Построение базы данных в Microsoft Access

Работа с таблицами

Определение и функции таблицы

Таблица – объект, который определяется и используется для хранения данных. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки).

Основные режимы работы с таблицами

В новой версии Access существует четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: добавление, редактирование, просмотр, сортировка и т.п.

В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т.е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства.

В режиме Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.

Существует также дополнительный режим – режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид на панели инструментов.

Таблица в режиме Таблицы

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

- Дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

- Выделить таблицу в окне базы данных и нажать кнопку Открыть;

- Щелкнуть правой кнопкой на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть.

В верхней части таблицы располагаются имена полей, ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные.

Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице. Там же находится поле номера текущей записи.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы.

Таблица в режиме Конструктора

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из следующих способов:

- Выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор;

- Щелкнуть правой клавишей мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор.

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц.

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля, Тип данных и Описание.

В столбце Имя полязадаются и содержатся имена полей таблицы.

В столбце Тип данных указывается тип данных для каждого поля.

Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

На Нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие и Подстановка, а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком – ключик в поле выделения в левой части окна

Новый режим – Сводной таблицы – позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим с одной стороны является аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны – развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы.

Создание таблиц

В Access используются три способа создания таблицы: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц.

Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.

Чаще всего для создания таблиц используется Конструктор таблиц.

Создание таблицы с помощью Конструктора

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.

При определении имен полей в таблице необходимо придерживаться ряда правил:

- Имена полей в таблице не должны повторяться, т.е. должны быть уникальными;

- Имена полей должны содержать не более 64 символов, включая пробелы;

- Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Access (например: Name – имя);

- Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа;

- Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключение (. ! ‘ [] ).

После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. Наиболее удобным способом является выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную.

Типы данных в таблицах

Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый – символьные или числовые данные не требующие вычислений (до 255 символов)

Поле Memo – предназначено для ввода текстовой информации по объему превышающей 255 символов – предложения, абзацы, тексты (до 65 535 символов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице храняться не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно.

Числовой – числовые данные, используемые в математических расчетах. (данные этого типа могут содержаться в 1,2,4, 8 или 16 байтах).

Дата/время – тип для представления даты и времени – (размер поля - 8 байтов).

Денежный – данные о денежных суммах– (8 байтов)

Счетчик – уникальное длинное целое, генерируемое Access при создании каждой новой записи – (4 байта)

Логический – может содержать только два значения, интерпретируемые как ДА\НЕТ, ИСТИНА\ЛОЖЬ, ВКЛЮЧЕНО\ВЫКЛЮЧЕНО (1 бит)

Поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (картинки, диаграммы, звуки и другие объекты OLE из приложений Windows).

Гиперссылка – дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы.

В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок, с помощью которого можно создать поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Свойства полей таблицы

После выбора типа данных для поля необходимо установить свойства в нижней панели окна, где содержится две вкладки Общие (для просмотра и установки общих свойств поля) и Подстановка (для просмотра параметров подстановки)

Для каждого поля вы можете задать определенные свойства, зависящие от выбранного вами типа данных:

Размер поля –указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле для текстового типа данных. Для числовых данных это свойство используется для установки подтипа числовых данных (Длинное целое, Байт, Целое, Одинарное с плавающей точкой, Двойное с плавающей точкой, Десятичное и др.)

Свойство Формат поля указывает формат отображения данных из поля в режиме Таблицы. Для каждого типа поля существует свой набор встроенных стандартных форматов. Для определения формата полей текстового типа используются специальные символы форматирования. Для числовых и денежных типов данных значение формата можно выбрать из раскрывающегося списка (основной, денежный, Евро, фиксированный, процентный и др.). Для полей типа Дата\Время используются: Полный, Длинный, Средний и Краткий формат даты и времени. Для логических полей можно выбрать из списка предложенные варианты (ДА\НЕТ и др.)

С помощью свойства Маска ввода указывается маска, позволяющая автоматизировать проверку ввода символов в поле. Она применяется к таким полям, как номер телефона, дата и т.д. Задавать маску можно вручную или с помощью Мастера.

С помощью свойства Подпись можно задать название полей таблицы, которые выводятся в различных режимах.

Свойство Индексированное поле определяет, является ли данное поле индексированным, и если является , то в каком режиме. Существуют два режима индексирования: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются. В первом случае поле может содержать повторяющиеся значения, а во втором – нет.

Для большинства типов полей определено свойство Значение по умолчанию. В этом свойстве указывается значение, автоматически добавляемое в поле для каждой записи, если это значение не введено пользователем.

Следующие два свойства позволяют определять проверку данных вводимых в поле:

Условие на значение – свойство определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указываемому условию выдается сообщение об ошибке.

Сообщение об ошибке – свойство определяет то сообщение, которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указываемое в свойстве Условие на значение.

Кроме перечисленных свойств существуют еще некоторые свойства, которые специфичны для полей определенного типа (Пустые строки, Число десятичных знаков и др.).

Определение ключевых полей

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: включить в таблицу поле счетчика, задать для него автоматическое увеличение на 1 и указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет автоматически создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения его нельзя определить как ключевое.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записей с помощью оного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для создания составного ключа необходимо: в режиме Конструктора выделить поля, которые необходимо определить как ключевые и нажать кнопку Ключевые поля на панели инструментов Конструктор таблиц.

Создание и использование индексов

Индексы используются с целью ускорения поиска и сортировки данных в СУБД.

Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов и представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения.

Индексы бывают двух типов: простые и составные.

Простые индексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Они устанавливаются выбором в свойствах Индексированное поле значения Да (Допускаются совпадения) или значения Да (Совпадения не допускаются).Ключевое поле таблицы автоматически индексируется и свойству Индексированное поле присваивается значение Да (Совпадения не допускаются).

Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным. (Пример составного индекса индекс, построенный по столбцам «Имя» и «Фамилия»). Составной индекс создается в специальном диалоговом окне. Чтобы создать составной индекс необходимо:

- в режиме Конструктора таблиц нажать кнопку Индекс;

- в первой пустой строке поля Индекс ввести имя индекса;

- В поле Имя поля нажать на стрелку и выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс;

- В следующей строке Имя поля указать второе индексируемое поле (В индексе может быть использовано до 10 полей).

По умолчанию в третьем поле диалогового окна Индексы устанавливается порядок сортировки По возрастанию, который можно изменить.

Диалоговое окно Индексы используется также для просмотра, изменения и удаления существующих индексов.

Связывание таблиц на схеме данных

База данных состоит из элементов данных и связей между ними. В базе данных много различных типов элементов данных, и поэтому необходима специальная схема, позволяющая изобразить связи между типами элементов данных. Такую схему называют моделью данных.

Схема представляет собой таблицу типов используемых данных, она содержит имена объектов и их атрибуты и определяет существующую между ними связь.

После того как вы определили несколько таблиц, необходимо сообщить Access, как эти таблицы связаны друг с другом. Позднее эти связи будут использоваться в запросах, формах и отчетах. Связи определяются в окне Схема данных. Для того чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис – Схема данных.

Если вы впервые определяете связи в базе данных, то окно Схема данных будет пустым, и параллельно откроется диалоговое окно Добавление таблицы. В нем необходимо последовательно выбрать связываемые таблицы и нажимая кнопку Добавить.

Для того чтобы установить связь между таблицами необходимо щелкнуть по полю одной таблицы, перетащить и опустить его на поле другой таблицы. После этого откроется диалоговое окно Связи. В этом окне вы увидите имена полей, между которыми устанавливается связь, тип отношения и кнопку Обеспечение целостности данных, которая в режиме включения не позволяет вносить в таблицу данные о несуществующих записях и удалять существующие.

При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего требуется нажать кнопку Объединениеи выбрать один из трех предложенных параметров.

После того как вы щелкните по кнопке Создать для завершения процесса создания связи, Access нарисует линию между двумя таблицами, указывающую на наличие связи.

Чтобы удалить связь, необходимо щелкнуть по ее линии и нажить клавишу DEL.

Для редактирования или изменения существующей связи, дважды щелкните по соответствующей линии, чтобы снова открыть диалоговое окно Изменение связей.