Документальное оформление поступления и выбытия материалов

Важным элементом рациональной организации бухгалтерского учета материальных запасов в бюджетных учреждениях является своевременное и правильное оформление соответствующими первичными документами всех операций ч поступление, перемещение внутри организации и расходования или реализации материальных ценностей. Первичные документы являются основой материального учета. Непосредственно на основании Первичных документов осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Предупредишь контроль выполняется до совершения хозяйственной операции - это контроль ее законности и соответствия сметы, хозяйственным сделкам, распорядительным документам, нормам расходования ценностей, установленным правилам их приема и отпуска, выполнения расчетов, определения цены и т.д.. Осуществляется такой контроль при оформлении и подписании документов бухгалтером и руководителем учреждения.

Текущий контроль осуществляется в процессе осуществления операций путем сравнения фактических расходов ч нормативам, выявление отклонений от норм расхода материалов и их причин, устранения влияния негативных явлений. Для этого применяют специальные бланки документов, в которых предусмотрено данные о нормах расходования и фактический отпуск ценностей.

Последующий контроль осуществляют по данным учета об уже выполнены хозяйственные операции на основании оформленных первичных документов: при приеме документов в бухгалтерии, их утверждении руководителем, при проведении инвентаризации, ревизии и т.п..

Своевременно и правильно оформленные документы манить юридическую силу, то есть огни могут использоваться контролирующими и судебно-следственными органами как доказательство нарушения установленного порядка, нормативы!, Законодательства или даже злоупотребления (преступления). В то же время первичные документы могут быть использованы в качестве доказательства непричастности ответственных должностных лиц к таким явлениям, их оправдание, юридической защиты. Поэтому к своевременному и правильной оформления документов о движении материальных ценностей нужно относиться очень внимательно и требовательно. Особое значение приобретают эти требования в связи с принятием Закона Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» от 22.02.2000 г. № 1490-ИII. Данным законом предусмотрено, что любое предприятие, осуществляет закупки полностью или частично за государственные средства, при определении продавца (поставщика) и при заключении договора с ним должно исходить из положений этого закона о проведении тендеров на закупку и определения их победителей, ч которыми потом и заключаются поставки. Другой важной особенностью организации закупок материальных ценностей для бюджетных учреждений является широкое использование централизованного снабжения, которое осуществляется учреждением высшего уровня через специализированные учреждения-закупщики.

Материальные ценности поступают в бюджетные учреждения от поставщиков, учреждений-закупщиков, подотчетных лиц, закупили материалы за наличные, вол списания непригодных основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, с собственного производства, от благотворительных учреждений, безвозмездно от других бюджетных учреждений, спонсоров, на специальные мероприятия: т поручению, как излишки, выявленные при инвентаризации, как излишки материалов, оставшихся в распоряжении учреждения после окончания договорных научно-исследовательских работ и т.п.. Все эти операции оформляют соответствующими первичными документами: счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными и т.д.. Во всех этих документах обязательно указывают: от кого поступили материалы или продукты питания, и'х наименование, сорт, массу (количество), девицу, сумму, дату поступления на склад; должна быть подпись материально ответственного лица, принявшего ценности на ответственное хранения.

Поступление в учреждение материальных ценностей от поставщиков оформляется следующим образом. На необходимое количество материальных ценностей бюджетное учреждение или учреждения закупщик заключает договор с поставщиком-победителем тендера, которым определяется срок поставки материалов, их наименование и качественные признаки, количество, порядок оформления документов и расчета, порядок вывоза (доставки), права, обязанности и ответственность сторон.

Контроль за выполнением условий договора поставки осуществляет отдел материально-технического снабжения, а где его нет - заместитель руководителя по административно-хозяйственной работе. С этой целью ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых регистрируют в хронологическом порядке выполнения договорных условий каждым поставщиком и с каждого договора частности (дата получения материалов, их ассортимент, количество, цена по договору и фактически). Бухгалтерия должна осуществлять контроль за организацией такого учета и полнотой оприходования ценностей, а отдел снабжения - по своевременной и полной оплате счетов поставщиков.

Одновременно с отгрузкой продукции по договору поставщик выписывает и передает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, квитанцию ​​к железнодорожной накладной, налоговая накладная, платежное требование-поручение и т.д.. Все эти документы поступают в бухгалтерию покупателя, где проверяют правильность их. оформление, после чего передают ответственному работнику отдела снабжения. В отделе снабжения эти документы проверяют на соответствие условиям договоре поставки и делается отметка о полном или частичном согласие на их оплату. Полученные документы регистрируют в «Журнале учета поступления грузов» (типовая межведомственная форма № М-1), где указывают: регистрационный номер, даты) записи, наименование поставщика, дату и номер сопроводительного транспортного документа, дату и номер счета-фактуры, вид груза, номер и дату приходного ордера (приемной накладной) или акта о приемке материалов. В примечаниях указывают дату оплаты счета или о причине отказа от оплаты. Проверенные платежные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию для оплаты, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов на предприятие. Одновременно экспедитору выдается доверенность на право получения материалов (т. ф. № М -2).

Экспедитор принимает на железнодорожной станции материалы по количеству (массе) согласно сопроводительных документов. При обнаружении признаков, вызывающих сомнения в сохранности груза (повреждение пломб, тары и т.п.), он может потребовать от транспортной организации проверки груза. Если при этом выявлена ​​недостача груза или его повреждение, порчу во время перевозки, составляют в двух экземплярах «Акт о приемке материалов» (т. ф. № 3-I), который является основанием для предъявления претензии транспортной организации или поставщику. Для того, чтобы этот акт имел юридическую силу, при его оформлении должны присутствовать представители транспортной организации и поставщика (или незаинтересованной стороны - местного органа государственной власти). Последние должны подписать акт. Такой же акт составляют при поступлении в организации материалов без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставки).

Для получения материалов со склада поставщика в другом городе и вывоза собственным транспортом экспедитору выдают наряд (распоряжение вышестоящей организации) и поручения.

Принятые грузы экспедитор доставляет па состав учреждения и передает заведующему складом по количеству и качеству в соответствии с сопроводительными документами поставщика. Принятые на склад материалы оформляют «доходном ордером» (т. ф. № М-4), который подписывают заведующий складом и экспедитор. Один экземпляр приходного ордера экспедитор добавляет сопроводительным документам поставщика и передает в бухгалтерию.

Если при приемке материалов на склад не выявлены расхождения между их фактическим наличием и документальной количеством по данным поставщика (и все материалы поступили на один слог), они могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов. Для этого заведующий складом делает соответствующую надпись в документах поставщика о том, что указанные в них ценности приняты им на ответственное хранение в полном объеме.

При перевозке материалов вовлеченным автотранспортом поставщик выписывает «Товарно-транспорта накладную» (г, г. ф. № Т И) в четырех экземплярах, первый из которых является основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй для оприходования материалов получателем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией, четвертый - для учета выполненных транспортных работ (прилагается к путевому листу грузового автомобиля). При отсутствии расхождений товарно-транспортная накладная используется получателем материалов как приходный документ.

Бесплатная передача материальных ценностей, закупленных путем централизованной поставки, с баланса в поло-закупщика на баланс в поло-заказчика осуществляется с выставлением авизо и первичных документов, подтверждающих факт передачи материальных ценностей (товарно-транспортных накладных, расходных накладных, актов приема-передачи и т.д. ).

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, от ликвидации основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др., оформляют «Накладной (требованию)» (т. ф. № 3-3), которую выписывают в двух экземплярах: один для передающей, а второй - для стороны (состава), что получает.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, на других предприятиях, па рынке, у населения за наличные. Документом при этом может быть товарный чек, накладная, акт. прилагаемых к авансовому отчету подотчетного лица. Приобретенные материальные ценности необходимо обязательно передать на склад, а к авансовому отчету добавить второй экземпляр приходного ордера или накладной, выписанных заведующим складом в подтверждение принятия материалов на ответственное хранение.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (веса, объема, длины, подсчета). Если материалы поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения (например, в килограммах и литрах).

Выдача материалов со склада осуществляется по документам, утвержденным руководителем учреждения. С этой целью в бюджетных учреждениях используют следующие документы:

- Накладная (требование) (т. ф. № 3-3), применяется для оформления внутреннего перемещения материалов в учреждении, ее можно использовать также для оприходования материалов собственного производства и т.п.. Выписывается т. ф. № 3-3, как правило, в одном экземпляре;

- Меню-требование на выдачу продуктов питания (т. ф. № 3-4), составляется ежедневно на основании данных о количестве людей, которые питаются в столовой, и норм раскладки продуктов питания. Меню-требование с подписями лиц о выдаче и получении продуктов питания передастся в бухгалтерию согласно графику документооборота, но не реже трех раз в месяц (т.е. ежедекадно);

- Заборная карта (т. ф. № 3-5) применяется как при систематическом ежедневном отпуске материалов и топлива, так и при периодическом через соответствующие промежутки времени в течение месяца. Эта карта выписывается на каждого получателя на одно или несколько наименований материалов для потребностей конкретным прямому назначению в двух экземплярах. Один экземпляр заборной карты с подписями получателя за каждую выдачу материалов хранится на складе, а второй с подписями заведующего складом о выдаче материалов у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается на 15 дней, при периодическом - на месяц. В заборной карте указывают лимит выдачи материалов, исходя из установленных норм их расходования. Это позволяет оперативно контролировать состояние использования лимитов, предупреждать их необоснованное превышение. Материалы сверх предусмотренного в карточке лимит (вследствие превышения норм расхода) отпускаются только по письменному разрешению руководителя и оформляются накладной (требованию) - т. ф. № 3-3. Заборная карта значительно упрощает технику документального оформления, отпуска материалов со склада и сокращает количество первичных документов, что облегчает их обработку и улучшает контроль за оформлением;

- Акт обмера остатков произвольной формы используются в тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной или заборной картой невозможна. Тогда согласно акту обмера определяют остатки (например, угля в буртах или дров на складе), а расчетным путем - количество израсходованного топлива. При перерасходом топлива по сравнению с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры по выявлению причин этого явления и намечает пути устранения выявленных недостатков;

- Путевой лист грузового автомобиля (т. ф, № 4), учетная листик тракториста-машиниста, сменный рапорт используют для списания на расходы бензина, дизельного топлива, смазочных материалов, израсходованных на работу различных машин и механизмов (автомобилей, тракторов, стационарных и передвижных двигателей и т.д.). Расход топлива списываются по фактическим расходам, но не выше утвержденных норм на фактический объем выполненных работ (отработанное время).

В установленные графиком документооборота дня (сроки) все документы по поступлению и отпуску материальных ценностей со склада передают в бухгалтерию учреждения согласно реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах, один из которых за подписью бухгалтера возвращается заведующему складом. В отдельных случаях по решению руководства учреждения вместо реестра приема-сдачи документов заведующий складом может составлять отчет о движении материальных ценностей, который после проверки и обработки может выполнять роль регистра аналитического учета (при ручных формах ведения бухгалтерского учета).