Ключевые термины и понятия
ФУНКЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ
«Планирование – это один из самых сложных и
нелегких видов умственной работы, доступных человеку.
Не беда, если планирование не удается реализовать хорошо,
но нельзя смириться с тем, что оно ведется кое-как».
Р. Акофф
Изучив данный раздел, Вы должны знать:
1) новые термины и понятия, относящиеся к функции планирования;
2) сущность деятельности планирования;
3) основные стадии планирования;
4) сущность стратегического, тактического и оперативного планирования;
5) отличительные особенности различных стадий планирования;
6) узкие цели преследует каждый вид планирования и функция в целом;
7) на каких принципах должна реализовываться функция планирования для того, чтобы она была увязана со всеми другими видами деятельности;
8) как организовывается процесс планирования на предприятии;
9) какую роль играют руководители и менеджеры в процессе планирования.
На основе приобретенных знаний Вы должны уметь:
10) определить предмет, объект и субъект планирования;
11) определять задачи и средства планирования;
12) довести анализ целей функции планирования;
13) объяснить действие принципов планирования;
14) устанавливать отличительные особенности опорного и целевого представлений в процессе планирования;
15) устанавливать результаты разных стадий планирования;
16) объяснить взаимосвязь задач планирования;
17) устанавливать место, время и исполнителей процесса планирования;
18) анализировать взаимосвязь основных элементов планирования.
План
o Сущность и содержание функции планирования.
o Цели и принципы планирования.
o Результаты функции планирования.
o Организация процесса планирования.
o Реализация процесса планирования.
Ключевые термины и понятия
| 19) Планирование 20) Функция планирования 21) Стратегия 22) Стратегическое планирование 23) Результат 24) Задание 25) Средства 26) Тактическое планирование 27) Тактика 28) Политика 29) Текущее (оперативное) планирование 30) Процедуры 31) Правила 32) План 33) Бизнес-план 34) Дели планирования 35) Принципы планирования 36) Плановое представление | 37) Опорное представление 38) Целевое представление 39) Цель планирования 40) Принципы планирования 41) Стратегические задачи 42) Задачи планирования 43) Управленческая работа 44) Факторы внешней среды 45) Миссия и цели 46) Стратегии бизнеса 47) Результаты функции планирования 48) Целевое координационное ядро 49) SWOT-анализ 50) Жизненный цикл продукции 51) Ключевые результаты 52) Перечень стратегических задач 53) Текущее (оперативное) календарное планирование |
7.1. Сущность и содержание функции планирования
Сегодня найдется мало людей, которые не смогут объяснить сути планирование. Это одна из наиболее детально описанных функций управления. Тем не менее, изобилие зарубежных и отечественных книг не сделало этот вид человеческой деятельности ясным и до конца понятным.
Для современного менеджера важно иметь концептуальное представление о планировании в едином процессе управления фирмой и понимать логику своих действий при использовании современного арсенала конкретных методов.
Концепция планирования как специфический род управленческой деятельности должна базироваться на определенном понятийном аппарате.
Целенаправленное и эффективное управление организацией или любыми процессами, осуществляемыми менеджерами, может быть только при наличии заранее разработанной модели будущего поведения. Такая модель должна определять перечень действий, виды и количество ресурсов, порядок их использования в процессе достижения поставленных целей.
Модель будущего поведения организации представляет собой план ее работы, а деятельность менеджеров, связанная с разработкой таких моделей, называется планированием. Менеджер рассматривает планирование как одну из своих функций, обязательных для исполнения. Планирование как деятельность может восприниматься менеджером осознанно или неосознанно. Однако любой процесс, осуществляемый менеджером, требует разработки модели его действий, реализация которых может привести к желаемому результату. В процессе управления, прежде чем действовать, необходимо осмыслить порядок совершения действий и их содержание.
Суммируя все сказанное, можно дать следующее обобщенное определение:
Планирование — это процессы решения определенных комплексов задач, результаты которых направлены на заблаговременное принятие и оценку взаимосвязанной совокупности решений по достижению такого состояния в будущем, которое желательно, но от которого нельзя ожидать, что оно наступит само собой.
Отсюда становится ясно, что «планирование – это процесс принятия решений. Столь же ясно, что не всякое принятие решения есть планирование». При восприятии планирования в качестве способов принятия управленческого решения необходимо исходить из того, что планирование как профессиональная специфическая деятельность может рассматриваться не как функция, а как инструмент достижения конкретной локальной цели.
Содержание функции планирования
Планирование основано на:
ü предсказании того, что может произойти с организацией, если не предпринимать планового вмешательства;
ü определении условий деятельности организации, соблюдение которых обеспечит достижение намеченных целей;
ü в выявлении возможностей, предоставляемых внешней средой, которые организация может использовать для достижения своих целей.
Роль функции планирования в управлении деятельности организации показана на рис. 7.1.
Исходной идеей (но не результатом), лежащей в основе планирования, является миссия (цель) деятельности предприятия.
Если руководство предприятия нечетко представляет, что и как нужно делать, кого привлечь к процессу достижения целей, когда это нужно делать, то оно должно подготовить и принять решение (вернее комплекс решений) до того как начать действовать в направлении достижения цели. Другими словами, руководство должно осуществить планирование.
Следовательно, если есть основания считать, что цель может быть достигнута сама собой естественным образом, планирование не требуется. В данном случае функция планирования не осуществляется. Так ли это на самом деле? Давайте разберемся.
Специализированные литературные источники допускают такой вариант. Однако даже самые плохие руководители планируют работу по достижению поставленной цели. Подобное утверждение вытекает из сути цели как желательного (т.е. будущего) состояния предприятия. Ставя перед собой будущую цель сегодня, трудно себе представить все возможные препятствия, которые могут возникнуть в будущем (даже в самом приближении). Все эти представления требуют описания, допустим, лишь мысленного, возможных состояний предприятия и того, в какой степени они желательны.
Например, человек, садясь в лодку, с целью перебраться на противоположный берег реки, мысленно составил план выполнения намеченного. Ему, как минимум, нужно определить путь следования с учетом влияния течения реки и воздействия ветра.
Если предприятие функционирует в стабильных привычных условиях, то ему достаточно использовать известную (основанную на прошлом опыте) линию поведения. Предприятие знает, что ему нужно делать для достижения целей? И какие ресурсы необходимы для достижения цели? Такое планирование получило название опорного представления.
Именно возможность использования опорных представлений предприятием в своей деятельности создает видимость отсутствия планирования. Однако изменчивость внешней среды делает маловероятным использование опорного представления. Оно лишь определяет потенциал (способность) предприятия, который можно использовать для достижения цели, если ничего нового не произойдет во внешней среде.
Чаще предприятию приходится оценивать возможности, которые можно извлечь в условиях внешней среды и избегать угроз с ее стороны, используя процесс планирования.
В этих условиях предприятию может быть недостаточно имеющегося потенциала Предприятию нужно определить, чего, когда и каким потенциалом оно хочет добиться. Этот тип представления называется целевым.
Сведение двух представлений к одному плановому представлению осуществляет процесс планирования.
Плановое представление направлено на ликвидацию разрыва между целевым и опорным представлениями и показывает, каким способом предприятие может достичь желаемых целей, используя условия внешней среды.
Таким образом, можно сделать следующий вывод: функция планирования является неотъемлемой частью процесса управления. Процесс планирования необходимо рассматривать как вид управленческой деятельности. Роль и объем планирования зависит от условий, в которых работает предприятие.
Организации разрабатывают много разных планов. Однако нет двух организаций, которые бы планировали свою деятельность одинаково. На процесс планирования влияет множество факторов. Но, тем не менее, существует много общих положений, которые позволяют рассматривать планирование как общую функцию управления.
В общем, в практике менеджмента принято в составе функции планирования выделять стратегическое, тактическое и оперативное планирование.
Стратегическое планирование.
Стратегическое планирование – это долгосрочное комплексное планирование, ориентированное на конечные результаты.
Поскольку управление – это практическая деятельность, ориентирующаяся на результат, следует рассмотреть это понятие, тем более что по данному вопросу сегодня нет ясности.
Например, Р. Акофф вкладывает в понятиерезультатопределения целей и задач. Согласно Майклу Мескону, стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведутк разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. Стратегия представляет собой детальный и всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижения ее целей.
Стратегия - это набор правил для принятия решений, которыми организация руководствуется в своей деятельности.
Данный термин лежит в основе стратегического планированиякак процесса разработки данных правил. Стратегия представляет собой план достижения целей организации.
Цель, которую стремится достичь предприятие, представляет собой результат, гдесредством и способом для достижения цели является стратегия, количественное удержание которой называется заданием.
Характеристики (показатели) результата называются ориентирами. Ориентиры и задания взаимозаменяемы как в отдельные моменты, так и на разных уровнях управления организацией.
Например, уровень конкурентоспособности продукта в один момент может быть для предприятия ориентиром, а в другой – заданием. Для верхнего уровня иерархии этот показатель представляет собой задание (средство), а для низшего он превращается в ориентир. Тем не менее, их нужно различать, поскольку ориентиры для осуществления контроля часто исполняют роль стандартов (критериев), а задания – контролируемые параметры. Важно различать термины «задания» и «задачи».
Задание – это информационное представление (описание) продвижения предприятия к конечному результату, т.е. цели.
Задачи управления представляют собой способ, который использует менеджер для продвижения предприятия к цели.
Неумение четко формулировать цели, задания и задачи привело к тому, что эти разные понятия смешиваются и не имеют четкого смысла. Кажущаяся идентичность рассмотренных понятий вызвана тем, что в процессе планирования вырабатываются как ориентиры (стандарты, критерии), так и задания. А процесс планирования представляет собой решение комплекса взаимосвязанных задач управления.
Таким образом, результат планирования представляет собой набор ориентиров(которые вытекают из целей или могут быть отдельными целями) изаданий, выполнение которых в соответствии с ориентирами приведет фирму к достижению целей. Стратегии организации включают три обязательных составляющих: особенную компетентность организации, сферы деятельности и план размещения(использования) ресурсов.
Особеннаякомпетентностьуказывает на самые сильные стороны деятельности организации. Это та сфера деятельности, в которой организация имеет наибольшее преимущество и желает его использовать в будущей деятельности в качестве стратегии бизнеса.
Сферадеятельностиопределяет стратегический размер рынка, на который ориентирует свою деятельность организация. В зависимости от своего потенциала организация может выбирать в качестве рыночной стратегии один рынок с определенным количеством взаимосвязанных товаров, ориентировать свою деятельность на нескольких рынках или осваивать множество рынков.
Размещениересурсовуказывает на выбор руководством организации предпочтительных сфер деятельности и выделение на их развитие ограниченных ресурсов. В силу своей ограниченности и жесткого регулирования использования ресурсов организация вынуждена перераспределять имеющиеся ресурсы между различными сферами деятельности.
Результатом стратегического планирования являются ориентиры, плановые задания, стратегии и требования к проектированию организационной структуры управления (ОСУ).
Средства –это определение правил выбора способов действия, программ и процедур, реализация которых обеспечивает достижение целей предприятия.
Согласно общему понятию управления, способы действия включают такие важные области, как финансы, трудовые и материальные ресурсы, научные исследования и разработки, маркетинг. Разумное использование этих средств обеспечивает достижение целей.
Программы и процедуры отвечают на следующие вопросы: «Куда предприятие хочет двигаться?» и «Как предприятие собирается это сделать?».
Таким образом, стратегическое планирование возможно только при наличии сформированной системы целей деятельности организации.
Определение целей и особенно миссии предприятия осуществляется высшим руководством до процесса планирования. Цели являются исходным пунктом планирования, а не его результатом.
Следует заметить, что в литературе ошибочно считается, что стратегическое планирование занимается определением целей. Формирование миссии и системы целей, а также ее корректировка, являются прерогативой конкретной функции „Целеполагания”, а не стратегического планирования.
Стратегическое планирование служит для разработки стратегических планов, направленных на достижение поставленных ранее целей деятельности организации. Поэтому миссия и цели являются исходными данными для разработки стратегических планов.
Формирование миссии и системы целей представляет процесс проектирования предприятия или процесс его развития. Мисси*, может не меняться длительное время.
Планирование является непрерывным процессом и всегда остается объектом для пересмотра вследствие воздействия на предприятие внешней среды (но не только ее)
В процессе планирования цели переводятся на язык ориентиров (только поэтому цели могут быть ориентиром), стандартов и плановых заданий.
Выбором средств и их конкретным распределением для достижения поставленных целей занимается тактическое планирование. Его назначение заключается в детализации стратегического планирования.
Тактическое планирование.
О различии между тактическим и стратегическим планированием говорят столь часто, сколь и невразумительно. Действительно, очень сложно провести четкую грань между этими видами планирования. Это относительные понятия. Тактическое планирование имеет следующие особенности:
1. небольшие периоды времени (от одного года до пяти лет);
2. узкий спектр плановых заданий (количественно понятие «узкий» установить сложно);
3. результатом являются средства и их распределение между плановыми заданиями;
4. планы вырабатываются на уровне руководства среднего звена;
5. основными компонентами являются тактика и политика.
Тактика – это краткосрочные стратегии, согласующиеся с долгосрочной стратегией и соотнесенные с конкретными действиями.
Политикапредставляет собой общее руководство для конкретных действий и принятия решений, детализирующих процесс достижения целей.
Политика определяет дополнительные ориентиры для принятия решений и осуществления контроля.
Главным назначением тактического планирования является:
определение приоритета достижения тех тактических целей, которые обеспечивают реализацию главных стратегий, разработанных в стратегическом плане;
определение объемов материальных и финансовых ресурсов и их распределение между направлениями деятельности и временем их использования;
разработка планов использования людских ресурсов.
Таким образом, тактическое планирование представляет собой организованную последовательность действий работников организации, наделенных необходимыми ресурсами, использование которых направлено на реализацию стратегического плана.
Выполнение заданий тактического планирования достигается путем разработки ряда краткосрочных - текущих (оперативных) планов.
Оперативное планирование.
Текущее (оперативное) планированиепредставляет собой процесс разработки конкретной документации по обеспечению производства необходимыми ресурсами, выпуску продукции соответствующего ассортимента с целью своевременного удовлетворения потребностей заказчика.
В практике менеджмента данный вид планирования получил три наиболее распространенных названия: «текущее планирование», «оперативное планирование», «операционное планирование».
Мы в дальнейшем будем использовать понятие «оперативное планирование».
Основными компонентами оперативного планирования являются процедуры и правила.
Процедуры описывают действия, которые следует предпринять менеджеру в конкретной ситуации. Например, определить себестоимость продукции, используя общепринятую методику.
Правила предписывают порядок действия менеджера в конкретной ситуации.
Примером применения правил может быть инструкция по начислению какого-либо налога, допустим НДС. Нарушать эту инструкцию нельзя. По форме разработки оперативные планы могут быть разных типов, см. табл. 7.1.
Таблица 7.1 - Типы оперативных планов
| Типы планов | Назначение планов |
| План единоразового использования | Разрабатывают для деятельности, которая не повторяется в будущем |
| Программа | План для большого количества мероприятий |
| Проект | План, который не является комплексным и масштабным. |
| Постоянные планы | Разрабатываются для повторяющихся в течение определенного периода времени видов деятельности |
| Политика (определение общего курса действий) | Планы, отражающие главные подходы организации к проблемам или ситуациям. |
| Стандартная операционная процедура | План, определяющий шаги, которые необходимо сделать в конкретных обстоятельствах |
| Правила и инструкции | Планы, которые описывают порядок выполнения конкретных действий |
Общая характеристика бизнес-планирования
В последнее время большинство предприятий прибегает к разработке специфического плана, который получил название бизнес-план. На сегодняшний день существует много публикаций, раскрывающих процедуры разработки бизнес-плана. Поэтому мы упустим такие детали и остановимся лишь на общих характеристиках бизнес-планирования.
Для чего составляется бизнес-план?
Бизнес-план разрабатывается для внешних и внутренних пользователей. Если руководство предприятия желает реализовывать инвестиционный проект и ему необходимо привлечь деньги инвесторов, то составление бизнес-плана является обязательные. Правильно подготовленный бизнес-план служит основанием для привлечения инвесторов к финансированию проекта. Он является подтверждением потенциально возможностей руководства предприятия эффективно использовать инвестиции и служит основой для доверия инвесторов к предприятию.
Бизнес-план также имеет важное значение для управленческого персонала самого предприятия. Он четко увязывает содержание главных целей со стратегическими направлениями деятельности, а также устанавливает способы и термины достижения стратегических целей.
Кроме того, бизнес-план служит основой механизма оперативного планирования текущей производственной и финансовой деятельности предприятия. Бизнес-план позволяет рационально обосновать систему мер, которые обеспечивают повышение прибыльности предприятия.
С точки зрения менеджмента, процесс составления бизнес-плана позволяет провести проверку знаний и умений менеджерами условий осуществления собственного бизнеса, а также возможностей и угроз рынка, на котором действует предприятие.
Процесс составления бизнес-плана позволяет предприятию провести самооценку потенциала и определить свои шансы в быстро изменяющейся внешней среде. Поэтому бизнес-план полезно составлять, даже если предприятие не намерено привлекать внешние инвестиции. Самооценка предприятия позволяет руководству предприятия получить ответы на следующие вопросы:
Каким бизнесом занимается предприятие?
Какая квалификация и умения составляют ценность и уникальность предприятия?
Какое место предприятия в отрасли?
Какой характер рынка, на котором действует предприятие?
Каких покупателей (клиентов) предприятие обслуживает, где находится его рынок?
Какую долю рынка предприятие хочет получить? Когда?
Как оценивают предприятие основные покупатели?
Какие желательные изменения в имидже (репутации) предприятия?
Какие значительные изменения возможны:
в услугах, предоставляемых в настоящее время предприятием, и вырабатываемой продукции;
в технологиях, используемых в данной отрасли?
Какие планы, если необходимо, должно иметь предприятие для улучшения своей продукции?
Какие сильные стороны предприятия?
Какие черты предприятия составляют его наибольшую слабость?
Какие цели ставит предприятие при усовершенствовании своей продукции?
В каком бизнесе имеет намерение работать предприятие через три-четыре года?
Требуются ли предприятию для достижения целей капитальные вложения?
Как может предприятие финансировать свой рост?
Какие конкретные шаги необходимо сделать предприятию для достижения своих целей?
Структура бизнес-плана стандартна. Глубина и детализация разработки бизнес-плана зависит от размеров и сферы бизнеса предприятия. Отличительные особенности детализации разделов бизнес-плана зависят от сферы деятельности предприятия: относится ли этот бизнес к сфере услуг, или это производство потребительских товаров; объем продукции производственного назначения. Размеры рынка, уровень конкуренции и потенциальный рост предприятия также могут влиять на содержание бизнес-плана.
Каждое предприятие составляет бизнес-план по-своему. Подходы к составлению бизнес-плана и его содержание меняются в зависимости от характера программы и индивидуальных требований инвестора. Основное содержание будет изменяться в зависимости от того, направлен ли он на привлечение внешних инвестиций или будет использоваться руководством для оценки и планирования деятельности предприятия.
7.2. Цели и принципы планирования
Возникшая на развалинах централизованной плановой экономики современная плеяда руководителей предпринимательских структур, в большинстве своем не владеющая научными методами менеджмента, работает, не имея официально разработанных и принятых планов. Поскольку ситуация в окружающей среде меняется очень быстро, то многие руководители не видят конкретной пользы от тщательно спланированной деятельности фирмы.
Подобная ситуация имеет место и среди субъектов предпринимательской деятельности, работающих в развитой рыночной экономике. По их утверждению, они успешно работают.
Возникает естественный вопрос: «Нужно ли тратить время на формальную разработку плана?». Исчерпывающий ответ на поставленный вопрос дает Мелвилл Бранч, перечисляя выгоды от планирования в следующем порядке.
Планирование поощряет руководителей постоянно мыслить перспективно.
Оно ведет к более четкой координации предпринимаемых предприятием усилий
Оно ведет к установлению показателей деятельности для последующего контроля
Оно заставляет предприятие четче определять свои задачи и политические установки.
Оно делает предприятие более подготовленным к внезапным переменам.
Оно более наглядно демонстрирует взаимосвязь обязанностей всех должностных лиц.
Разумеется, если у руководителя предприятия есть основания считать, что будущее самым естественным образом приведет к осуществлению всех его желаний (ради которых он создавал предприятие), то в разработке тщательного плана нет никакое нужды. Однако руководитель должен помнить и другое – своими действиями он может увеличить шансы наступления желаемого будущего. Именно такое будущее определяет главную цель функции планирования.
Цель планирования состоит в реальном построении планового представления о том, насколько организация может продвинуться в осуществлении своих желаний.
Функция планирования позволяет получить вразумительный ответ на два важных вопроса в предпринимательской деятельности:
чего хочет добиться предприятие к концу планируемого периода;
что может произойти в деятельности предприятия, если заранее не предусмотреть и своевременно не предпринять планового вмешательства.
Каждый вид планирования имеет собственные цели, отражающие его роль в процессе управления (рис. 7.2).
Цельстратегического планированиязаключается в создании и поддержании стратегического соответствия между целями предприятия, его потенциальными возможностями и шансами во внешней среде.
Цель тактического планированиясостоит в разворачивании стратегии в подробный перечень плановых заданий для каждого уровня руководства. Каждое плановое задание представляет программу действий менеджеров по обеспечению процесса достижения целей предприятия.
Цельюоперативного планированияявляется увязка каждого продукта с объемами его реализации, запасами товаро-материальных ценностей и возможностями производства. Эта цель направлена на обеспечение непрерывности потока продукции к потребителю.
Рассмотренные понятия и элементы, по нашему мнению, должны содержать процесс планирования. Многие процессы планирования и планы предприятия их не содержат. Какие именно из этих понятий и элементов включаются в процесс планирования и какое относительное внимание им уделяется - зависит во многом от общих принципов планирования.
Принципы планирования
Процесс планирования, разработанные цели, пути, достижения которых содержат планы, отражают индивидуальные характеристики предприятия. На лицо кажущаяся индивидуальность планирования. Однако процесс планирования должен осуществляться с соблюдением общих (только для планирования) принципов.
В современной литературе по менеджменту и, в частности, по проблемам планирования приводится целый ряд принципов, повторяющихся или освещающих отдельные требования к процессу планирования. Например, объективность, системность, комплексность, оптимальность, сбалансированность, обоснованность.
Нетрудно заметить, что одни из них являются главными, другие – ведущими. Так, комплексность и сбалансированность являются основным условием системности, а объективность и обоснованность достигается оптимизацией. Следование данным принципам ничего не вносит нового в раскрытие сущности процесса планирование. Подобное явление свидетельствует о том, что бурное развитие науки, в последнее время занимающейся планированием, остается пока творением искусства управления. Научность планирования проявляется в использовании современных методов оптимизации планов, но не в осознании природы, сущности и возможностей планирования как процесса менеджмента.
Ясно, что планирование – это предварительное принятие решений о путях достижения желаемого будущего. Однако менее ясны те особые черты, которые выделяют его из общего процесса менеджмента. Для этого нужны принципы, которые могут служить руководством для принятия правильных решений в планировании. Плановые решения направлены на увязку параметров всех переменных организации (материальных, финансовых и людских ресурсов, технологии, структур продукции) с учётом их возможных изменений под воздействием высшей среды.
Рассмотренные ниже принципы, по нашему мнению, отвечают этим условиям. Эти принципы также определяют правила разработки всех видов планов: стратегических тактических, оперативных. Несомненно, что перечень принципов, которые рассматриваются ниже, не окончателен. Поэтому нет никаких возражений против их дополнения или развития. На практике трудно ограничить «рамки» действия какого-то принципа, при соответствующем рассмотрении проявляется какой-либо конкретный принцип. Также сложно провести ранжирование последовательности их рассмотрение. Поэтому при изложении данного материала использован произвольный порядок.
Дата добавления: 2016-04-06; просмотров: 1903;