ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО СКОРОЧУВАННЯ СЛІВ

1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.

2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення.

3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування ні.

4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень: к. (карта), м. (місто), с., (сторінка) та ін.

5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників ураховуються відмінкові закінчення однини або множини: д-р (доктор), д-ри (доктори) м-во (міністерство), м-ва (міністерства).

6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:

скорочують відсіканням цієї частини слів.

7. Прикметники, що закінчуються на: -графічний, -логічний, -помічний, -навчий скорочують відсіканням частини слова: -афічний, -огічний, -омічний, -авчий: географічний — геогр., соціологічний — соціол. і под.

8. Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються відсіканням частини -ський: шевченківський — шевченків.; франківський — франків. і под.

9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв народів (як в етнографічному, так і в адміністративному значенні), зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення: грузинський народ — грузин. народ; Бориспільський край — Бориспіл. Край; Луганська область — Луган. обл. і под.

Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуються ідентично:

10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й або голосний, то слід зберігати наступний за ним приголосний: калійний — калійн;. олійний — олійн.; червоний — червон. і под.

11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово не скорочують: вищий — вищ., але вища — не скорочують; учений — учен., але вчена — не скорочують; міський — міськ., але міська — не скорочують і под.

12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід .уберігати наступний за ним голосний і приголосний: торф’яний — торф’ян.; слов’янський — слов’ян. і под.

13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати слід на приголосний, що стоїть перед ним: грецький — грец.; гуцульський — гуцул.; сільський — сіл. і под.

14. Якщо відсіченій частині передує подвоєний приголосний, то скорочуване слово зберігає один із приголосних: законний — закон.; іменний — імен.

15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної кількості літер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за тим, щоб не затемнювалося безпосереднє значення скорочуваного слова: експериментальний — експерим., а не експериментал., експеримент.; фундаментальний — фундам., а не фундаментал., фундамент.

16. У складних іменниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину.

17. У словосполученні скорочують кожне слово: видавничий відділ — вид. від.; допоміжна картка — допом. карт.; умовний друкований аркуш — ум. друк. арк.

В окремих усталених словосполученнях слова скорочують тільки в складі даного словосполучення: без року — б. р.; без ціни — б. ц.; і так далі — і т. д.

18. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, відсікають другу складову частину, якщо вона має закінчення -ський: місто Кам’янець-Подільський — м.Кам’янець-Поділ.; місто Корсунь-Шевченківський — м. Корсунь-Шевченків.

Географічні назви, що є складними іменниками та пишуться через дефіс, не підлягають скороченню: Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка, Олексієво-Дружківка та под.

19. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них відповідно до загальних правил скорочення: греко-католицький — греко-католиц.; фізико-математичний — фіз.-мат. і под.

20. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсікають другу частину слова відповідно до загальних правил скорочення: агролісомеліоративний — агролісомеліор.; лісогосподарський — лісогосп. і под.

21. Однокорінні прикметники та дієприкметники, що відрізняються лише префіксами, скорочуються однаково: карпатський - карпат., закарпатський – закарпат., прикарпатський - прикарпат. і под.

22. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або першу, або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які утворюють складне слово: відеофонограма — відеофоногр.; діафільм — дф; міська державна адміністрація — міськдержадмін. і под.

23. Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях, що відносяться до назви), його не відсікають: Безпека життєдіяльності: Підручник, а не Безпека життєдіяльності: Підруч. Лікарські рослини: Словник-довідник, а не Лікарські рослини: Слов.-довід.; але Біологія: Підручник для 10-го класу — Біологія: Підруч. для 10-го кл., Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря — Лікарські рослини: Слов.-довід, лікаря.

Лексичні та графічні скорочення.Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обов’язково розшифровуються та читаються повністю.

Лексичні скорочення бувають декількох типів.

1. Ініціальні (абревіація) — утворені з початкових букв слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяються на: а) буквені — читаючи їх, треба вимовляти букви: КБ, ЖБК, ХТЗ та ін.; б) звукові — читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ЦУМ, Ту-154, Ан-24; в) буквено-звукові (змішані) — частина слова вимовляється за буквами, частина — звуками: ЖЕК, ТЕЦ та ін.

2. Складові скорочення — утворені з частин складів слів: завгар, техред, лінкор, міськком, Харзеленбуд та ін.

3. Частково скорочені слова — утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Татнафта, госпрозрахунок, рембаза та ін.

4. Відсікання (усічення): зам., зав., пом., акад., доц. та ін.

5. Телескопічні скорочення — утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із радіостанція), біоніка (із біо[логія] та [електро]ніка).

6. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ й ін.

Розрізняють декілька типів графічних скорочень:

· крапкові: ст., див., ім. та ін.;

· дефісні: з-д, б-ка, ін-т та ін.;

· скіснолінійні (дробові): р/р, а/с, в/ч (крапка не ставиться);

· нульові (курсивні) — на позначення фізичних, метричних величин, валют та ін. лише після цифрових назв: 2 хв, 47 кг, 250 г, 400 грн та ін. (крапка не ставиться);

· комбіновані: півд.-зах., півн.-схід. Та ін.

Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становлять рр. (роки).

У документах припускається використання лише загально-нормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах та словниках.

Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями, наприклад: НП, що сталася на ПУ півд.-схід. міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В. С.

Не можна скорочувати:

1) імена та імена по батькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський (як виняток — з одна-ковими прізвищами: Гр. Тютюнник — Григір, бо є Григорій Тютюнник);

2) псевдоніми: не Ж. Зонд, а Жорж Занд; не Л. Українка, а Леся Українка; не П. Мирний, а Панас Мирний;

3) подвійні прізвища: не Б.-Хом’як, а Богачевська-Хом’як; не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стоша; не К.-Яценко, а Кучук-Яценко.

3. Рубрикація тексту.Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація е зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Типовий абзац має три частини: зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова); фраза (міститься основна інформація абзацу); коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам’ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.

Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1. 2. 3. 4. 5...

1) 2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) д)...

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи — 1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.