Інші правила вчинення нотаріальних дій

Відповідно до ст. 43 Закону при вчиненні нотаріальних дій нотаріуси та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства,

установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

У випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-якої іншої причини не може підписати правочин, заяву або інший документ, їх підписує інший громадянин, нотаріус встановлює особу заінтересованого громадянина-ініціатора нотаріальної дії, та особу громадянина, що підписався замість нього.

Встановлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, довідка про звільнення з місць позбавлення волі тощо).

Посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення цивільно-правових правочинів.

Особа неповнолітнього (до 16 років) установлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьків (одного з батьків) про те, що ця особа є їх дитиною.

Обов'язковість дотримання вимоги про встановлення особи зумовлена необхідністю внесення до реєстру для реєстрації нотаріальних дій відомостей про особу, що з'явилася, та документи, на підставі яких її оcoбy встановлено.

При посвідченні правочинів з'ясовується обсяг цивільної дієздатності громадян і перевіряється правоздатність юридичних осіб, що беруть участь у правочинах. У разі укладення правочину представником громадянина,

підприємства, установи чи організації перевіряються його повноваження (ст. 44 Закону).

Особливі правила існують для підписання нотаріально посвідчених правочинів, заяв та інших документів (ст. 45 Закону).

Нотаріально посвідчувальні правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо правочин, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності та в присутності нотаріуса угоду, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус, крім того, прочитує йому текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка. Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, письменний, він сам прочитує документ і підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухим, німим або глухонімим громадянином і посвідчити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

Нотаріус може не вимагати кожного разу з'явлення відомих йому посадових осіб юридичної особи, якщо він має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їх підписів не викликає сумніву.

Не дозволяється застосування зразків підписів при посвідченні правочинів, тексти яких викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

При вчиненні нотаріальних дій нотаріус має бути неупередженим. Тому, відповідно до ст. 9 Закону, нотаріус або посадова особа органу місцевого самоврядування, що вчинює нотаріальні дії, не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної нотаріальної контори, працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, або працівників даного органу місцевого самоврядування. Посадові особи органу місцевого самоврядування не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного органу. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса чи в іншому органі місцевого самоврядування. Посадові особи, перераховані у ст. 40 Закону, не вправі посвідчувати заповіти та доручення на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка або своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер). Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених цією статтею правил, є недійсними.

Усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусом, реєструються у реєстрах нотаріальних дій (ст. 52 Закону).

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі має бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, уповноваженої на те начальниками цих

управлінь. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідного управління юстиції.

Запис нотаріальної дії в реєстр провадиться нотаріусом чи консультантом державної нотаріальної контори або собою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчу-вальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані.

Запис у реєстр олівцем не допускається.

Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У- державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі номери на документах, оформлюваних державним нотаріусом, позначаються так: № 1-1, № 1-2, № 2-1 та ін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга — порядковий номер запису.

З дозволу Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції нотаріуси можуть вести самостійні реєстри для запису окремих видів нотаріальних дій.

У цьому випадку номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються так: № 1-К-10 (тобто, запис за номером десять зроблено у першому реєстрі для реєстрації засвідчення правильності копій документів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № З-В-5 (запис за номером п'ять у третьому реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № Д-4 (запис за номером чотири у реєстрі для запису довіреностей -в односкладовій державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса).

Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом.

У реєстр для реєстрації нотаріальних дій вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію саме після підписання нотаріусом документа та проставлення на ньому печатки.

Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних реєстрах, перелік і порядок ведення яких установлюється Міністерством юстиції України.

Нотаріуси вправі видавати витяги з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій за письмовою заявою громадян, підприємств, установ і організацій, щодо яких або за дорученням яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, господарського суду, прокуратури, органів слідства і дізнання у зв'язку зі справами, що перебувають в їх провадженні.

Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

Стаття 53 Закону передбачає можливість видачі дубліката нотаріально посвідченого документа.

У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або стосовно яких вчинювалася нотаріальна дія, державним нотаріальним архівом видається дублікат втраченого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи Державна нотаріальна контора видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у ст. 40 Закону.

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту. У цьому разі нотаріусу крім свідоцтва про смерть таких осіб подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат заповіту може бути виданий виконавцем заповіту вказаним у заповіті

спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті

спадкоємців, які були вказані у заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялась нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть і засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їх родинні стосунки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту).

Дублікат секретного заповіту не видається. У разі втрати свідоцтва про оголошення секретного заповіту нотаріусом видається дублікат свідоцтва, до якого може бути приєднана копія (фотокопія) оголошеного секретного заповіту, засвідчена в установленому порядку.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

1.