Етапи створення КС і обліку.

Терміни впровадження автоматизованої системи обліку, в першу чергу залежать від зацікавленості керівника та головного бухгалтера підприємства Саме вони повинні приймати рішення щодо переходу на автоматизовану систему обліку та створення для цього сприятливих умов головний бухгалтер та його заступник повинні повністю уявляти всі можливості, обмеження інформаційні зв'язки існуючої та новоствореної системи обліку, координувати роботу з впровадження автоматизованої системи бухгалтерського обліку.

Наведені рекомендації можуть служити основою для проведення проектних робіт і впровадження АСБО на будь-яких підприємствах. В процесі розробки можливі різноманітні модифікації, варіанти та проектні рішення, які виникають в конкретних умовах і залежать від техніки, що використовується типу виробництва, форми обліку тощо

Створення комп’ютерної інформаційної системи бухгалтерського обліку підприємства в загальному випадку складається з трьох основних етапів:

· вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;

· проектування системи і узгодження проекту;

· впровадження та удосконалення системи.

Вивчення особливостей господарської діяльності підприємства Мета цього етапу - отримати об'єктивну інформацію про діяльність підприємства та обґрунтувати необхідність створення нової комп’ютерної інформаційної системи обліку або оцінити ефективність вже існуючої.

Необхідно визначити, що саме повинні отримати від системи споживачі (як внутрішні - керівництво підприємства і підрозділів, так і зовнішні-акціонерні, страхові компанії, банки, податкові і статистичні органи тощо); через які джерела інформації, яка послідовність перетворення інформації для її надання в зручному, зрозумілому і придатному вигляді з метою подальшого використання і аналізу

На великих підприємствах на цій стадії проводиться вивчення системи інформаційних зв'язків відбираються зразки первинних документів, записів. звітів, описуються процедури обробки інформації, управління і контролю. Багато великих компаній мають досить змістовну інформацію такого роду.

Фірма-розробник програмного забезпечення, аналізуючи технологію роботи бухгалтерії замовника та структуру системи бухгалтерського обліку, пропонує рекомендації для перерозподілу виконавців між ділянками роботи та організації їх взаємодії

Проектування системи і узгодження проекту. На стадії проектування використовуються дані, отримані на етапі вивчення особливостей господарської діяльності підприємства, і формулюються вимоги до нової системи або зміни, які необхідно ввести до вже існуючої

Для виконання цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола спеціалістів - юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, тобто бухгалтерів, які безпосередньо будуть працювати з КС. При проектуванні уточнюються процедури взаємодії персоналу і напрямки руху документів в системі, узгоджуються і затверджуються форми необхідних звітів, складається проектна документація (як користувача, так і технічна).

При створенні великих систем дуже важливо ретельно і докладно планувати етапи роботи. Реалізація проекту в складнихвипадках може продовжуватись тривалий час

Впровадження та удосконалення системи. Успіх впровадження КС бухгалтерського обліку залежить не тільки від того, наскільки старанно був розроблений проект, але й від правильної взаємодії з працівниками підприємства, ям будуть її використовувати. Вони повинні брати активну участь в процесі впровадження КС. Це забезпечить правильне встановлення системи, повноцінне навчання персоналу і засвоєння ним системи.

На стадії впровадження відбирається і навчається персонал, який буде працювати з системою, закуповується, встановлюється і підключається обладнання; придбається (розробляється) і налагоджується програмне забезпечення. Нова система обов'язково повинна пройти ретельне тестування в реальних умовах експлуатації. В більшості випадків це припускає паралельне використання нової та старої системи протягом певною періоду часу. На підставі результатів тестування до системи можуть вноситись необхідні корективи.

В момент остаточного запуску системи слід оцінити тривалість її використання і призначити строки періодичного критичного розгляду, ефективності її роботи. Це буде початковою стадією вивчення нової системи, яка замінить в майбутньому щойно впроваджену.

Література [6 с. 121-225, 8 с. 45-87, 13 с. 1-30, 15 с. 1-25]

Контрольні питання:

1. Охарактеризуйте підходи до створення комп’ютерних систем в обліку.

2. Яка є класифікація автоматизованих робочих місць облікових працівників.

3. Розкрийте принципи проектування КС в обліку.

4. Які є етапи створення КС в обліку.