Копирование и вставка данных.

Вы можете скопировать или вырезать любые выделенные данные и сохранить их в буфере обмена Windows. В Access эти данные могут быть в другое поле или запись. Эта операция осуществляется командами меню Правка - Копировать, Вырезать, Вставить.

Поиск и отбор данных

Команды поиска, фильтрации и сортировки

Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды "Поиск", фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование директивы "Поиск". Этот поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице. Для осуществления поиска необходимо открыть соответствующее диалоговое окно, выполнив команду Правка – Найти. В поле ввода Образец поиска ввести значение данных для поиска.

! Обычно поиск по этой директиве начинается с активного места таблицы (активной записи, активного поля). Для просмотра всей таблицы необходимо перейти к первой записи, а затем начать поиск.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию или по убыванию значений ключевого признака. Для того чтобы произвести сортировку необходимо щелкнуть в любом месте столбца, по которому вы собираетесь сортировать данные, и выбрать на панели инструментов кнопку По возрастанию или По убыванию.

Для поиска по нескольким полям или отбора выводимых записей используется Фильтрация. Чтобы открыть окно Фильтр необходимо выбрать в меню Запись пункт Расширенный фильтр. В открывшемся окне выбрать поля для фильтрации, определить вид сортировки и условия отбора. Затем щелкнуть по кнопке Применить фильтр.

Модификация проекта базы данных

Как правило, в процессе работы с базой данных возникает необходимость внесения в нее изменений. Следует учесть следующее:

1. Access не вносит автоматически сделанные в таблицах изменения в использующие эти таблицы запросы, формы, отчеты, макросы и модули, т.е. необходимо внести изменения в зависимые объекты.

2. Вы не можете менять тип данных полей, которые используются в определениях связи между таблицами. Сначала нужно удалить определенные связи, в котором участвует это поле.

3. Нельзя изменять определение таблицы, которую вы открыли в запросе, форме или отчете.

4. Чтобы обеспечить себя от случайных ошибок или непредвиденных последствий, перед внесением достаточно серьезных изменений следует сделать резервную копию базы данных, таблицы целиком или ее структуры.