Застосування КС в обліку.

Комп’ютерні інформаційні системи в обліку вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, але й розносить їх суми по бухгалтерських рахунках. Те ж саме відбувається при обробці одного, первинного документу, який відноситься до декількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальника платіжним дорученням, одночасно можна обробити і рахунок постачальника дані якого розносяться по об'єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому - одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи.

Реальний масштаб часу введення бухгалтерських операцій за допомогою комп'ютерної мережі дозволяє істотно прискорити весь процес обліку. При зміні даних на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі. Тому при такій організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація всіх співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних.

Стандартні підходи до обробки даних (єдина ідеологія побудови системи стандартні елементи організації робочих місць тощо) дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, і зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, яка призначена для ефективного управління підприємством.

Комп’ютерні системи в обліку дозволяють:

1. Будувати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це дозволяє в обліку будувати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, оборогу по реалізації, прибутку, окремих податків тощо.

2. В будь-який момент часу відкоркувати введені операції

• змінити суму, дату, зміст і коментарі;

• доповнити Журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;

• цілком та безслідно знищити будь-які операції

3. Будувати різноманітні звіти на підставі Журналу операцій

Головним призначенням комп’ютерних інформаційних систем є полегшення рутинної роботи бухгалтера по складанню різних відомостей, журналів та звітів. При автоматизованій формі найважливішим процесом обліку є обробка первинних документів. За умови правильного рознесення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітичних об'єктів, зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, неможливі і арифметичні помилки, а також помилки, пов'язані з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри.

Таким чином, основний ефект від використання програм полягає в швидкому і зручному отриманні бухгалтерської інформації у різному вигляді і в будь-який момент часу.

Враховуючи викладене вище, можна стверджувати, що комп’ютерні інформаційні системи в обліку підвищують не тільки якість обліку, але й якість бізнесу.

Для невеликого підприємства достатньою є наявність одного комп'ютера. Для середніх та великих фірм необхідні центральний комп'ютер (сервер), на якому буде накопичуватись та оброблятись інформація, і комп'ютери на робочих місцях бухгалтерів (робочі станції), підключені до серверу через локальну мережу.

Комплексне вирішення передбачає складання повного проекту обчислювальної мережі підприємства, визначення кількості необхідного обладнання та його якісних характеристик, розподіл обчислювальних ресурсів за ділянками обліку.

Ось приблизна послідовність дій при комплектації обладнання для автоматизації бухгалтерського обліку:

1. На основі аналізу документообігу і технології виробничих процесів виділяються робочі місця з розподілом праці. Це дозволяє приблизно визначити число необхідних персональних комп'ютерів.

Для виробничого підприємства з чисельністю до тисячі працівників характерний поділ співробітників бухгалтерії та комп'ютерів по ділянках обліку:

Таблиця 2.1- Розподіл апаратного забезпечення за ділянками бухгалтерії

Для операцій, які вимагають високої швидкості обробки великого обсягу документів (наприклад, виписка платіжних документів, рахунків, накладних тощо), слід передбачити можливість встановлення додаткового комп'ютера. Операції, які можна виконати в будь-який час без втрати ефективності праці, доцільно здійснювати на одному персональному комп'ютері.

Література [6 с. 101-127, 5 с. 33-39, 10 с. 22-30, 18 с. 11-25]

Контрольні питання:

1. Які є Можливості обробки облікової інформації.

2. За якими основними принципами складається розподіл апаратного забезпечення за ділянками бухгалтерії.

3. Назвіть основні можливості які дозволяють комп’ютерні інформаційні системи в обліку.

4. Скільки комп’ютерів необхідно для малого підприємства?