Облік роботи вантажного автотранспорту

Вантажний автотранспорт забезпечує потребу в автоперевезеннях підприємства, а також надає транспортні послуги працівникам господарства, виконує автомобільні перевезення для сторонніх замовників.

Автопарк на підприємстві, як правило, є окремою структурною одиницею. Очолює його завідуючий гаражем.

Інструкцією про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи встановлено такі типові форми єдиної транспортної документації:

• подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні (типова форма № 1-міжнародна);

• подорожній лист вантажного автомобіля (типова форма № 2);

•товарно-транспортна накладна (типова форма №1-ТН);

•талон замовника (типова форма № 1-ТЗ).

Типові форми єдиної первинної транспортної документації є документами суворої звітності, тому їх виготовляють згідно з затвердженими правилами і обліковують за встановленим порядком.

Вартість бланків документів суворого обліку оприбутковують за дебетом рахунку 20 "Виробничі запаси". Одночасно на забалансовий рахунок 08

"Бланки суворого обліку" зараховують їх вартість і ведуть аналітичний облік по видах, номерах і місцях зберігання паперів. Видають їх по документах на відпуск цінностей особі, яка призначена для виписування і реєстрації бланків суворої звітності. Списують їх за актами за кредитом рахунку 20 і відносять у витрати по експлуатації автомобільного транспорту.

Видачу бланків подорожніх листів і товарно-транспортних накладних реєструють в журналі. Він має бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Оформлений подорожній лист видають водію під розпис: форма № 1 (міжнародна) — на строк відрядження для виконання перевезення; форма № 2 — на один робочий день (зміну), за умови здачі водієм подорожнього листа за минулий день роботи. На більший строк подорожні листи типової форми № 2 видають тоді, коли водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження керівника.

Перевезення вантажів автомобільним транспортом здійснюється за наявності належним чином оформлених товарно-транспортних накладних. Вони є підставою для списування матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку.

Товарно-транспортну накладну виписує вантажовідправник у чотирьох примірниках. Перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списування матеріальних цінностей. Другий, третій і четвертий примірники передають водію-експедитору. Другий примірник водій передає вантажоодержувачу. Він є підставою для оприбуткування цінностей. Третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, повертають водію. Третій з них є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, а четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

Для вантажів нетоварного характеру, за яким не ведеться складський облік, але проводиться облік шляхом заміру, зважування тощо, товарно-транспортну накладну виписують у трьох примірниках: перший залишається у вантажовідправника і призначається для обліку виконаних обсягів перевезень; другий є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг; третій додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

Якщо у товарно-транспортній накладній неможливо перелічити всі назви і характеристики пред'явлених до перевезення цінностей, то додається належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної.

При значній кількості назв, видів, типів цінностей, що їх відпускають, як додаток до товарно-транспортної накладної виписують накладну (форма № М-20). Якщо відомості про цінності, що їх відпускають і вивозять автотранспортом "на сторону", вміщуються у товарно-транспортних накладних, то накладну за формою № М-20 не складають.

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма № М-20) є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей підприємством, що здійснило їх відпуск, для оприбуткування їх підприємством-одержувачем та для дозволу на вивіз їх з території підприємства-постачальника, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку.

Накладну виписує підприємство, що здійснює відпуск цінностей, у трьох примірниках. Перший з них надають підприємству — одержувачеві цінностей як супровідний документ і як підставу для їх оприбуткування, другий — залишається на складі підприємства-постачальника і є підставою для списання цінностей підприємством, що здійснило їх відпуск, третій — передається пропускному пункту для контролю за вивозом цінностей.

При перевезенні однорідних вантажів на одну і ту саму відстань, при умові забезпечення цілісності вантажу, допускається оформлення однією товарно-транспортною накладною всього обсягу вантажу, перевезеного автомобілем за зміну. При цьому оформлення проміжних їздок проводиться з видачею вантажовідправником водієві автомобіля талона на кожну окрему їздку.

Є різні форми товарно-транспортних накладних, що залежить від виду вантажів, які перевозяться. Сільськогосподарські підприємства використовують такі спеціалізовані форми товарно-транспортних накладних: товарно-транспортна накладна на відправ-ку-прийняття сільськогосподарської продукції (зерно, насіння олійних культур та трав) (форма № 1-с.г. зерно); товарно-транспортна накладна на від-правку-прийняття овочів, фруктів, ягід та ін. (форма № 1-с.г. овочі); товарно-транспортна накладна на відправку тварин і птиці (форма № 1-е. г. тварини); товарно-транспортна накладна на відправку-приймання вовни (форма № 1-с.г. вовна); товарно-транспортна накладна на відправку-приймання молока і молочних продуктів (форма № 1-с.г. мол. сировина). Відповідна форма товарно-транспортної накладної використовується для оформлення відправки, перевезення і приймання конкретного виду продукції.

Перевезення вантажними автомобілями власних речей громадян за їх замовленнями здійснюється за подорожнім листом з додатком до нього квитанції прибуткового касового ордера на оплату транспортних послуг.

Обсяги вантажних перевезень у тоннах і тонно-кілометрах обліковують у подорожніх листах на підставі товарно-транспортних накладних. При використанні автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг додається талон замовника (типова форма № 1-ТЗ), який є підставою для розрахунків перевізника із замовником автомобільного транспорту за виконані транспортні послуги.

Погодинну оплату послуг автотранспорту здійснюють в таких випадках:

а) якщо при перевезенні вантажів нетоварного характеру неможливий їх облік шляхом заміру або зважування;

б) при внутрішньогосподарських перевезеннях вантажів, коли застосування відрядних тарифів недоцільне. У подорожньому листку відображають результати роботи автомобіля. Витрату пального за нормою визначають по загальному пробігу автомобіля та виконаному обсягу автомобільних перевезень. Фактичну витрату пального вираховують по записах у подорожньому листку та лімітно-забірних картках.

Години в наряді визначають з моменту виїзду автомобіля із гаража до його повернення назад за вирахуванням часу на обід і відпочинок водія. Час в русі складає різницю між часом в наряді і простоями. Число їздок з вантажем встановлюють шляхом їх підрахунку між пунктами навантаження і розвантаження. Загальний пробіг автомобіля повинен відповідати різниці між показаннями спідометра при поверненні і виїзді з гаража. Пробіг з вантажем дорівнює сумі віддалей по всіх поїздках з вантажем. Пробіг без вантажу становить різницю між загальним пробігом і пробігом з вантажем. Загальну кількість перевезеного вантажу визначають по товарно-транспортних накладних. Тонно-кілометри підраховують множенням ваги перевезеного вантажу по кожній поїздці на віддаль між пунктами навантаження і розвантаження.

Подорожні листи обробляють автоматизованим або ручним способом. При автоматизованій обробці одержують таблицю, в якій відображено результати роботи автомобіля. При ручній обробці дані подорожніх листів переносять у накопичувальну відомість обліку роботи вантажного автотранспорту (форма № 38). В ній на кожного водія відкривають окрему сторінку. Запис проводять з подорожніх листів у хронологічному порядку.

В кінці місяця в Накопичувальній відомості підраховують підсумки і складають зведену відомість за такою самою формою, дані якої використовують для заповнення виробничого звіту (форма № 10.36 с.г).

Витрати на роботу вантажного автотранспорту обліковують за дебетом субрахунку 234 "Допоміжні виробництва". За кредитом названого субрахунку відображають списання витрат по споживачах відповідно до обсягу виконаних автомобільних перевезень в тонно-кілометрах або витратах часу (перевезення людей, робота спеціальних машин). Кореспонденція рахунків по обліку роботи вантажного автотранспорту аналогічна, як і по обліку роботи ремонтної майстерні.

Для обліку роботи вантажного автотранспорту в сільськогосподарських підприємствах відкривають один аналітичний рахунок. У спеціалізованих транспортних підприємствах облік організовують за марками та видами автомобілів. У них можуть бути відкриті такі аналітичні рахунки: а) автомобілі, робота яких оплачується за тонну перевезеного вантажу (можна за марками машин, окремо бортові машини і самоскиди); б) автомобілі, робота яких оплачується за погодинним тарифом; в) спеціальний автомобільний транспорт; г) загальновиробничі витрати по автомобільному транспорту.

Витрати на роботу вантажних автомобілів в аналітичному обліку показують за елементами витрат згідно з кореспондуючими рахунками, як і по ремонтній майстерні. При цьому потрібно мати на увазі, що за елементом "Витрати на оплату праці" оплату праці вантажників не відображають, її списують безпосередньо на ті рахунки, на які відносяться послуги вантажного автотранспорту (рахунки по обліку матеріалів, витрати виробництва, реалізації тощо). Окремо виділяють вартість фактично витрачених пального та мастильних матеріалів (бензин, дизельне паливо тощо), що підлягає особливому контролю.

Перевезення автотранспортом вантажів обліковують в тонно-кілометрах, а роботу спеціальних машин та обсяг перевезень людей — в машино-годинах, кількість яких в кінці місяця перераховують в машино-дні.

Для визначення собівартості виконаних робіт спочатку розраховують собівартість машино-дня. Для цього всі витрати на утримання автотранспорту ділять на кількість машино-днів, відпрацьованих на всіх видах робіт. По вартості машино-днів визначають витрати, пов'язані з перевезенням людей. Решта витрат становитиме собівартість робіт з перевезення вантажів. Фактичні витрати щомісяця списують на відповідні об'єкти обліку, записуючи за дебетом рахунків 15, 20-28, 90-93, 99 і за кредитом субрахунку 234.

Витрати на утримання автокранів обліковують окремо і відносять на споживачів, виходячи з обсягу виконаних робіт чи відпрацьованого часу кожним з них. Витрати на утримання пожежних машин обліковують у складі загальногосподарських витрат.