Цели внедрения системы электронного документооборота

Основной целью внедрения системы электронного документооборота является создание на предприятии полноценной, развитой системы управления потоками работ, в частности – документооборотом, механизмов выполнения технологических процессов обработки документов, цепочек взаимосвязанных работ, а также организации контроля и управления за этими процессами.

Для достижения этой цели необходимо:

- обеспечить надежное хранение всех версий информационных объектов, привлеченных к технологическим процессам обработки, максимально удобную систематизацию хранилища в соответствии с требованиями предприятия, например, по структурному, организационному и тематическому принципу;

- организовать службы копирования – восстановления информации, которая хранится, обеспечение ее защиты от несанкционированного доступа;

- формализовать деловые процессы обработки информации, сформировать типичные маршрутные технологические схемы выполнения этих процессов;

- определить круга лиц, которые привлекаются к участию в деловых процессах обработки информации, уровней их полномочий и прав;

- автоматизировать использование средств криптографической защиты и электронно-цифровой подписи, и обеспечить за счет этого повышение уровня безопасности данных;

- автоматизировать работу пользователей по обработке информации в рамках этапа технологического процесса в части обеспечения доставки ему объекта обработки на рабочее место и рассылки обработанных версий объектов на дальнейшие этапы маршрутной технологической схемы;

- автоматизировать функции управления процессами обработки, за счет извещения пользователей о документах, которые поступили на обработку, об окончании нормативных сроков обработки, синхронизации работ в рамках одного технологического процесса и т.д.;

- создать необходимые предпосылки для автоматизации конкретных видов работ над информационными объектами на технологическом этапе: сканирование бумажных документов и распознавание текста, взаимодействие со службами факсимильной связи, специализированными архивными системами и т.д.;

- автоматизировать средства контроля над ходом выполнения технологических процессов, касающихся обработки информационных объектов или выполнения цепочки работ, за счет оперативного отражения текущего состояния процессов, отражение допущеных отклонений при выполнении работы от нормативных параметров, переопределение «критических путей» в маршрутных схемах и вычисление достоверного времени завершения процессов;

- автоматизировать сбор данных о результатах выполнения технологических процессов и создание на их основе аналитических и статистических отчетов;

- автоматизировать процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, обеспечить механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов о выполнении поручений.