Лекция 34. Учет музейных фондов как основа научной документации музейных памятников

Изучение музейных предметов составляет основу работы по комплектованию фондов, их учету, хранению, использованию, но представляет самостоятельное значение и состоит из трех последовательных этапов: атрибуция, классификация и систематизация (организация фондов), интерпретация. Изучение музейных предметов начинается уже на стадии выявления в среде обитания и отбора, комплектования музейного собрания и продолжается в процессе учетно-хранительской деятельности.

Учет музейных фондов – это деятельность, связанная с закреплением принадлежности предметов к данному музею, а также гарантирования юридических прав на них. Учет необходим для юридического оформления положения предмета в фондах музея: его принадлежности к музейным предметам или научно-вспомогательному фонду, фиксации предметов за определенными научными сотрудниками – материально-ответственными хранителями. Учет музейных предметов необходим с точки зрения оформления движения музейных предметов внутри и вне музея, предоставления сведений о наличии и местонахождении того или иного предмета. Направление фондовой работы, целью которой является юридическая охрана музейных фондов и прав музея на полученные в результате изучения предметов научные данные о них, называется учетом музейных предметов, а складывающаяся в процессе учета музейных фондов документация – учетной документацией. Учетная документация составляется по установленным нормам, содержит данные об отдельных предметах, порядке поступления в музей и фондовые подразделения (акты приема, книги поступлений, научные инвентари, учетные картотеки, карточки научного описания), о группах предметов, объединенных общностью происхождения, принадлежности, местонахождения (акты приема и коллекционные описи, полевые описи).

Система фондовой документации – это информационная система, к которой, помимо собственно фондовой документации относятся монографические исследования отдельных музейных предметов и коллекционных собраний, исследования в области профильной дисциплины. В фондовой информационной системе важна роль документации, образующейся в процессе классификации и систематизации фондов (классификационные схемы, системы каталогов, указателей). На фондовую документацию опирается планирование и управление всей фондовой работой; экспозиционная и выставочная деятельность музея (отбор предметов для экспозиции, составление этикетажа), образовательная деятельность музея (интерпретация предметов при подготовке экскурсий, лекций, занятий и т. п.), научные исследования в области музейного источниковедения, исследования в области профильных дисциплин, учебной деятельности, творческой деятельности и др.Среди задач системы фондовой документации выделены следующие:фиксация и передача информации о самих фондах, процессах и явлениях, документируемых музейными предметами.

Задачи учета музейных фондов:

· закрепление принадлежности предметов данному музею и гарантирование его прав на них;

· оформление юридического положение предмета в фондах музея, его принадлежности к основному или научно-вспомогательному фонду;

· закрепление предметов за конкретными научными сотрудниками;

· оформление предметов временного хранения;

· оформление перемещения предметов внутри музея;

· контроль наличия принадлежащих музею предметов и оформление происходящих в них изменениях;

· возможность быстрого получения сведений о наличии и местонахождении предметов;

· установление ответственности музея, хранителей, подразделений музея за принадлежащие музею предметы;

· соблюдение правил использования музейных предметов.

Одно из направлений фондовой работы – юридическая охрана музейных фондов и прав музея на полученные в результате изучения предметов научных данных о них через учет музейных фондов. Различают фондовую и учетную документацию (является составной частью фондовой документации). Фондовая документация отражает историю развития фондов. Полученная в процессе учета документация называется учетной документацией. Учетная документация фиксирует движение и состояние музейных предметов, коллекций, собраний. Фондовая документация предназначена:

· для закрепления взаимосвязей предметов;

· использования в качестве инструмента изучения фондов;

· использования при исследованиях в профильных научных дисциплинах;

· обеспечение быстрого и точного поиска музейных предметов;

· выявление имеющихся в фондах пробелов при составлении научной концепции комплектования фондов и проведение работы по комплектованию;

· фиксация условий хранения и охраны фондов.

Первичный учет и научная инвентаризация фондов. Учетная документация. Учет музейных фондов проводится в два этапа. На первом проходит первичная обработка поступивших в музей предметов. В ходе ее оформляются акты приема, отражающие наименование, краткое описание, сохранность, количество принятых предметов; в книге поступлений фиксируются: номер по порядку (юридическое закрепление номера за предметом), дата записи, время и источник поступления, наименование и краткое описание предмета, количество, материал и техника, размер (вес), стоимость, номер научного инвентаря, собрание, в которое потупил предмет, акты движения предмета. Вторичная обработка музейного предмета предполагает его дальнейшее изучение.

Научная систематизация и каталогизация музейных фондов. Этот процесс начинается еще на стадии отбора музейных предметов, но окончательно происходит на второй ступени учета. Предмет классифицируется и проходит соответствующую систематизацию при определении его в соответствующий раздел хранения. Передача его ответственному сотруднику происходит на основании акта, который кроме подписей сторон имеет заверительную подпись директора музея и печать музея. Научная инвентаризация предполагает фиксацию информации о предмете в инвентарных книгах (шифр, номер по порядку, дата записи, фамилия лица, сделавшего запись, номер по книге поступления, наименование и развернутое описание предмета, история предмета, публикации о нем, материал и техника изготовления, сохранность, размер и вес, источник поступления, старые инвентари, примечания). Одновременно с инвентарными книгами составляются инвентарные карточки, каталоги, картотеки. Вся учетная документация является документами внутреннего пользования и из фондов не выдается.

Учет движения музейных фондов. Фонды находятся в постоянном движении. Итоги подводятся по кварталам и по полугодиям, отражаются в годовом отчете музея и паспорте музея. В целях контроля специальные комиссии, назначаемые директором музея, регулярно осуществляют проверку фондов. По результатам проверок составляются акты. Отсутствие предметов должно быть объяснено директором музея через предоставление информации Министерству культуры или местным органам культуры.