Закрепление функций и полномочий в проекте

Ранее в разделе, посвященному формированию устава проекта, мы уже кратко описывали характер ролей и основные должностные инструкции членов группы управления проектом. В данном же разделе мы подробно рассмотрим этот аспект и сформируем более детальный список функций и полномочий для каждой из упомянутых ниже ролей.

Куратор проекта (спонсор)- проектная роль должностного лица, отвечающего за стратегическое управление ходом реализации проекта. Куратор принимает решение по стратегическим вопросам проекта, осуществляет утверждение основных изменений в объеме работ, сроках, этапах, в бюджете проекта, находящихся вне компетенции руководителя проекта. Как правило, куратором проекта (спонсором) является менеджер высшего звена организации.

Основные функции:

• общее руководство ходом реализации проекта;
• обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта, обеспечение финансирования работ;
• рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта;
• получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта;
• управление изменениями базовых параметров проекта и решение проблем, находящихся вне компетенции руководителя проекта.

Основные полномочия:

• утверждение целей проекта;
• согласование назначения руководителя проекта;
• утверждение общего плана и бюджета проекта;
• получение от руководителя проекта сводной отчетности о ходе его выполнения;
• принятие принципиальных решений при возникновении критических изменений, влияющих на сроки, стоимость и качество результатов проекта.

Руководитель проекта- проектная роль должностного лица, ответственного за управление проектом. Руководитель проекта непосредственно отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества.

Основные функции:

• формирование команды проекта и команды управления проектом;
• планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок;
• распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия команды проекта в процессе его выполнения;
• организация взаимодействия с заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта;
• учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта;
• формирование и предоставление куратору отчетности по проекту.

Основные полномочия:

• назначение задач команде проекта (отдельным ее членам) и контроль их выполнения;
• требование от команды проекта выполнения своих ролевых функций;
• подтверждение или отклонение отчетов о фактических затратах исполнителей проекта;
• обоснование необходимости и запрос куратору проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект;
• обращение к куратору за поддержкой в случае необходимости.

Архитектор системы- проектная роль должностного лица, отвечающего за предметную область проекта. Архитектор системы подчиняется непосредственно руководителю проекта.

Архитектор системы непосредственно отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества.

На роль архитектора системы назначается специалист, наиболее компетентный по внедряемой информационной системе. Архитектор системы должен знать методологии и технологии построения ИС, стандарты и нормативные документы в области проектирования и создания ИС, разработки и оформления технической документации.

Основные функции:

• определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы;
• определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС в рамках, заданных условиями проекта;
• определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по направлениям деятельности, распределение их по задачам, организация работ и верификация результатов в процессе реализации проекта;
• обеспечение целостности функциональной архитектуры внедряемой информационной системы;
• организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта;
• планирование и согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта;
• формирование и предоставление руководителю проекта необходимой отчетности;
• анализ хода выполнения и промежуточных результатов создания ИС;
• организация, проведение и документирование процедур передачи заказчику разработанной ИС.

Основные полномочия:

• участие в календарном планировании работ по созданию ИС;
• назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения;
• требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах;
• обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.

Администратор проекта- проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно руководителю проекта.

Основные функции:

• обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, дающей возможность контроля проекта, планов, ресурсов и приоритетов;
• ведение протоколов совещаний;
• обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.
• Основные полномочия:
• передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;
• контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;
• требование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.

Для того чтобы закрепить функции и обязанности по проекту, составляют ролевые инструкции или положение по проектной роли. В ролевой инструкции должно быть определено следующее:

• какие цели стоят перед сотрудником, назначенным на данную роль;
• кому подчиняется сотрудник, назначенный на ту или иную роль;
• каковы его функции, обязанности, полномочия.

Крайне важное замечание, высказываемое многими экспертами, состоит в том, что определение ролей и ответственности в проекте должны производиться с учетом факторов внешней среды предприятия. В табл. 6.3 приведены примеры возможного влияния организационных, технических, межличностных, политических и прочих факторов на процесс планирования команды проекта.

Таблица 6.3. Влияние факторов внешней среды на планирование команды проекта

На этапе планирования для каждой роли должен быть определен список навыков, необходимых членам команды проекта. Для разработки списка рекомендуется использовать реестр навыков - список категорий и компонентов навыков для определенного класса команды исполнителей проекта (см.табл. 6.4).

Для обеспечения анализа совокупностей навыков компоненты группируются в четыре категории: технические навыки, административные, навыки межличностного общения, стратегические навыки. Для каждого навыка отмечаются рейтинг критичности и рейтинг способностей. Для оценки рейтинга принято использовать 4-балльную шкалу (см. табл. 6.5).

Таблица 6.4. Реестр навыков для команды исполнителей проекта

Реестры навыков

Реестры навыков должны быть составлены для каждого класса персонала, как, например, для руководителя проекта, системного архитектора, специалиста по качеству. Критичность навыков для руководителя проекта определяется во многом масштабом проекта и организационной структурой проекта. Наибольшими полномочиями наделен руководитель проекта в проектных организационных структурах, и, следовательно, к нему должны предъявляться самые высокие требования. Список навыков может быть определен на основе профессиональных стандартов в области информационных технологий. Распределение навыков зависит от уровня административной ответственности. Рейтинг критичности смещается от "технических" в сторону "административных", а затем в сторону "межличностного общения" и "стратегических навыков" по мере роста административной ответственности. Следует подчеркнуть важность навыков межличностного общения. Команда проекта может многократно снизить количество возникающих проблем и повысить взаимодействие сотрудников, если будет понимать настроение членов команды проекта, предвидеть их действия, внимательно выслушивать и признавать их мнение и решать их проблемы. Для управления командой проекта и работы в проекте такие навыки, как умение сопереживать, оказывать влияние, творческий подход к работе и способность облегчать работу группы, приобретают значение ценных активов. После того как реестр сформирован, он может быть использован с минимальной точной подстройкой к новой проектной ситуации

Пример разработкиреестра навыков

Ниже (табл. 6.5, табл. 6.6) выделены категории навыков для консультантов и менеджеров проектов: технические, административные, навыки межличностного общения, стратегические навыки. Для каждого консультанта (как при приеме на работу, так и при зачислении в команду проекта) необходимо проводить оценку навыков по шкале 1-4 ("плохо", "удовлетворительно", "хорошо", "отлично" соответственно)

Стоит подробно остановиться на том, каким образом оценивать технические компетенции консультантов компании. Это наиболее важные навыки, которые необходимо учитывать при планировании сотрудников на проекты.

Таблица 6.5. Шкала рейтингов критичности и способностей

Таблица 6.6. Реестр навыков для членов команды исполнителей

Таблица 6.7. Реестр навыков члены команды управления проекта

В консалтинговых компаниях, в том числе системных интеграторах, довольно сильно распространена практика разделения консультантов на так называемые грейды, или уровни, в соответствии с их технической компетенцией и возможностями выполнения тех или иных задач. Пример четко сформулированных требований к грейдам представлен в сводной табл. 6.8 - в ней приведен пример описания технической компетенции консультанта по внедрению модуля управления человеческими ресурсами в системе SAP.

Таблица 6.8. Реестр технических компетенций

В столбце "Вес" определено максимальное значение для навыка, исходя из общей значимости навыка для знания компонента в целом.

Следующим шагом требуется определить уровень сотрудников в разрезе каждого навыка и рассчитать общий коэффициент.

Далее, согласно технической компетенции, определяется грейд каждого сотрудника. Коэффициент определяется как суммарное значение всех весовых значений по каждому навыку.

Таблица 6.9. Пример оценки технических навыков членов команды исполнителей проекта

В табл. 6.10 представлены требования к грейдам, разработанные на основании опыта внедрения проектов по функциональности SAP HCM-1.

Важно не просто составить реестр такого рода, но и поставить цель - развитие навыков у максимального количества молодых сотрудников; только тогда организация может аккумулировать и поддерживать знания и навыки, которые она продает на рынке.

Таблица 6.10. Описание грейдов консультантов

При планировании команды проекта кроме определения ролей, ответственности и подотчетности в проекте, создается план управления обеспечением персоналом, который включает в себя определение сроков и способов набора членов команды проекта, критерии их высвобождения, рекомендации по проведению дополнительного обучения. В процессе планирования формируется концепция мотивации, определяются способы разрешения конфликтов, разрабатывается график проведения собраний команды проекта и его участников.