Лекция 35. Учет фондов и учетная

Документация

Прием предметов в музей и их первичная инвентаризация. Учет музейных фондов является одним из основных направлений музейной работы, цель его в юридической охране музейных фондов и прав, полученных в результате изучения музейных предметов и коллекций. Учет музейных фондов представляет собой непрерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются, ведется контроль за движением предметов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и научной обработки музейных предметов регулируется нормативными документами Министерства культуры. В процессе учета составляется по установленным образцам учетная документация. Государственный учет музейных предметов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация и инвентаризация, т. е. научная регистрация музейных предметов.

К документам первичной ступени учета относятся:

· Акты приема предметов на постоянное хранение. Составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем, лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии, лицом, принявшим предметы на материально-ответственное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия регулируется особыми нормативными документами.

· Книга поступлений основного фонда и Книга учета научно-вспомогательных материалов – документы, закрепляющие окончательно музейные предметы за данным музеем. В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых материалов.

· Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются предметы по акту, который составляется по распоряжению директора музея и подписывается главным хранителем, лицом, принимавшим его на временное хранение.

Цель первичного учета – зарегистрировать за определенным номером музейный предмет, дать его краткое описание, исключающее подмену предмета. При одновременном поступлении большого количества предметов допускается их групповая запись, при наличии коллекционных описей. Уникальные предметы всегда записываются индивидуально. Запрещена групповая запись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней. В практике музейной работы понятия единица учета и единица хранения могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Книги первичного и вторичного учета как документы охранного порядка заполняются соответствующим образом: листы пронумерованы, книга прошнурована, опечатана, подписана. Документы первичного учета тщательно хранятся: доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Информация первичной ступени учета дублируется в учетной картотеке, с которыми работают сотрудники музея, исследователи.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения по актам на материально-ответственное хранение. Музейные предметы основного фонда (в отличие от предметов научно-вспомогательного фонда) проходят второй этап учета – инвентаризацию.

Научная инвентаризация музейных предметов представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи научно-инвентарных книг (научных инвентарей). Это юридические документы, поэтому оформляются так же, как и книги поступлений. Запись в книги делается только попредметно и в соответствии с установленной инструкцией формой. Научный инвентарь включает точное описание предмета с клеймами, монограммами, подписями и надписями, данные об авторе, месте и времени создания, бытования, истории предмета, публикации о предмете, технике изготовления, размере, весе, степени сохранности. В соответствующих графах указываются данные первичного учета, старые учетные обозначения, номера фотонегативов предмета, данные об источнике и способе поступления, цене и др. Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой фонда. Поэтому в музее имеется несколько научных инвентарей, в соответствии с классификацией по группам предметов. Номер научного инвентаря проставляется в книге поступлений.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентари только при наличии акта ювелирной экспертизы. Инвентарь таких предметов ведется и в дополнительных книгах спецучета. Следовательно, у данного предмета появляется дополнительный номер.

Информация инвентарных книг составляется на основе карточек научного инвентаря (карточки научного описания предметов). Сведения в карточках в процессе работы могут дополняться и уточняться. На основе этих карточек составляется инвентарная картотека.

Учетные обозначения на музейных предметах. Музейный предмет обретает в результате первичной и вторичной ступени учета несколько номеров: 1) акта поступления; 2) Книги поступлений основного фонда или книги поступлений научно-вспомогательного фонда, 3) научно-инвентарной книги. Полное учетное обозначение проставляется на предмете с указанием зашифрованной аббревиатуры музея. Проставляя учетное обозначение, важно не причинить ущерб внешнему виду предмета, но номер должен быть крепко закреплен и доступен для обозрения хранителю и исследователю.

Для удобства поиска предметов в музеях составляются топографические картотеки и топографические описи на хранилища, шкафы, стеллажи, полки, папки и т. п.

Выдача из музея и внутри музея музейных предметов основного, научно-вспомогательного фондов. Учет движения музейных фондов. Музейные фонды находятся в непрерывном движении. Музеи выдают предметы на выставки и экспозиции в самом музее, другие музеи, для научных исследований, реставрационных работ и т. п. Все эти выдачи, перемещения, а также факты хищения, утраты, разрушения предметов оформляются соответствующим образом и фиксируются в отчетной документации: внутри музея актами внутримузейной документации с визированием главным хранителем и регистрацией выдач в специальных книгах с подписью принявшего лица. Выдача из музея во временное пользование осуществляется по согласованию с главным хранителем музея и с разрешения директора музея. Выдача на постоянное хранение из музея, списание из документов первичного и вторичного учета возможны только по разрешению Министерства культуры. Вся информация о движении фондов отмечается в квартальных и годовых отчетах. Информация необходима для того, чтобы иметь реальную картину движения фондов в рамках государства.

По определению в музейно-учебной литературе, обменный фонд –: совокупность непрофильных музейных предметов, предназначенных для межмузейного обмена. Дублетный фонд – это часть коллекционного фонда, которая состоит из определенного числа полностью идентичных экземпляров. На практике такой обмен музейными предметами, занесенными в книги обменного или дублетного фонда, возможен только при наличии серьезных оснований (непрофильность, отсутствие прав на данный музейный предмет) и с разрешения Министерства культуры Российской Федерации.

Списание музейных предметов осуществляется на основании представления музея за подписью директора музея и главного хранителя, рассмотрения вопроса фондово-закупочной комиссией, соответствующего письма регионального вышестоящего органа культуры в Министерство культуры Российской Федерации.

Архивы и музеи учитывают и описываютписьменные источники по правилам, разработанным руководящими архивными органами (Росархив). Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают: перечень единиц хранения (наименование–заголовок дела, краткое описание каждой единицы хранения). Музеи, осуществляющие государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, ежегодно составляют паспорта для осуществления централизованного учета документов Архивного фонда.

Переучет музейных фондов. Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и книге поступлений, проверяется наличие документов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Регистрация учетных документов и их хранение. Наряду с термином учетная документация употребляется и более широкое понятие фондовая документация, включающая документы о физической охране, классификационные схемы и др. Это сложная информационная система, которая содержит не только учетную документацию, но и документацию по научным исследованиям (опубликованным и нет): монографии, статьи и др. Эта информация используется как при организации фондовой работы, так и в экспозиционной и просветительской деятельности музея.