Здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційної таємниці.

Як і всі співробітники фірми, менеджер повинен при вступі і на роботу підписати зобов´язання про нерозголошення комерційної таємниці (про відповідальність за її збереження).

В цьому документі основними являються наступні обов´язки[1]:

1) не розголошувати відомостей, що складають комерційну і таємницю, які будуть доведені чи стануть відомі при виконанні службових обов´язків, у тому числі протягом визначеного строку після звільнення з фірми;

2) дотримуватись доведених до відома співробітника вимог щодо захисту комерційної таємниці;

3) не використовувати відомості, що становлять комерційну таємницю, без відома на це її власника;

4) не мати ніяких зобов’язань перед іншими особами і підприємствами. За інформованістю менеджери більшості підприємств є другі особи після керівника. Менеджер має доступ до самих різноманітних джерел інформації. Він може її одержувати:

• організовуючи різні паради, прийоми, переговори;

• приймаючи і обробляючи кореспонденцію;

• складаючи і контролюючи виконання документів;

• проводячи телефонні переговори;

• приймаючи відвідувачів та ін.

Менеджер є основною фігурою для осіб, що добувають різноманітну інформацію. Тому йому необхідно виявляти розумну обачність у розмовах з потенційними партнерами чи клієнтами, для яких будь-яка інформація може бути важливою. Так, фахівці радять:

1) менеджер повинен часто відповідати на різні запитання. Слід постійно чітко проводити межу: звичайні, рядові запитання і запитання «слизькі», відповіді на які розкривають конфіденційні сторони роботи фірми. У цьому випадку треба запитати себе: «Чи має право співрозмовник знати дану інформацію? Чи необхідна вона йому в роботі?» На «слизькі» запитання відповіді мають бути ухильні. Хоча за рекомендаціями японських спеціалістів — найбільш розумною на подібне запитання буде «не знаю». А за діловою етикою така відповідь для менеджерів взагалі небажана. Можна також порадити співрозмовнику звернутися з цим запитанням до керівника фірми.

2) У більшості щодо конфіденційної інформації необхідно дотримуватися рекомендацій керівника фірми чи служби безпеки підприємства. Менеджер за видом своєї діяльності має знати, хто і до якої інформації чи обладнання має допуск і дотримуватися встановлених правил. І якщо, наприклад, рядовий працівник фірми раптом зацікавився конфіденційним документом, слід швидко і тактично зупинити цю спробу.

3) Особливо уважним треба бути до предметів, які «забувають» відвідувачі. Звичайний блокнот, фломастер, портмоне, інші предмети можуть виявитися технічними пристроями для підслуховування і «зняття» самої важливої інформації, наприклад, відразу після переговорів і виходу відвідувачів. Не можна залишати відвідувачів в кабінеті самих тому, що професіонали можуть за одну секунду легко встановити підслуховуючий пристрій. Усі залишені чи знайдені предмети треба швидко передати в службу безпеки підприємства. Розібратися з ними — завдання спеціалістів.

4) Менеджер, як і інші працівники фірми, повинен усвідомлювати значимість конфіденційної інформації для успішної роботи і процвітання фірми, а також знати про прийоми і методи, якими можуть користуватися конкуренти по збору такої інформації[1].

Існують випробувані на практиці рекомендації щодо захисту конфіденційної інформації.

Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення до «Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства», заходів щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до неї, і правила роботи з документами ми, які мають гриф «Комерційна таємниця». Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.

Приблизно перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства:

• обсяги кредитів, які одержала або хоче одержати фірма;

• назви фірм-контрагентів;

• обсяги виробництва (місяць, квартал, рік);

• обсяги прибутку (місяць, квартал, рік);

• розподіл прибутку;

• цілі, завдання, тактика переговорів з партнерами;

• умови комерційних контрактів, послуг;

• ступінь зацікавленості у придбанні товарів або послуг;

• заробітна плата працівників фірми;

• характер та репутація персоналу фірми;

• регіони збуту продукції;