Аналитический учет материалов в бухгалтерии

Аналитический учет материалов в бухгалтерии можно вести тремя различными способами: параллельно-карточным (книжным), в оборотных ведомостях, оперативно-бухгалтерским (сальдовому). Последний метод считается наиболее рациональным. Остановимся кратко на характеристике особенностей каждого из этих методов.

Параллельно-карточный (или параллельно-книжный) метод предполагает, что в бухгалтерии ведется киль костно-суммовой учет по всем номенклатурным номерам товарно-материальных ценностей, для чего для каждого вида (учетной группы) открывают карточку количественно-суммового учета (т. ф. № 3-7) или соответствующее количество страниц в «Книге количественно сумм своего учета» (т. ф. № 3-6). Записи в эти регистры аналитического учета осуществляется на основании первичных документов, поступивших от материально ответственных лиц. В конце месяца определяют обороты и остатки по каждому аналитическому счету и составляют «Оборотные ведомости» (т. ф. № 3-1 I), итоги которых сверяют-и данными синтетического учета. Таким образом, при этом методе количественный учет материалов в бухгалтерии и на складе дублируется, что значительно повышает его трудоемкость и стоимость и вызывает частое отставание аналитического учета от синтетического. Но он обеспечивает двойной контроль за движением и сохранностью материалов, постоянное сравнение данных двух видов учета (складского и аналитического), своевременное выявление ошибок, повышения достоверности учетных данных. Поэтому в небольших бюджетных учреждениях этот метод применяют довольно часто и успешно.

Метод оборотных ведомостей предусматривает, что в бухгалтерии ведутся только «Оборотные ведомости» (т. ф. № 3-11) количественно-суммового учета по материально-ответственным лицам и видам ценностей (остаток на начало месяца, поступило, выбыло, остаток на конец месяца - количество и сумма). Записи в такие оборотные ведомости выполняют на основании первичных документов и их реестра за месяцы, (отдельно по поступлению и расходу), который составляется для каждого материально ответственного лица в разрезе номенклатурных номеров. Данные такого реестра сверяют с карточками складского учета. Вместо реестра можно использовать с этой же целью «Отчет о движении материалов на складе», который больше соответствует этому методу учета. Остатки на начало месяца в следующем отчете сверяют с остатками па конец предыдущего месяца в оборотной ведомости, поступления и выбытия материалов - с приложенными к отчету первичными документами, остатки на конец отчетного месяца выводят в отчете и сравнивают с данными карточек складского учета. Итоги отчета переносят в оборотную ведомость. Итоги оборотных ведомостей по всем материально ответственным лицам сверяют с данными синтетического учета. Оборотные ведомости по этому методу ведут в виде тетради с вкладными листами. Наименование материалов и их номенклатурные номера записывают только один раз в начале года, а ежемесячно заносят на вкладные листы данные о движении материалов и их остатки на конец месяца.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов широко применяют в бюджетных учреждениях, имеющих значительную учетную номенклатуру материалов и в централизованных бухгалтериях. Этот метод сочетает в одном процессе аналитический учет материалов в бухгалтерии с оперативным учетом на складах, шо способствует улучшению учета материалов и усилению контроля за их использованием, уменьшению количества бухгалтерских записей по учету материалов, устранению дублирования количественного учета материалов па складах и в бухгалтерии. Все это значительно повышает оперативность и точность бухгалтерского учета материалов, снижает его трудоемкость и повышает эффективность труда учетных работников.

При этом методе учет материалов на складах ведется только в натуральных измерителях, а в бухгалтерии - только в денежном выражении за твердыми (постоянными) учетным ценам в разрезе мест хранения, материально ответственных лиц и групп материалов.

Внедрение сальдового метода предусматривает проведение соответствующей подготовительной работы: разработку номенклатуры-ценника на материалы, используемые в учреждении, определение единых планово (расчетно)-учетных цен, планирование системы документооборота и строгого соблюдения порядка оформления первичных документов; систематическую (еженедельную) проверку работниками бухгалтерии правильности ведения складского учета.

Материально ответственные лица передают первичные документы в бухгалтерию после предварительной проверки бухгалтером полноты и правильности их разнесение в регистры складского учета. В конце месяца заведующий складом выводит остатки в этих регистрах и переносит их с Карюк складского учета в «сальдовую книгу (ведомость)», которую передает в бухгалтерию. В бухгалтерии остатки материалов грачуют (расценивают): иа твердым ценам и определяют сумму остатков по отдельным группам материалов в разрезе материально ответственных лиц. Эти остатки сверяют с данными аналитического учета, который ведется в терминов измерителе по тем же учетным группам материалов и по тем же постоянными (твердыми) ценам. При выявлении расхождений в конкретной группе проверяют первичные документы по количеству материалов, поступивших и выбывших правильности применения цены и таксировки. Обнаруженные ошибки в аналитическом учете исправляют методами дополнительных записей или «красного сторно». Ошибки в карточках складского учета исправляют корректурным способом.

Опыт работы бюджетных учреждений показывает, что оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материальных ценностей способствует значительному улучшению качества как складского, так и всего материального учета и обеспечивает повышение реальности бухгалтерских балансов и отчетности.

Отклонение от учетных цен закономерно появляются при этом методе учета, могут отражаться в учете двумя способами. Если они незначительны (в условиях стабильности экономики), их можно сразу же при поступлении материалов и возникновении отклонений относить за счет соответствующих источников финансировать, то есть списывать на расходы, в условиях нестабильной экономической ситуации, при значительных колебаниях цен на материалы (в условиях инфляции и т.д.) для учета отклонений желательно открывать отдельные аналитические счета «Отклонение от учетных цен» в каждого синтетического счета или субсчета. Ежемесячно суммы таких отклонений необходимо распределять и списывать на расходы пропорционально стоимости израсходованных материалов по учетным пинами. При такой организации учета остаток материалов на синтетическом счете (субсчете) доступна по их фактической себестоимости.

При автоматизации учета все необходимые регистры составляют на основании рабочих массивов информации автоматически по заданной программе обработки документов, но и в этом случае целесообразно использование оперативно-бухгалтерского (сальдовая) метода учета материальных ценностей.