Документы в туристской деятельности, их классификация.

Работа с документами является одной из наиболее важной составляющих работы туристской фирмы, на которую тратится основная часть рабочего времени. Внимательное и серьезное отношение к документальному сопровождению необходимо в силу веских причин:

- во-первых, туристическая услуга (как и любая другая услуга) отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие турпродукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих документах;

- во-вторых, туристская деятельность представляет собой большой поток информации, проходящей через туристскую фирму. При этом практически любая входящая и исходящая информация нуждается в учете и носит порой принципиальный характер для самой туристской фирмы;

- в-третьих, наличие определенного перечня документов установленного образца является необходимым условием легального туристского бизнеса.

Документы туристской фирмы можно классифицировать по ряду признаков. Ведущей классификацией документов являет­ся классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туристской фирмы. На основании этой классификацииможно выделить:

· уставные документы: устав турфирмы, учредительный договор, свидетельство о государственной регистрации фирмы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фон­дах;

· бухгалтерские и статистические документы: банковские документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры и др.), кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.), документы по учету материальных ценностей или документов строгой отчетности, документы по заработной плате (ведомости) и т.д.

· документы внутреннего распорядка: отношения туристской фирмы с персоналом (личные дела сотрудников, трудовые договора, должностные инструкции, приказы по найму, продвижение по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т.д.), организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организационная структура фирмы, схемы взаимоотношения между отделами), проблемы экологичности и безопасности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т.д.).

· документы, регламентирующие отношения с поставщика­ми услуг (договора, акты сверки выполненных работ (оказанных услуг), заявки на бронирование и т.д.;

· технологическая документация. Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам (технологическая карта туристского путешествия по маршруту, график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время, информационный листок к путевке туристского путешествия). Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

· документы, регламентирующие отношения туроператора с турагентами: агентские договора, специальные предложения (регулярно рассылаемые туроператором информация об изменении условий, сроков или стоимости туров), подтверждение бронирования, ценовые предложения и конфиденциальные тарифы, стоп-листы (содержащие информацию об отелях или турах, продажа которых на указанные даты закончена, счета на оплату;

· документы, регламентирующие отношения с туристами: договор о предоставлении туристских услуг, турпутевка, туристский ваучер, информационный листок и т.д.;

· документы, регламентирующие отношения с партнерами.

Учредительные (уставные) и иные разрешительные документы турфирмы

Уставные документыимеют ряд характерис­тик:

■ их наличие и юридическая сила необходимы по действую­щим на территории страны или региона законам и подза­конным актам (например, на территории РФ любой туро­ператор обязан иметь финансовую гарантию);

■ они являются подтверждением легальности туристического бизнеса и содержат минимум информации о правовых осно­вах деятельности турфирм.

Докумен­тации турфирмы зависит от избираемой ее руководителем формы собственности. Наиболее распространенная форма собственности турфирмы - общество с ограниченной ответственностью (ООО), реже индивидуальное предпринимательство, еще реже - акционерное общество.

По существующим в Российской Федерации нормативно-правовым актам к уставным документам турфирм можно отнес­ти следующие:

■ Устав туристского предприятия - основной документ, содержащий све­дения о составе учредителей фирмы, их взносах в Уставный капитал, их правах и обязанностях в ходе управления фир­мой.

Устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать следующие пункты:

1.полное и сокращенное фирменное наименование общества;

2. сведения о месте нахождения общества;

3. сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компе­тенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, о вопросах, реше­ния по которым принимаются единогласно или квалифи­цированным большинством голосов;

4. сведения о размере уставного капитала общества;

5. сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

6. права и обязанности участников общества;

7. сведения о порядке и последствиях выхода участника об­щества из общества;

8. сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

9. сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

10. иные сведения, не противоречащие законодательству РФ (п.2 ст.12 ФЗ «Об ООО).

■ Учредительный договор - смысл которого заключается в отражении добровольного характера объединения усилий учредителей для достижения совместных коммерческих це­лей и интересов.

В соответствии с п. 1 ст. 12 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в учредительном договоре учредители об­щества обязуются создать общество и определяют порядок со­вместной деятельности по его созданию. Учредительным догово­ром определяется следующее:

1. состав учредителей (участников) общества;

2. размер уставного капитала общества и размер доли каждо­го из учредителей общества;

3. размер и состав вкладов;

4. порядок и сроки внесения этих вкладов в уставной капитал общества при его учреждении;

5. ответственность учредителей (участников) общества за на­рушение обязанности по внесению вкладов;

6. условия и порядок распределения между учредителями (уча­стниками) общества прибыли;

7. состав органов общества и порядок выхода участников об­щества из общества.

■ Свидетельство о государственной регистрации фирмы — ту­роператора, турагента.

Госу­дарственная регистрация является основным условием для осуществле­ния предпринимательской деятельности.

Согласно ст.12 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» для того чтобы зарегистрировать фирму-туроператора, необходимо предоставить в регистрирующий орган следующиедокументы:

1) заявление о государственной регистрации. Форма заявления утверждена Правительством РФ.

2) решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;

3) учредительные документы юридического лица (подлинники Устава, Учредительного договора или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии);

4) документ об уплате государственной пошлины (2000 рублей).

Если учредитель, один, то им оформ­ляется документ под названием «Решение о создании юридического лица», если учредителей несколько, их решение о регистрации ООО должно быть зафиксировано путем составления протокола общего собрания участников общества.

Этот комплект документов подается и налоговую инспекцию по месту нахождения офиса заявителя. После принятия положительного решения о регистрации ООО налоговая инспекция выдает заявителю два свидетельства:

1) о государственной регистрации юридического лица;

2) о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения его на территории Российской Федерации. В течении 5 рабочих дней регистрирующий орган принимает решение о регистрации фирмы. Решение, принятое регистрирующим органом о государственной регистрации юридического лица вносится в Единый реестр юридических лиц. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица выдается лично заявителю.

В течение десяти дней после получения регистрационных до­кументов вновь созданное ООО необходимо зарегистрировать в фон­де социального страхования. Представление недостоверных сведений или несоблюдение сроков регистрации влечет наложение штрафа.

Для регистрации индивидуального предпринимателяфизическому лицу необходимо предоставить в регистрирующий орган следующие документы, предусмотренные п.1 ст.22.1 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», к которым относятся:

1. заявление о государственной регистрации, подписанное заявителем. Форма заявления утверждена Правительством РФ;

2. российский паспорт с местной пропиской (плюс его копия);

3. подлинник свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при его наличии);

4. документ об уплате государственной пошлины.

Порядок и срок предоставления физическим лицом документов в регистрирующий орган аналогичен порядку и сроку при регистрации юридического лица.

На основании решения, принятого регистрирующим органом, и внесения им записи в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей фирма читается зарегистрированной и, следовательно, имеет право заниматься турагентской деятельностью.

■ Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

■ Свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фон­дах.

Частными для туропереитинга уставными документами являются финансовое обеспечение на право осуществления туроператорской деятельности, а также сертификаты качества и сертификаты соответствия государственным стандартам услуг, предлагаемых турфирмами.

Перечисленные уставные документы (их оригиналы или нота­риально заверенные копии) должны постоянно храниться в офи­се туфирмы и предоставляться по требованию клиентов, парт­неров либо представителей органов государственной власти.

Бухгалтерские или статистические документымало чем отличаются от подобных документов фирм, занимаю­щихся другими видами коммерческой деятельности. Их харак­терными чертами являются:

■ строго установленный государственными властными орга­нами образец документов и правила их заполнения;

■ предназначенность данной документации как для внутрен­него пользования, так и для предоставления третьим ли­цам (например, отчеты перед налоговой инспекцией или внебюджетными фондами);

■ установленные государственными органами правила хране­ния этой документации;

■ право составления и подписи бухгалтерских или статисти­ческих документов принадлежит ограниченному кругу лиц, что закрепляется Уставом или приказами туристской компании.

Бухгалтерские документы, в основном, регулируют следующие сферы работы турфирмы:

■ осуществление наличных и безналичных расчетов;

■ соблюдение кассовой дисциплины;

■ выплата установленных налогов и сборов;

■ начисление заработной платы сотрудникам;

■ денежные или имущественные отношения между учредите­лями фирмы;

■ инвентаризация и учет фондов фирмы;

■ накопление резервных фондов;

■ учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженнос­ти фирмы.

Перечисленные отношения регламентируются большим коли­чеством бухгалтерской документации, которую также, в свою оче­редь, можно классифицировать на несколько групп:

■ банковские документы (платежные поручения, счета, сче­та-фактуры и др.);

■ кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.);

■ документы по учету материальных ценностей или докумен­тов строгой отчетности;

§ документы по заработной плате (ведомости).

■ и т.д.

Статистические документы предоставляются в соответствую­щие статические органы, которые занимаются рекомендациями по повышению эффективности макроэкономического государствен­ного регулирования туристического рынка.

Внутрислужебные документыпредназначены только для внут­реннего пользования и обычно регулируют:

■ отношения менеджмента турфирмы с персоналом (лич­ные дела сотрудников, трудовые договора, должностные ин­струкции, приказы по найму, продвижению по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т.д.);

■ организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организацион­ная структура фирмы, схемы взаимоотношений между от­делами);

■ проблемы эргономичности, экологичности и безопасности трудовой деятельности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т.д.).

Характерными чертами внутрислужебных документов явля­ются:

■ необходимость их наличия в работе туроператора (как ис­ходя из логики, так и по требованию органов власти);

■ и авторы, и пользователи данной документации являются работниками одной фирмы;

■ наличие данной документации и ее соответствие государствен­ным требованиям может проверяться третьими лицами.

Документы, регламентирующие отношения с поставщика­ми услуг

Эти документы регламентируют отношения туристской фирмы со всеми постав­щиками, туристические услуги которых применяются в туроперейтинге, и является важнейшей компонентой документа­ции туроператоров, поскольку регламентирует процесс создания туристического продукта и является гарантией его качественной реализации. При отсутствии этой документации или ее недолжном оформлении ответственность туроператора перед туристами не распространяется на поставщиков, даже если они и были объек­тивно виновны в наступлении негативных последствий.

Договорыявляются основным видом документов, регламенти­рующих отношения туроператора с поставщиками туристичес­ких услуг, они заключаются только с дееспособными поставщи­ками. Дееспособность поставщиков (юридических или физических лиц) определяется нормативно-правовыми актами и заклю­чается в наличии у поставщика необходимых для осуществления легальной коммерческой деятельности документов (к примеру, отель как поставщик туристических услуг для достижения соб­ственной дееспособности должен иметь необходимый набор разре­шительных документов - лицензию, заключения служб санитар­но-эпидемиологического контроля, пожарной безопасности и т.д.). В противном случае, заключенные с недееспособными поставщи­ками договора признаются недействительными. Любой договор туроператора с поставщиком должен содержать следующую ин­формацию:

■ полное наименования и реквизиты сторон (включая юриди­ческий и почтовый адреса, телефоны, факсы, банковские реквизиты, идентификационный номер налогоплательщи­ка);

■ документы, на основании которых признана дееспособность сторон (обычно это номера лицензий или других разреши­тельных документов) или правомочность заключивших до­говор лиц (обычно это Устав или доверенность);

■ предмет договора (то есть цель, ради достижения которой обе стороны согласились на сотрудничество);

■ права и обязанности обеих сторон в ходе их сотрудниче­ства;

■ ответственность сторон за нарушение условий договора;

■ условия вступления договора в силу, его пролонгации, рас­торжения.

В туроперейтинге стоит внимательно относится к наличию и регулярному обновлению договорной базы с поставщиками, по­скольку согласно букве закона, любое сотрудничество с третьим лицом на бездоговорной основе считается незаконным, а торгов­ля турпакетами, включающими услуги таких поставщиков — одна из первоочередных причин приостановления действия деятельности фирмы туроператора.

Примеры.

Акты сверки выполненных работ (оказанных услуг). Смысл этих документов в регулярной взаимной проверке сторонами (ту­роператором и поставщиком) соответствия между оплаченными или оказанными услугами за определенный отчетный период. Данный акт составляется в двойном экземпляре и подписывается обеими сторонами, если указанные в нем сведения не вызывают их сомнения или протеста. Чаще всего акты сверки оказанных услуг применяются либо в бартерных операциях, либо в случае

туристического кредита. То есть тогда, когда одна из сторон (чаще всего ею выступает туроператор) производит передачу крупной суммы (деньгами или в натуральном выражении) другой в счет будущих расчетов. К примеру, туроператор финансирует ремонт гостиницы в счет будущего обслуживания своих туристов. Смысл актов сверок заключается в обоюдном контроле сторонами соб­ственных расходов. Сверки проводятся регулярно, а несогласие одной из сторон с содержанием актов сверок является основани­ем для передачи дела на рассмотрение в арбитражный суд.

Входящая документация от поставщиков содержит инфор­мацию о предложениях поставщиков и их рекомендации о воз­можностях дальнейшего сотрудничества. Примерами такой доку­ментации могут быть прайс-листы, прейскуранты, предложения о сотрудничестве, информационные письма, рекламная информа­ция.

Исходящая информация для поставщиков содержит возмож­ности дальнейшего сотрудничества, предлагаемые туроператором.

В случае разовой работы туроператора с поставщиками рас­пространены заявки на бронирование их услуг.