Документированная информация в системе управления (Информация, управление, ДОУ, их взаимосвязь).

ВВЕДЕНИЕ

ТЕМА 1: ВЗАИМОСВЯЗЬ УПРАВЛЕНИЯ, ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Документированная информация в системе управления

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».

Документ, его признаки, свойства и функции.

Задачи и структура курса

В данной теме внимание студентов привлекается к рассмотрению понятия информации, роли информации в управленческих процессах (с которыми студенты знакомы по общепрофессиональным дисциплинам) в аспекте ДОУ; при этом информация рассматривается как один из основных ресурсов современной организации. Документационное обеспечение управления оказывается связующим информационно-коммуникационным звеном в системе управления, выступая в качестве одной из необходимых подфункций управления. Анализируется содержание терминов «делопроизводство» и «ДОУ». Особое внимание уделено рассмотрению документа и его основных характеристик в связи с тем, что именно документы являются предметом и результатом управленческой деятельности. Формулируются задачи курса и раскрывается его структура.

Документированная информация в системе управления (Информация, управление, ДОУ, их взаимосвязь).

Рассмотрим взаимосвязь таких терминов как информация, управление, документированная информация. Рассмотрим также и те явления и процессы, которые этими терминами обозначаются и взаимосвязь которых отражена в терминах делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ).

В современном обществе, которое часто определяют как информационное, любая профессиональная деятельность, в том числе и управленческая, основана на процессах получения, создания и переработки информации. В связи с ростом объема научных знаний и развитием средств коммуникаций поток информации в мире начиная с 1991 г. удваивается ежегодно. (А.Д. Урсул, 1993). Очевидно, что информация и знание становятся центральным фактором хозяйственного прогресса, обеспечивая львиную долю успеха в социально-экономической деятельности, в результативном управлении организацией и обществом.

Понятие информации является общенаучным, его содержание зависит в каждом конкретном случае от контекста употребления и от концептуального подхода. Функциональный подход предполагает неразрывную связь информации с управлением и функционированием самоорганизующихся систем (биологических, социальных, технических). Информация при этом понимается как свойство самоорганизующихся систем получать, распознавать сообщения (сигналы) из внешнего мира и изменяться в соответствии с воздействием факторов, значимых для самосохранения системы.

Нас интересуют прежде всего социальные организации, которые, как правило, представляют собой открытые, состоящие из взаимосвязанных частей, социальные системы. В любой социальной системе постоянно происходят события, которые порождают определенные сообщения. Совокупность этих сообщений называют данными. Они могут храниться, перерабатываться, передаваться, но характер информации они приобретают только тогда, когда получают пригодную для управления содержание и форму.

Процесс управления организацией обычно рассматривают как совокупность действий по планированию, организации, мотивации и контролю. Каждая организация имеет внешнюю и внутреннюю среду, последняя представлена управляющей и управляемой подсистемами. Информация о состоянии внешней и внутренней среды организации является основой управления. С помощью информации реализуются связи между внешней и внутренней средой организации, а во внутренней среде – как между управляющей и управляемой подсистемами, так и между управленческими звеньями организации.

Любая организация может успешно функционировать лишь в том случае, если управленческое звено (управляющая подсистема) владеет способами оперативно использовать информацию (как внешнюю, так и внутреннюю) и создавать эффективные информационные ресурсы организации, под которыми понимается совокупность содержащейся в базах данных информации; обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств; а также определенные информационные навыки и культура персонала организации. Информация является, как мы видим, важнейшим организационным ресурсом наряду с такими ресурсами как люди (персонал), финансы, материалы, технологии.

ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает такое определение информации – это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Для управленческой информации важно, прежде всего, чтобы эти сведения, были представлены в виде, понятном для восприятия человеком (В.А. Копылов, 1996).

Управленческая деятельность основана на переработке исходной информации - данных - и производстве выходной информации в виде управленческих решений, которые воздействуют на объект управления. Каждое управленческое решение базируется на производной информации по управляемому объекту - «сведениях», «показателях» и т.п., которые являются результатом логической и систематизирующей переработки первичной информации («данных»).

Обычно выделяют несколько уровней обработки информации в иерархии функций аппарата управления:

сбор первичных данных (выявление и регистрация сведений о явлениях и процессах, характеризующих объект и его функционирование

группировка и обобщение первичных данных с целью укрупнения показателей (устранение структурной и статистической избыточности информации и представление ее в различных документах - сводки, рапорты, отчеты, рефераты, резюме) для функций планирования и учета

выделение информации, необходимой для решения задач управления

обработка информации для подготовки вариантов возможных решений

принятие окончательного решения (прерогатива руководителя).

На высшем уровне – принятия окончательного решения - информация, отфильтрованная и агрегированная, предстает в интегрированном и сжатом виде.

Качество и эффективность управления зависят от ценности информации, которая выражается в таких понятиях как целевое назначение, новизна, своевременность (оперативность), полнота, объективность и достоверность.

Поступление, обработка и движение информации для принятия эффективного управленческого решения должны быть четко организованы. В связи с разделением труда в аппарате управления на отдельные управленческие операции, это, как правило, становится возможным, только если информация представлена в виде документа - документированной информации.

Документ может сохранять данные или сведения в неизменном виде, в то время как при устной передаче информация может теряться, а её содержание - искажаться вплоть до обратной смысловой нагрузки. Без документирования информационных процессов (оборота информации) в организации невозможна эффективная работа управленческого аппарата.

Документированная информация является предметом и результатом управленческого труда, в котором можно выделить основные технологические циклы: 1) сбор и обработка справочных «данных» и текущих сведений (систематизация, обобщение, анализ), 2) разработка управленческого решения и его фиксация, 3) передача решения на исполнение, 4) контроль исполнения, 5) хранение - накопление сведений.

Под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее носитель ( № 149-ФЗ от 27.07.2006).

Работу по созданию документированной информации и обеспечению ее движения и хранения в организации принято определять как делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Главная цель ДОУ – обеспечение документированной информацией сотрудников всех уровней организации – от исполнителей до руководителей, каждый из которых участвует в производстве, передаче и потреблении информации. Достижение этой цели предполагает также выполнение специфических задач, прежде всего, учета, передачи, систематизации, хранения документированной информации, создания справочно-информационной системы, - которые осуществляются специальным персоналом (службой ДОУ). Современные информационные технологии позволяют автоматизировать рутинные процессы и методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления информации потребителю, организовать информационно-коммуникационные процессы в управляемой системе на качественно новом уровне.

ДОУ или делопроизводство, таким образом, является одной из важнейших подфункций управления.

Анализ неудовлетворительной постановки ДОУ в организации позволяет, как правило, выявить недостатки и в самой системе управления, в частности:

расплывчатую постановку задач (распорядительные документы);

отсутствие четкого распределения обязанностей (организационно-правовые документы: должностные обязанности, регламент и др.);

отсутствие делегирования полномочий (организационно-правовые и распорядительные документы);

отсутствие или нескоординированность планирования (согласование документа, подписание; соотнесение планов подразделений и организации в целом);

слабую постановку контроля (отчеты, приказы и т.п.);

Таким образом, без достоверной информации об объекте управления и о внешней среде невозможно эффективное управление, а управленческая информация, в свою очередь может быть включена в систему управления, в основном, только в документированном виде.

Делопроизводство (ДОУ) – не просто обособленные операции по созданию, обработке, учету, доставке и хранению документов, в которых фиксируется используемая в процессе управления информация, а необходимый функциональный элемент системы управления отдельной организации, отрасли, и особенно государственных и муниципальных органов власти.

Рассмотрим подробнее термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»

2. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».

Делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование информации и организацию работы с официальными документами. Этот термин появился в 17-18 вв. и был образован от выражения «производство дел», которое употреблялось для обозначения процесса решения дел, так как термин «дело» обозначал в то время судебный или административный вопрос, подлежащий решению органами управления.

В настоящее время наряду с термином делопроизводство употребляется как его синоним термин документационное обеспечение управления (ДОУ).

Термин ДОУ был введен с 80-х годов 20 века в связи с переходом делопроизводства на более высокую стадию его развития: к этому времени на научной основе и с учетом требований научно-технического прогресса была создана общегосударственная система делопроизводства; были введены унификация и стандартизация документов в масштабах страны, созданы автоматизированные информационные системы для повышения интегрированной обработки данных в органах управления. В целом, изменилось понимание места делопроизводства в осуществлении процессов управления, которое невозможно в современном мире без насыщенной, оперативной и доступной для любого сотрудника информационной составляющей документа. . Нормативными документами этот термин не закреплен.

Итак, мы выявили, что ДОУ связано прежде всего с созданием документов, в которых фиксируется управленческая информация.

Рассмотрим понятие «документ», его признаки, свойства и функции.