деятельности предприятия и улучшении условий труда сотрудников. Особое значение при внедрении информационных систем имеют участие пользователей и поддержка со стороны менеджеров высшего звена.

Ключевым условием успешного внедрения информационных систем является четкое и определенное содействие руководства организации: проявление внимания к ходу работ, стабильное финансирование и собственные усилия высших менеджеров.

Информационное видение – это представление о желательном способе использования информации в будущем.

Перед тем, как приступить к разработке и внедрению информационной системы, необходимо ответить на вопрос о том, как предприятие будет использовать информационные технологии и информационные системы, что является основным условием появления конкретного плана по практической реализации информационного видения на практике. Принцип полностью автоматизированного офиса вряд ли будет воплощен в реальность в силу практических ограничений информационных технологий /13/. Виртуальные организации не имеют физического месторасположения, индивиды работают на дому, в дороге или на территории клиента. Они оснащены мобильной связью и мощными портативными компьютерами. Формы виртуальной организации наиболее адекватны небольшим компаниям в сфере услуг, не «робеющим» перед современными технологиями.

На протяжении многих лет информационные технологии использовались для автоматизации определенных бизнес-функций; сегодня их возможности существенно расширились. В частности получила распространение практика, когда рабочий стол и установленный на нем компьютерный терминал не имеют конкретного «хозяина» и им пользуются по мере необходимости разные сотрудники (так называемая практика «горячего рабочего стола»). Предприятие только выигрывает от сокращения расходов на содержание информационного пространства и оборудования. Реальную безопасность обеспечивают пароли. Личные файлы хранятся централизованно. Доступ к ним возможен из любой части системы. Физическое месторасположение сотрудника при централизованных системах данных не имеет особого значения. Воспользуются ли предприятия преимуществами современных технологий, зависит от них.