Поняття бізнес-процесу та сутність його оптимізації

Поняття «бізнес-процес» є багатозначним, на сучасному етапі не існує єдино прийнятого його визначення. Більшість існуючих поглядів на бізнес схиляється до того, що це економічна категорія, тісно пов’язана з теорією реінжинірингу М. Хамера та Дж. Чампі.

У загальному значенні бізнес-процес є систематизованим послідовним виконанням логічно пов’язаних та взаємозалежних завдань з використанням ресурсів, що забезпечують виробничу діяльність, з метою створення продукції, яка має споживчі цінності для клієнта.

Бізнес-процес – це комплекс робіт, що мають свої межі і відкриваються первинними постачальниками процесу, тобто входами процесу, якими можуть виступати матеріально-технічні, енергетичні, людські та інформаційні ресурси.

Єдиною метою бізнес-процесу є задоволення вимог клієнтів.

При виділенні та класифікації бізнес-процесів підприємства необхідно дотримуватись наступних принципів:

- кожний процес повинен мати чітко визначені початок, кінець та середину;

- кожний процес повинен мати чітко визначені входи та виходи, продукти, постачальників та клієнтів;

- всі процеси повинні бути вимірюваними та такими, що управляються;

- необхідно чітко відділяти основні процеси від допоміжних: основні виробляють «продукти» для клієнтів, допоміжні – для інших процесів в організації.

Класифікуючи бізнес-процеси підприємства, важливо виділити збалансовані бізнес-процеси, які є еталоном для всіх інших бізнес-процесів та мають наступні характеристики: високий рівень визначеності завдання, ефективності використання ресурсів та організаційної структури; виконується саме те, що необхідно; високий рівень комунікацій, обміну інформацією та взаємодії всередині команди; високий рівень орієнтації на проблеми клієнта; високий рівень використання комп’ютерних технологій; високий рівень гнучкості та дружності по відношенню до клієнтів процесу; стійкий та високоякісний результат; високий рівень підготовки, кваліфікації та знань персоналу; високий рівень адаптивності до цілей та потреб компанії, що змінюються.

Виділяють бізнес-процеси, що безперервно повторюються, наприклад, виконання замовлення; бізнес-процеси, що періодично повторюються, наприклад, бізнес-аудит підприємства та одноразові бізнес-процеси, наприклад, проекти.

Для переведення бізнес-процесів підприємства на якісно новий рівень, виникає необхідність їх оптимізації.

Оптимізація бізнес-процесів підприємства – це один з інструментів та прийомів інтенсивного шляху розвитку підприємства. Це можливість організувати діяльність підприємства з максимально ефективним використанням внутрішніх резервів даного підприємства.

Усі методи оптимізації бізнес-процесів в цілому, поділяються на три групи:

1. Формалізовані універсально-принципові методи, що засновані на використанні успішного досвіду і формалізованих принципів для побудови ефективних бізнес-процесів. Дані методи є універсальними і вони підходять для оптимізації будь-яких бізнес-процесів для будь-якого бізнесу і практично не залежать від його специфіки;

2. Методи бенчмаркингу. Бенчмаркинг – це постійне вивчення ліпшого в практиці конкурентів. Концепція бенчмаркингу зародилася наприкінці 50-х років, коли японські фахівці відвідували провідні компанії США й Західної Європи з метою вивчення й наступного використання їх досвіду. При підготовці списку ініціатив, необхідних для досягнення бажаного стану процесу, метод конкурентної розвідки відіграє не останню роль. Іноді цей метод називають ще методом використання ліпших практик (best practice). Цей метод заснований на вивченні, аналізі і подальшому копіюванні елементів процесів успішних компаній, що займаються схожими видами діяльності.

Претендентами на вивчення і копіювання їх успішного досвіду в першу чергу є лідери-конкуренти. Практика показала, що останнім часом багато компаній ефективно впровадили у себе технологічні ноу-хау, запозичивши їх у компаній, що працюють в інших галузях бізнесу;

3. Методи групової роботи. Ця група методів об’єднала різні технології роботи в команді: метод мозкового штурму, метод групового рішення завдань тощо. Їх використання дозволяє розробити нові ефективні рішення, раніше нікому не відомі, що дозволяє підприємству бути лідером за технологіями, що використовуються.

Мозковий штурм (brain storm) – це метод колективного продукування нових ідей, розроблений ще в тридцяті роки минулого століття. Оптимальна кількість учасників такої групи – від 5 до 10 осіб. У групі повинен бути фасилітатор – людина, яка веде процес групового обговорення. Він є одночасно генератором і аналітиком ідей. Процес мозкового штурму припускає певні правила роботи: ніякої критики; атмосфера, комфортна для всіх учасників штурму. Ціль цього заходу – зібрати якнайбільше ідей, що навіть видадуться нереальними. Усі ідеї повинні оперативно фіксуватися.

Для другого етапу – аналізу висунутих ідей – звичайно залучаються фахівці, які не брали участі в генерації ідей. У результаті складається остаточний список, у якому залишаються тільки ті розв’язки, які підтримуються більшістю учасників.

Оптимізація бізнес-процесів повинна проводитися, у першу чергу, на самих основних етапах життєвого циклу продукції: етапі планування, виконання проектних робіт, виготовлення продукції, сервісного обслуговування й ресурсного забезпечення виробничого процесу.

Для оптимізації бізнес-процесів необхідно виконати послідовно такі дії:

1. Описати сферу дії процесу. Для цього необхідно: перелічити всі події, які запускають процес; перелічити всі пункти закінчення процесу й виходи даного процесу в інші процеси; виділити основні кроки процесу, завдання й види діяльності, які належать цьому процесу; перелічити всі завдання й види діяльності, стосовно яких є сумнів, чи належать вони до даного процесу, щоб з’ясувати, які з них необхідно залишити, а які виключити; перелічити всі входи й виходи процесу, в тому числі всі ресурси, використовувані в даному процесі.

2. Створити модель процесу в його поточному стані.

3. Виявити показники якості функціонування процесу. На цьому етапі важливо одержати вичерпний список факторів, що допоможуть оцінити результативність функціонування процесу.

Для цього можна використати 6 аспектів якості, розбивши показники на наступні групи:

- прийнятність і придатність. Ця група показників оцінює продукт із погляду споживача;

- своєчасність. До цієї групи ставляться тимчасові показники, що включають дату надання товару або послуги кінцевому користувачеві, час розробки та ін.;

- точність і повнота. Ці два критерії взаємно доповнюють один одного. Наприклад, неповна документація може розглядатися як неточна;

- якість взаємодії із клієнтом. Розроблювач продукту повинен урахувати всі вимоги клієнта й постійно контактувати із замовником;

- ефективність процесу. Це показники, що характеризують вартість витрат, переробки, відходи й інші втрати часу й ресурсів;

- ділова ефективність. Дані показники відносяться до виходу процесу, до стратегії його реалізації, наприклад, прибутковість продукту.

4. Зафіксувати результати, що характеризують поточний стан якості функціонування процесу. Основними труднощами, з якими доводиться зіштовхуватися на даному етапі: відсутність методик виміру, правил реєстрації й людських ресурсів для збору інформації.

5. Описати дані, що характеризують думку споживача про якість процесу. Список даних отримується на підставі опитування споживачів, яке може проводитися в будь-якій формі: телефонних опитувань, інтерв’ю, формування фокус-груп. При цьому важливо з’ясувати, чи є пропоновані продукти або послуги тим, що насправді прагне споживач, чи є що-небудь ще, чого б хотів споживач, і чи є щось таке, що розроблювач продукту робити не повинен.

Далі, потрібно встановити зв’язок результатів опитування думок споживачів про продукт або послугу з тими показниками якості, які були визначено на кроці 3.

6. Описати данні, що дозволяють зрівняти протікання аналогічних процесів у власному та іншому підприємствах.

Підприємства серійного виробництва випускають серії виробів обмеженої номенклатури, які періодично повторюються. Серія – це певна кількість виробів одного типорозміру, що виготовляється за незмінною технічною документацією. На серійних підприємствах робочі місця переважно серійного типу виробництва. Разом із тим можуть бути процеси масового виробництва уніфікованих деталей на потокових лініях. Типовими прикладами підприємств серійного виробництва є верстатобудівні, літакобудівні, заводи по виробництву сільськогосподарської техніки, електровозів тощо.

Підприємства масового виробництва безперервно випускають один або декілька виробів протягом тривалого часу в умовах високої внутрішньозаводської спеціалізації. На робочих місцях переважають масові процеси, в окремих випадках при низькій трудомісткості операцій є серійні типи виробництва, наприклад, на заготівельних процесах. До таких підприємств належать автомобільні, тракторні заводи, підприємства по виготовленню годинників, телерадіоапаратури та ін.

Тип виробництва істотно впливає на його організаційно-технічну побудову і ефективність. Від типу виробництва залежить виробнича структура підприємства і його підрозділів, вибір технологічних процесів, устаткування і оснащення, методів організації виробництва та управління. Найбільш ефективним є масове виробництво, в умовах якого легко застосовувати високопродуктивне спеціальне устаткування і максимально реалізувати принципи раціональної організації виробничого процесу. Технічно і організаційно складне і найменш ефективне одиничне виробництво. Тому важливою передумовою підвищення ефективності виробництва є збільшення його серійності, перехід при можливості від одиничного до серійного, а від серійного до масового виробництва. Досягається це різними шляхами, в тому числі розширенням ринку збуту і збільшенням серій виробів, уніфікацією їх деталей і агрегатів, особливо складних машин і приладів, впровадженням групових методів обробки тощо.