Концепция электронной таблицы

Табличное представление позволяет быстро осуществить простые расчеты над большими объемами данных. Если такие расчеты надо выполнить однократно, то для этого вполне приемлемо использование микрокалькулятора. Необходимость выполнения расчетов многократно и с большими объемами данных, вызывает утомление и раздражение, что приводит к появлению большого числа ошибок, повторному проведению расчетов, и, следовательно, к потерям времени, нервов и денег.

Персональные компьютеры служат для автоматизации выполнения рутинных операций (многократно повторяющихся однообразных действий), поэтому их появление инициировало практическую реализацию концепции электронных таблиц: пользователю предоставляется возможность размещать данные в таблице на экране монитора, являющейся аналогом таблицы на бумаге, а также использовать набор операций для их обработки, предоставляемых соответствующими программными средствами. Такие программы общего назначения обычно называются электронными таблицами(Spreadsheets – расширенные таблицы) или табличными процессорами. Они являются универсальными средствами для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных и позволяют уменьшить затраты времени и упростить разработку таблиц.

Электронная таблица создается и хранится в памяти компьютера, в дальнейшем ее можно изменять, просматривать, сохранять на магнитном носителе (гибком или жестком магнитном диске), а также выводить ее твердую копию (распечатывать на бумаге с помощью принтера). На экране дисплея электронная таблица отображается в виде двумерной матрицы, состоящей из столбцов и строк, на пересечении которых располагаются ячейки (клетки).

Современные табличные процессоры практически являются интегрированными системами, так как они содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, а также различные дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования.

Очень широкое распространение получили электронные таблицы в экономических расчетах. Это обусловлено тем, что решение большинства экономических задач связано с обработкой табличных форм документов, а также с тем, что результаты решения некоторых задач должны быть представлены в табличной форме.

Все распространенные табличные процессоры позволяют:

•создавать таблицы одноразового и многоразового пользования;

•выполнять специальные расчеты (математические, статистические, бухгалтерские и др.);

•автоматизировать расчеты, причем при изменении исходных значений можно наблюдать, как изменяются расчетные и анализировать получаемые результаты, что позволяет быстро получить множество вариантов решения одной и той же задачи;

•строить по данным из таблицы разнообразные графики и диаграммы;

•взаимодействовать с системами управления базами данных;

•при необходимости создавать текстовые документы;

•автоматизировать работу с таблицами с помощью макрокоманд.

Основные понятия табличного процессора

На экране дисплея электронная таблица отображается в виде двумерной матрицы, состоящей из столбцов и строк, на пересечении которых располагаются ячейки (клетки).

Основным документом для хранения и обработки данных в Excel являетсярабочая книга. Она состоит из рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из 256 столбцов и 16384 строк.

В рабочей книге по умолчанию создается 16 рабочих листов, на которых можно размещать таблицы и диаграммы. Для перемещения между рабочими листами используются корешки (ярлычки), расположенные внизу рабочего стола и содержащие имена листов – ЛИСТ 1, ЛИСТ 2,..., ЛИСТ 16.

Пользователю предоставляется возможность изменять количество рабочих листов в книге - вставлять новые, удалять и даже изменять их названия. В книгу можно также вставлять листы диалога (именуются Диалог!) и программные модули на языке Visual Basic (Модуль!).

Получающаяся в результате связанная совокупность книг обычно называется рабочим пространством или рабочей средой.

Сведения о настройках рабочего пространства могут быть сохранены в файле специального формата с расширением *.xlw.