Встановлення стандартів

І етап процедури контролю демонструє, наскільки близькізасуттю функції контролю і планування.

Стандарти – це конкретна мета, яка піддається вимірюванню. Ця мета виходить із процесу планування. Всі стандарти, що використову­ються для контролю, повинні бути вибрані з численних цілей і стратегій організації та її мети.

Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має дві дуже важливі особливості. Вона характеризується наявністю часових ра­мок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, сто­совно якого можна оцінити ступінь виконання роботи.

Отже, стандарт – це формальна вимога, яка відноситься до вдоскона­лення обов'язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відно­сяться правила, які прийняті в організації, обмеження і встановлені про­цедури, трудові зобов'язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований правильно, обмеження чітко вказує рамки допустимої поведінки, як і наслідки виходу за їх межі. Якщо працівник порушив діюче обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), яке накладене на винуватого, нікого не здивує.

Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якщо у відділі встановле­ний стандарт, згідно з яким робітники повинні виробляти не менше 200 ком­плектів за годину, то керівник дуже швидко визначить, чи виконується стандарт, чи ні. Коли прийняті в організації обмеження говорять, що ви зобов'язані працювати п'ять днів на тиждень з понеділка по п'ятницю, виключаючи святкові дні, то тоді працівники, які приходять на роботу лише три дні на тиждень, безумовно, не виконують вимог стандарту.

Оскільки саме точні стандарти чіткі і недвозначні, то для керівника буде не важко використовувати їх для оцінки результатів діяльності пра­цівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних пока­рань та інших рішень, що пов'язані з результатами його роботи.

Показник результативності точно визначає, що необхідно одержати для досягнення поставленої мети. Подібні показники дозволяють керівникові співставити реально виконану роботу із запланованою і відповісти на такі важливі запитання: "Що ми повинні зробити для до­сягнення запланованої мети?" і "Що залишилось незробленим?"

Інколи буває неможливим виразити показник результативності безпо­середньо в кількісній формі. Це не є виправданням, щоб не встановлюва­ти контрольних стандартів у цій галузі взагалі. Навіть суб'єктивний по­казник за умов, що усвідомлюється його обмеженість, краще, ніж нічого. Ряд організацій, які успішно долали інші параметри, зустрілися з серйоз­ними труднощами тому, що не зуміли встановити показник результативності в тих галузях, які важко піддаються вимірюванню. Це соціальна відповідальність та етика.