Групповые операции в запросах

Часто требуется получить информацию из БД не по одному объекту, а по группе объектов. В этом случае используются групповые операции. В этом случае бланк запроса будет иметь следующий вид (рисунок 3.16). Этот бланк соответствует задаче вывода средних оценок по всем дисциплинам журнала, т.е. группировка производится по полю Дисциплина. Для появления на бланке строки Групповая операция нужно щелкнуть правой клавишей мышки и выбрать команду Групповые операции.

Рисунок 3.16- Запрос с групповыми операциями

Разработка форм

Экранные формы в Access используются для разных целей:

· для ввода данных в базу данных;

· корректировки данных;

· вывода данных;

· для управления обработкой данных.

Современные экранные формы реализуют графический интерфейс пользователей баз данных. Они создаются для обеспечения комфортной работы пользователя и поэтому должны удовлетворять ряду требований. Источниками данных, выводимых в формах являются таблицы БД либо запросы, сформированные на основе имеющихся в таблицах данных. В формах размещаются поля ввода, надписи, элементы управления, списки, графические объекты.

Рассмотрим основные рекомендации по созданию форм

1. Порядок размещения элементов в форме будет зависеть от типа и назначения формы.

Порядок расположения полей на экране для форм, использующихся для вывода информации, определяется в основном смысловой группировкой информации, удобством восприятия. Так как информационные потребности разных пользователей могут различаться, то в принципе на основе одного и того же источника (таблицы, запроса) может быть создано несколько разных экранных форм, ориентированных на разные запросы пользователей, с соответствующим составом и порядком следования полей. Порядок перемещения курсора при вводе данных должен соответствовать порядку следования вводимых полей в исходном документе.

2. Если форма предназначена для ввода данных, то из нее могут быть исключены поля, которые автоматически вводятся в БД и не могут быть изменены пользователем (например, поле счетчика, вычисляемые поля).

3. При выборе стиля оформления экрана:

а) не стоит злоупотреблять использованием цветов, шрифтов и других оформительских эффектов; оформление экрана не должно отвлекать от выполнения основных функций;

б) яркие цвета (например, красный) следует использовать только для целей привлечения внимания (например, при сигнале о существенной ошибке);

в) надо быть осторожными при изменении размера шрифта для значений полей (так как при его увеличении текст может не уместиться в отведенное ему «окошко» и пользователю придется вручную подгонять поля к новому размеру текста);

г) на разных экранах одного приложения рекомендуется использовать единый стиль, выражающийся не только в оформлении, но и расположении информации; обычно верхняя часть экрана используется как заголовочная, средняя – как основная рабочая зона, нижняя – для размещения итоговых данных, если они имеются, а также в качестве зоны вывода подсказок;

д) не следует перегружать форму большим числом элементов;
при необходимости размещения в форме большого количества данных лучше распределить информацию между несколькими «страницами», чем нагромождать множество элементов на одном экране, использовать мелкий шрифт и т. п.

4. В настоящее время значительно возросли возможности задания настройки формы во время ее использования.Access позволяет для отдельных элементов формы указывать, выводится ли этот элемент всегда либо только на экран, или только на печать (свойство «режим вывода»).

Возможно создание форм, которые могут во время работы переключаться для выполнения нужной функции(например, ввода или редактирования данных). И если раньше, отчасти из-за сложности реализации, при проектировании ИС обычно создавались отдельные формы для каждой из операций, использующих их для работы с БД (для ввода данных, для корректировки отдельных полей, для просмотра, для вывода информации на экран или печать), то сейчас появились возможности сравнительно просто реализовывать сложные многофункциональные формы. Но при создании таких форм следует не забывать данные выше рекомендации.

5. В формах, используемых для ввода информации, часто задаются ограничения целостности. В Access имеется возможность задавать ограничения целостности различными способами как при создании таблиц базы данных, так и при создании форм. При проектировании информационной системы необходимо тщательно
спланировать, какие ограничения целостности и каким способом будут задаваться.

6. Применение экранных форм для ввода данных позволяет не только соответствующим образом оформить экран, обеспечить контроль правильности данных, но и использовать приемы для рационализации процесса ввода данных:

· выбор из списка;

· автоматический перенос данных из других таблиц;

· задание значений по умолчанию, использование шаблонов и др.

Причем выбор типа экранной формы будет влиять на возможности организации ввода информации.

7. Во всех формах одного приложения должно быть обеспечено единообразное выполнение одинаковых действий. Например, переход к следующему/предыдущему полю, записи, странице формы должен осуществляться с использованием одних и тех же клавиш при выполнении аналогичных действий в разных формах или одинаково оформленных и расположенных кнопок в экранных формах.