Создание отчетов в MS Access

Под отчетом в Access понимается любой выходной документ: список (например, сотрудников), письмо, адрес, печатающийся на конверте (почтовая этикетка), отчет в традиционном понимании этого слова.

Для создания отчетов используются высокоуровневые средства автоматизации – так называемые генераторы отчетов.

Отчеты позволяют:

– проводить группировку данных;

– вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги
по отдельным полям;

– вводить в отчеты вычисляемые поля;

– выводить в отчеты данные из разных источников;

– включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;

– использовать различные формы представления информации;

– качественно оформлять выводимые данные.

Отчеты имеют много общего с формами. Однако отчеты, в отличие от форм, не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют только выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, а также в файл.

Различают отчеты анкетной и табличной формы. При анкетной форме данные об одном объекте (сотруднике, товаре и т. п.) обычно размещаются один под другим, причем слева указывается название атрибута (поля), а справа – его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте.

Документы табличной формы включают в себя привычные таблицы с названиями атрибутов в заголовках столбцов; данные о каждом из объектов представляются в одной строке.

Табличные документы могут включать одну таблицу – одно-табличные документы, либо несколько таблиц (обычно разной структуры) – многотабличные документы.

В зависимости от объема и выбранного способа оформления документ может занимать одну или несколько страниц.

В любом документе могут быть выделены самостоятельные разделы (зоны, «полосы», области), несущие разную смысловую нагрузку. В реальном документе те или иные из перечисленных ниже зон могут отсутствовать. Различают зоны, относящиеся целиком к документу; это заголовок отчета и примечание документа («итоговая» зона, оформительская часть). Заголовок отчета и примечание отчета могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно либо выноситься на отдельные листы.

Группировка обычно используется с целью подсчета каких-либо итоговых показателей для каждой группы (суммы, количества элементов в группе и т. п.). При этом возможно получение итоговых документов, содержащих только итоговые значения, детальных документов, содержащих только детальные строки, и смешанных – содержащих как детальные строки, так и итоговые.

Отчеты с подведением итогов могут быть использованы и при создании документов анкетной формы. Например, при выдаче в анкетной форме сведений о сотрудниках в конце документа можно подсчитать общее количество сотрудников. Но так как наиболее часто эти возможности используются в «табличных» документах, то соответствующие классификационные группировки отнесены именно к этому виду документов.

В последнее время в отчеты, наряду с символьной информацией, часто включается деловая графика.

Кроме документов, содержащих фактографическую информацию из баз данных, можно создавать и текстовые документы. В эти документы включают данные из БД {документы типа «письма»).

В документах фактографического типа можно различать:

· просто текст, не имеющий жесткой связи с элементами БД (например, название документа, поясняющее текст);

· названия элементов из БД (например, «Фамилия»);

· значения этих элементов (например, Иванов, Петров);

· элементы оформления (линия, рисунки).