Журнал-ордер і аналітичні відомості до нього формуються по кожному рахунку розрахунків у розрізі контрагентів і оборотів по кореспондуючим рахункам. 3 страница

В умовах зростаючих вимог до управління корпорація «Парус» відійшла від вирішення суто облікових завдань, наприклад, бухгалтерського, податкового, виробничого та складського обліку, і зуміла створити технологію комплексної автоматизації управління підприємством, яка вирішує завдання поточного бюджетування й оперативного планування, управління дебіторсько-кредиторською заборгованістю, управління фінансовими ресурсами підприємства й ін. Програмну продукцію корпорації «Парус» за областю й рівнем застосування можна згрупувати в такий спосіб:

1. Програмні продукти для обліку фінансів приватних підприємців.

2. Програмні продукти, що автоматизують управління держбюджетних організацій.

3. Програмні продукти, орієнтовані для роботи в сегменті малих і середніх підприємств. До цієї лінії програмних продуктів належать комплексні системи для автоматизації управління підприємств оптової та роздрібної торгівлі, громадського харчування й готельного бізнесу, транспортних і страхових фірм, фармацевтичних компаній і аптек.

4. Програмні продукти для автоматизації управління великих підприємств, корпорацій і холдингів, у тому числі підприємств нафтогазового й паливоенергетичного комплексу, а також телекомунікаційних підприємств і підприємств зв’язку.

Система «Парус-Предприятие 8» призначена для використання на великих підприємствах різної галузевої спрямованості, у корпоративних структурах і холдингах.

До складу «Парус-Предприятие 8» входить набір модулів, кожен з яких працює у взаємодії з іншими модулями або автономно. Завдяки модульному принципу побудови системи, існує можливість поступового нарощування її можливостей з розширенням автоматизації завдань управління підприємством.

Система інтегрована з поштовими системами та системами управління документами й діловими процесами.

Функціональний склад системи:

1. «Управление финансами».

2. «Управление логистикой».

3. «Управление производственными процесами».

4. «Управление персоналом».

5. «Управление взаимоотношениями с клиентами».

6. «Управление деловыми процесами».

7. «Parus-on-line».

8. «Учет фактических затрат и калькуляция себестоимости».

9. «Управление техническим обслуживанием и ремонтами».

10. «Бухгалтерский учет».

11. «Страхование».

До складу модуля «Управление финансами» входять додатки: «Финансовое планирование», «Бухгалтерский учет», «Консолидация».

Принципи побудови додатків модуля «Управление фінансами»:

1. Багатоваріантність обліку. В деяких випадках вимоги законодавства не повністю відповідають цілям обліку. Наприклад, для підтримки товарного запасу при зміні цін необхідно залучати додаткові обігові кошти. Тому було б правильно списувати товар за ціною відновлення, виходячи з суми, необхідної для закупівлі наступної партії аналогічного товару. Однак прибуток від реалізації товару відповідно до вимог законодавства визначається як різниця між сумою реалізації й сумою закупівлі однієї й тієї ж партії товару. Інший приклад: згідно законодавства лише через певний термін можна списувати на збитки безнадійні борги, навіть якщо фірма-боржник вже припинила свою діяльність. А тому, формально плануючи прибуток, фактично підприємство-кредитор вже приречене на збитки. Для вирішення таких проблем система «Парус» дозволяє паралельно з нормативним обліком вести управлінський облік. Для цього суми, які реєструються в додатках управління фінансами, мають два значення - «по бухгалтерской» і «по управленческой» оцінкам. Для підготовки суворо регламентованих звітних документів можна користуватися даними бухгалтерського обліку, для прийняття управлінських рішень - управлінського обліку. Багатоваріантність управління фінансами виражається також можливістю використовувати довільні тимчасові періоди для агрегування даних.

2. Облік за підрозділами балансової одиниці. Для правильної організації роботи підприємства необхідно знати результати діяльності кожного його підрозділу, у тому числі й тих, які не утворюють самостійних балансових одиниць. У додатках управління фінансами кожна вихідна сума може бути «прив’язана» до підрозділу зазначенням відповідного коду підрозділу балансової одиниці. При обробці й узагальненні даних можна одержати повну інформацію як по всій фірмі в цілому, так і по групах або окремих підрозділах балансової одиниці.

3. Мультивалютність. Нормативні акти України вимагають вести облік майна, зобов’язань і господарських операцій у гривнях. Але облік у національній валюті не завжди зручний і в деяких випадках не цілком відображає реальний стан справ. Система «Парус» дозволяє вести облік і планування в декількох валютах. Кількість валют, одночасно використовуваних у розрахунках, не обмежена, причому для кожної валюти можна зазначити два курси: офіційний, наприклад, який встановлюється НБУ, і спеціальний (документарний або внутрішній), - цей курс може відрізнятися від офіційного. Система зберігає не тільки поточні, але й всі попередні курси валют з моменту початку її експлуатації.

Умови ринкової економіки, коли ступінь невизначеності характеристик зовнішнього середовища дуже високий висувають до підприємства найскладніші завдання з прогнозування тих або інших змін і своєчасного реагування на них. Налагоджене планування, що дозволяє створювати близькі за показниками до фактичних процесів планові документи, повинне слугувати базою для розкриття невизначеності зовнішнього середовища. Метою фінансового планування є забезпечення керівників фінансових служб (а за відсутності штатної фінансової служби - головного бухгалтера) і всього підприємства певного роду інформацією, необхідною для ефективного управління ресурсами підприємства.

Додаток «Финансовое планирование» автоматизує:

1. Поточне фінансове планування (бюджетування), звичайно на місяць або квартал: планування доходів і витрат, руху грошових коштів; складання прогнозного балансу; довгострокове (стратегічне) фінансове планування (наприклад, на рік або більше).

2. Контроль виконання фінансових планів (перевірку дотримання контрольних цифр доходів і лімітів витрат); план-факт-аналіз виконання фінансових планів.

3. Планування й управління кредиторською/дебіторською заборгованістю підприємства: встановлення лімітів виникнення й погашення заборгованості; контроль на відповідність цим лімітам договорів, рахунків, платіжних документів; моніторинг поточного й очікуваного стану заборгованості.

4. Оперативне планування й управління платежами: формування платіжного календаря (плану-графіка надходжень і платежів); попереднє виявлення й усунення нестачі або надлишку платіжних засобів; управління оплатою поточних рахунків і заявок; оперативний облік надходжень і платежів.

5. Фінансовий аналіз: розрахунки планових і фактичних показників для аналізу їх взаємних відхилень.

6. Автоматизація проводиться у вартісних показниках для найрізноманітніших періодів, за центрами фінансового обліку (підрозділам, проектам, організаціям), з врахуванням інструментів оплати (розрахунковий рахунок, вексель, взаємозалік), пріоритетів, джерел фінансування, з зазначенням відповідальних розпорядників, з ідентифікацією причин і винуватців відхилень і ін. Крім того, забезпечується формування податкового плану (плану нарахування й погашення податкових зобов’язань), планування й управління заборгованістю за податками, відрахуваннями і зборами.

Додаток підтримує також:

1. Роботу з комплексом планів, які мають планові показники різного характеру (наприклад, з оптимістичним і песимістичним планами).

2. Створення ієрархічної системи планів на єдиній базі даних (робота з квартальним планом і планами на кожен місяць цього ж кварталу й т.п.).

3. «Неоднорідну» деталізацію даних у часі (типу: перший місяць кварталу - по декадах, а інша частина цього ж кварталу - по місяцях).

4. Організацію ковзного планування (наприклад, роботу з квартальним планом, початок якого щомісяця зрушується на один місяць вперед).

Поточне планування призначене для забезпечення підприємства фінансовими ресурсами на майбутній період. В ході подібного планування в обліковий регістр «Финансовые показатели» системи заносяться:

1. Первинні планові показники на майбутній період: суми доходів від реалізації товарів, продукції або від іншої діяльності; суми комерційних і управлінських витрат, суми податків і т.п.

2. Похідні й результуючі планові показники, що розраховуються на основі вихідних показників: наприклад, суми податків, які залежать від реалізації.

В ході виконання плану в цьому ж регістрі фіксуються події фінансово-господарської діяльності у вигляді фактичних показників.

Будь-які фінансові показники можуть бути використані для формування таблиць планів за правилами, заздалегідь зафіксованим у розділі «Формы планов». Ці правила є, по суті, описом зовнішнього вигляду таблиці плану (номенклатури рядків і стовпців) і умов відбору тих фінансових показників (за значеннями їх характеристик), сума сум яких складе значення в комірці плану, або формул для обчислення таких значень.

Для кожної комірки таблиці плану можна оперативно вивести всю вихідну інформацію для перегляду й внесення необхідних змін.

За даними таблиць планів можуть бути сформовані нові фінансові показники, які, в свою чергу, можуть використовуватися в таблицях інших планів і т.д. Така організація забезпечує багаторівневе узагальнення інформації й використання тих самих вихідних даних у різних планах.

Для довгострокового планування фактично застосовуються ті ж засоби системи, що й для поточного, але, зрозуміло, з меншою деталізацією даних.

В частині поточного планування також забезпечується:

1. Узгодження показників різних планів і їх оптимізація шляхом коригування фінансових показників і переформування планових форм.

2. Консолідація фінансових планів дочірніх організацій і філій з виключенням внутрішнього обороту.

3. Контроль календарного регламенту поточного планування - встановлення планових термінів підготовки конкретних планів і контроль їх фактичного стану.

Контроль виконання фінансового плану дозволяє використовувати:

1. Планові показники затвердженого фінансового плану як лімітів витрат і контрольних цифр доходів.

2. Дані оперативного обліку руху дебіторської й кредиторської заборгованостей як фактичних доходів і витрат.

3. Інформацію оперативного обліку платежів і надходжень як фактичного руху коштів.

4. Спостереження за дотриманням лімітів і контрольних цифр за допомогою їх зіставлення з фактичними даними.

5. Контроль відповідності лімітам договорів, рахунків, заявок на платежі й інших фінансових документів, які надійшли, при їх візуванні.

План-факт аналіз виконання фінансових планів забезпечує формування й друк порівняльних звітів, які налаштовуються користувачем, з зіставленням планових і фактичних показників і демонстрацією відхилень. При цьому можуть використовуватися дані оперативного й бухгалтерського обліку.

Управління рухом грошових коштів називають також управлінням надходженнями та платежами або «cash-flow».

В основі планування дебіторської/кредиторської заборгованості лежать такі поняття:

1. Виникнення зобов’язання - вартісне вираження отриманих від кого-небудь або переданих кому-небудь ресурсів (засобів), за які необхідно буде сплатити або отримати кошти (ресурси), а також нарахована заборгованість за майбутніми платежами відповідно до вимог законодавчих актів і договорів.

2. Погашення зобов’язання - виконання вимог договору про оплату отриманих або відвантажених підприємством товарів (або отриманих підприємством або наданих підприємству послуг). А також виконання вимог договору про відвантаження (здійснення робіт) у рахунок авансів, отриманих підприємством від покупців і замовників, або в рахунок авансів, виданих підприємством постачальникам і підрядникам, а також оплата вимог, що пропонуються законами й договорами.

Для цього в розділах «Журнал отгрузок» і «Журнал платежей» реєструються й зберігаються записи про планові й пов’язані з ними фактичні відвантаження і платежі, причому їх реєстрація може проводитися як у додатку «Финансовое планирование», так і в додатках логістики (фактичний розподіл можливостей з подібної реєстрації забезпечується універсальним механізмом розмежування доступу до функцій системи). Основні дії з планування й управління дебіторською/кредиторською заборгованістю відбуваються в спеціальному вікні «Планирование обязательств», де зміст журналів платежів і відвантажень відображається у зручному для роботи вигляді. В цьому вікні можна переглянути список записів виникнення (фактично це записи про платежі й відвантаження, які привели до виникнення зобов’язань) і список записів погашення, що відповідають обраної в цей момент запису виникнення. Причому записи виникнення типу «платеж» відповідають запису погашення, що є фактично записами про відвантаження; і навпаки: записи виникнення типу «отгрузка» відповідають записи погашення - платежі.

У вікні «Планирование обязательств» можна провести:

1. Зміни записів про платежі й відвантаження (наприклад, виправлення їх сум і дат). Часто для забезпечення платоспроможності необхідно, наприклад, відтермінувати на пізніший термін дати власних платежів підприємства, зменшити їх суми (або розбити суму платежу на декілька та розподілити частину з них на більш пізні дати) і т.п.

2. Контроль дотримання лімітів (обмежень) зобов’язань порівнянням затверджених контрольних чисел (зареєстрованих у вигляді фінансових показників) з узагальненими сумами відвантажень і платежів.

За даними розділу «Планирование обязательств» можуть бути сформовані так звані зведені фінансові показники, які є по суті узагальненою інформацією із записів виникнення й погашення в розрізі всіляких характеристик, таких як: стан (план/факт); елемент (напрямок) доходу й витрат; відповідальний розпорядник; контрагенти; тип оплати (аванс або по відвантаженню); вид заборгованості (дебіторська/кредиторська); підрозділ, до якого належить зобов’язання; стан заборгованості (прострочена, поточна або майбутня) і т.п.

Зведені фінансові показники так само як і звичайні можуть використовуватися для формування таблиць планів. Таким чином, дані зобов’язань попадають у формовані плани.

Основним інструментом оперативного планування й керування платежами в додатку «Финансовое планирование» є платіжний календар. Зареєстровані в Системі платежі представляються тут у вигляді календарного плану виплат і надходжень.

Оптимізувати план (наприклад, звести дефіцит) можна шляхом додавання нових платежів і зміни старих (а саме - їх сум, дат, інструментів оплати й т.п.). Для цього достатньо двічі клацнути мишею на певній комірці стовпчика «Поступления» або «Платежи» і виконати потрібні виправлення у вікні, що відкрилося, з детальною інформацією про надходження або платежі.

Додаток «Бухгалтерский учёт» дозволяє вести облік у національній і іноземних валютах:

1. Основних засобів і нематеріальних активів.

2. Малоцінних і швидкозношуваних предметів.

3. Товарно-матеріальних цінностей.

4. Розрахунків з дебіторами й кредиторами.

5. Коштів на рахунках.

6. Витрат на виробництво й інших витрат

7. Деталізувати облік по рахунках розширеного аналітичного обліку до п’ятого порядку, а також по ряду допоміжних ознак, визначених користувачем.

8. Деталізувати облік по матеріально-відповідальним особам і підрозділам підприємства, що не є самостійними балансовими одиницями.

9. Використовувати для оцінки матеріальних цінностей методи «Облікові ціни», «Середні ціни», «Партіонний облік», «Облік за датою надходження», а також вести облік по складах і пов’язаними з ними матеріально-відповідальними особами.

10. Розраховувати амортизаційні відрахування й проводити переоцінку основних засобів.

11. Проводити переоцінку валютних активів і пасивів.

12. Періодично контролювати результати обліку за допомогою оборотних відомостей.

13. Створювати платіжні документи.

14. Формувати книги покупок і продажів.

15. Готувати нормативну звітну документацію,
а також звіти будь-якої форми й змісту.

Розпорядження на оплату є підставою для підготовки банківського або касового документа, який, в свою чергу, опрацьовується в журналі обліку господарських операцій. Однак існує й інший варіант опрацювання, тому що система не вимагає обов’язкової електронної реєстрації всіх документів. Так, по «електронному» розпорядженню про оплату може бути сформований тільки «паперовий» документ. Тоді підставою для реєстрації в системі господарської операції виступає саме розпорядження про оплату.

Товарний звіт дозволяє уникнути реєстрації в системі окремих документів по кожній господарській операції. Наприклад, у торговельних залах магазину робота може вестися без виписки документів по кожній операції. В інших випадках документи (рахунки, накладні й т.п.) виписуються, але не реєструються одразу в системі. Після завершення робочого дня (зміни або іншого періоду) складається товарний звіт, який реєструється вручну або автоматизовано, наприклад, у додатках логістики, а потім опрацьовується в обліку за допомогою бухгалтерського додатка системи.

Вхідне й вихідне авізо забезпечують автоматизований процес передачі й відпрацьовування в обліку даних про господарські операції зовнішніх підрозділів (філій) організації.

Фінансова виписка являє собою вибірку з журналу обліку господарських операцій за деякий період часу, зроблену за певними правилами, яка надходить до інших додатків системи «Парус». Таким чином, користувач додатка (наприклад, логістики) одержує можливість відстежити проходження опрацювання своїх документів у бухгалтерському обліку й перенести інформацію з фінансової виписки в спеціалізовані облікові регістри (наприклад, у журнал платежів).

Інформація про рух коштів, матеріальних цінностей і зобов’язань дебіторів/кредиторів накопичується в журналі господарських операцій.

Кожен факт господарського життя підприємства відображається відповідним документом. А тому процес заповнення журналу обліку господарських операцій зводиться до перенесення даних з цього документа в журнал. Оскільки подібне опрацювання автоматично призводить до відображення даних документа на рахунках бухгалтерського обліку й у бухгалтерській звітності, в рамках системи поняття опрацювання в журналі обліку господарських операцій і опрацювання в бухгалтерському обліку фактично збігаються.

Якщо документ був сформований або зареєстрований за допомогою якого-небудь додатка системи (зокрема, в самому додатку бухгалтерського обліку), його опрацювання значною мірою автоматизоване: на підставі такого документа по попередньо заданому правилу формується запис у журналі обліку господарських операцій. Ви можете опрацювати документ в обліку, не виходячи з відповідного розділу; як альтернативний варіант, дані можна поставити в буфер на опрацювання, а потім, працюючи безпосередньо з журналом обліку господарських операцій, провести опрацювання даних з цього буфера. Це особливо зручно, якщо опрацювання в бухгалтерському обліку доручене, наприклад, одному співробітнику бухгалтерії. В цьому випадку всі інші бухгалтера фактично готують лише «заявки» на опрацювання, що накопичуються в буфері.

Якщо документ не реєструється в системі, то можливе безпосереднє формування відповідної господарської операції із застосуванням різних способів полегшення цього процесу. Наприклад, можна скористатися спеціально підготовленим зразком або вибрати в якості прототипу раніше зареєстровану «схожу» господарську операцію.

Господарська операція, яка реєструється в журналі обліку, складається із заголовка, що включає її загальні характеристики, і специфікації, що складається з необмеженої кількості бухгалтерських проводок, кожна з яких описує рух коштів з одного рахунку на іншій.

На рисунку наведені лише основні параметри заголовка й проводки господарської операції, яка реєструється в системі. Насправді їх значно більше, наприклад, для проводки - більше сорока. В найпростіших випадках можна формувати лише кілька необхідних параметрів:

1. Рахунок, який дебетується та кредитується можна доповнювати аналітичними рахунками (ознаками) до п’ятого порядку й кодом підрозділу балансової одиниці, до якого належить проводка.

2. Додаткові характеристики - це набір обумовлених користувачами ознак, за якими система може відбирати проводки для звітів і оборотних відомостей. Ці ознаки не пов’язані з бухгалтерськими рахунками, а тому їх можна використовувати для одержання будь-яких зрізів інформації.

3. Найменування й кількість матеріальних цінностей, переміщення яких відображається проводкою, задаються тільки в проводках по рахунках, призначених у плані рахунків для матеріального обліку.

4. Сума проводки задається по «бухгалтерській» і по «управлінській» оцінках. Якщо сума зазначена в іноземній валюті, додатково наводиться еквівалентна сума в національній валюті за двома зазначеними вище оцінками.

Для журналу господарських операцій є «внутрішні» (в рамках додатка «Бухгалтерский учёт») джерела інформації. Система забезпечує автоматичну реєстрацію господарських операцій при переоцінці валютних активів і пасивів на підставі залишків на валютних рахунках і динаміки курсів іноземних валют.

Дані в грошовому вираженні про залишки майна й про зобов’язання підприємства зберігаються в регістрі «Залишки засобів по рахунках» окремо для кожного синтетичного рахунку бухгалтерського обліку, аналітичного рахунку, підрозділу балансової одиниці, а також по кожній валюті:

Для оперативного контролю й обліку взаєморозрахунків з дебіторами/кредиторами в додатку використовуються відомості взаємних розрахунків, кожна з яких відображає взаєморозрахунки одного підрозділу балансової одиниці з дебіторами/ кредиторами в певній валюті по одному синтетичному рахунку. Подібна відомість складається з записів, кожен з яких містить дані взаєморозрахунків (сальдо й рух заборгованості) з одним контрагентом за однією підставою (договором, рахунком або іншим документом).

Відомість взаємних розрахунків формується за один обліковий період і допускає проведення ряду дій.

Можна проаналізувати взаєморозрахунки в різних розрізах (по контрагентах, рахункам і т.п.) в будь-який момент часу, не очікуючи кінця облікового періоду.

У розділі «Инвентарная картотека» зберігається інформація про всі основні засоби (нематеріальні активи) з усіма властивими ним характеристиками. Система дозволяє працювати зі складними об’єктами, вести їх груповий облік, проводити операції розкомплектування й т.п.

Всі зміни стану основних засобів можуть бути відображені в цьому розділі відразу при їх виникненні, при цьому система автоматично зареєструє відповідні господарські операції.

Таким чином, інвентарна картотека - це не лише засіб перегляду списку інвентарних об’єктів, а середовище зі зручними функціями для обслуговування об’єктів інвентарного обліку в процесі їх експлуатації. Всі операції з об’єктом інвентарного обліку система реєструє в історії інвентарної картки, за допомогою якої можна провести «відкат» проведених операцій.

Одна з важливих функцій інвентарної картотеки - це розрахунки амортизаційних відрахувань. Система виконує його на підставі річних норм на відновлення. Для інвентарних об’єктів, які вимагають індивідуальних розрахунків (наприклад, для автотранспортних засобів), розрахунок може бути уточнений.

В систему доданий розділ «Картотека материальных быстроизнашивающихся предметов» для зберігання інформації про малоцінні та швидкозношувані предмети. Робота з малоцінними швидкозношуваними предметами організована в системі аналогічно роботі з основними засобами. При цьому забезпечується опрацювання в обліку надходження, передачі в експлуатацію; нарахування амортизації й списання малоцінних швидкозношуваних предметів, а також формування картки для певної кількості малоцінних швидкозношуваних предметів.

Збір і реєстрація інформації - це лише одна зі сторін бухгалтерського обліку. Інша його сторона - узагальнення інформації, представлення її в формі, придатній для звіту перед податковими органами, засновниками, акціонерами або управляючою організацією, а також для аналізу й прийняття управлінських рішень.

Оборотні відомості використовуються в додатку як засіб оперативного контролю фінансового стану підприємства, а також як зручний інструмент для пошуку й виправлення помилок у бухгалтерському обліку. Така відомість формується за будь-який період часу між двома довільними датами.

Не виходячи з оборотної відомості можна одержати повний список господарських операцій, на підставі яких сформовано той або інший рядок відомості, виправити кожну з цих господарських операцій або сформувати нову господарську операцію для виправлення виявленої в обліку помилки.

У відомості руху коштів по рахунках для кожного синтетичного рахунку (окремо для кожного підрозділу балансової одиниці й виду валюти) відображаються обороти по дебету й кредиту, вхідні та вихідні залишки як за бухгалтерською, так і за управлінською оцінками.

У відомостях по аналітичним рахункам, по кореспондуючим рахункам і по додатковим ознакам ці обороти деталізуються. Для оборотної відомості по кореспондуючим рахункам можливе групування рахунків за дебетом або кредитом, облік всіх аналітичних рахунків або тільки певних порядків, складання відомості в розрізі певних рахунків, валют, підрозділів балансової одиниці або спеціальних ознак і т.п.

І нарешті, в відомості з руху матеріальних цінностей відображаються залишки й обороти по рахунках матеріального обліку в розрізі матеріально-відповідальних осіб і найменувань товарно-матеріальних цінностей.

На практиці нерідко буває потрібно віднести залишки або обороти по одному рахунку на декілька інших рахунків. Або рознести одноразово понесені витрати по різних місяцях. Або й те, й інше. Наприклад, вартість комунальних або орендних платежів можна розподілити між підрозділами фірми, а великі витрати на участь в щорічній виставці рознести по місяцям і напрямкам діяльності.

Щоб виконати подібну операцію достатньо задати правила розподілу (рахунки проводок, які формуються, коефіцієнти розподілу й рознесення по місяцях), і за командою користувача система автоматично сформує одну або кілька господарських операцій.

Додаток «Бухгалтерский учёт» дозволяє формувати велику кількість різноманітних звітів. Насамперед, мова йде про стандартні документи, які зобов’язана готувати бухгалтерія будь-якого підприємства: Баланс підприємства, Оборотний баланс, Головна книга, Касова книга, Відомості аналітичного обліку (Журнали-ордери) і т.д.

Якщо подібних звітів недостатньо, можна сформувати звіти будь-якого виду й змісту, використовуючи «Microsoft Excel» або «Seagate Crystal Reports», з якими інтегрується система.

Додаток «Консолидация» слугує для нагромадження й аналізу даних про фінансово-господарську діяльність структурних одиниць підприємства, які можуть бути юридичними особами або входити в підприємство на правах філій. Джерелом даних для додатка консолідованого обліку є дані бухгалтерського обліку структурних одиниць, підготовлені за допомогою додатка «Бухгалтерский учёт» системи «Парус».

Дані передаються у вигляді ордерів. У бухгалтерському додатку формується вихідний ордер: він являє собою вибірку з журналу обліку господарських операцій за деякий період часу. Додаток консолідації, встановлений в головній організації, приймає цей ордер як вхідний.

Основні способи обміну ордерами між зазначеними вище додатками системи:

1. Якщо додатки консолідації й бухгалтерського обліку встановлені на комп’ютерах, з’єднаних локальною обчислювальною мережею, і обидва додатки використовують загальну базу даних, то можна скористатися найбільш швидким і зручним способом передачі за допомогою спеціальної команди в розділі «Исходящие ордера» бухгалтерського додатка. Якщо потім ввійти в розділ «Входящие ордера» додатка консолідації, то там відразу з’явиться запис про отриманий ордер.
Саме перший варіант передачі ордерів найбільш зручний у головній організації, де ведеться самостійний бухгалтерський облік і консолідація бухгалтерського обліку.

2. Якщо обидва додатки встановлені на вилучених комп’ютерах, між якими налагоджений обмін за допомогою електронної пошти, тоді можна передати інформацію за допомогою стандартного засобу системи - поштового експорту/імпорту.

3. Нарешті, якщо додатки консолідації й бухгалтерського обліку встановлені на повністю ізольованих комп’ютерах, то треба застосувати стандартний засіб системи: файловий експорт/імпорт. При цьому проміжним «сховищем» інформації треба задавати магнітний носій, наприклад, дискету.

Відзначимо, що за допомогою файлового експорту/ імпорту можна швидко передати ордера між додатками, встановленими на комп’ютерах, які з’єднані локальну обчислювальну мережу, але не використовують загальну базу даних. При цьому в якості проміжного «сховища» інформації можна вказати загальнодоступний каталог жорсткого диска сервера локальної обчислювальної мережі.

У кожному ордері зазначено, від якої організації він надійшов. Більше того, при подальшій обробці завжди зберігається інформація, яка вказує організацію - джерело інформації. Тому консолідовану інформацію можна одержати для кожної організації (філії) роздільно, по довільних групах і узагальнену для всіх організацій.

В управлінні фінансами облік може проводитися по підрозділах, які не утворюють самостійних балансових одиниць. Подібний підрозділ називають у системі підрозділом балансової одиниці (ПБО). Приналежність до ПБО також передається в ордері, тому консолідовану інформацію можна одержати в розрізі подібних підрозділів.