Сравнение современных систем электронного документооборота

Известный украинский специалист в области электронного документооборота Н.Т. Задорожная в своей диссертации на тему «Управляемое проектирование документооборота в управленческих информационных системах», провела сравнительный анализ систем электронного документооборота с точки зрения прикладного применения в Украине [20].

Было исследовано 10 СЭД по следующим параметрам: хранилище документов, делопроизводство и автоматизация деловых процессов, администрирование и безопасность и др. Обобщенные результаты исследования приведены в табл. 5.1 [20].

Таблица 5.1

Результаты исследования СЭД в Украине

Одной из лучших программных платформ для создания систем документооборота с оптимальной функциональностью является OPTiMA-WorkFlow [21].

Система OPTiMA-WorkFlow представляет собой программную платформу, которая позволяет создавать систему конфиденциального электронного документооборота для организаций, деятельность которых связана с обработкой потоков информации.

Основное назначение системы OPTiMA-WorkFlow [21]:

- автоматизация работы делопроизводственных и архивных служб предприятия;

- автоматизация деловых процессов обработки документов на базе использования «электронных административных регламентов»;

- повышение эффективности учета и контроля результатов работ по обработке документов подразделениями предприятия;

- мониторинг выполнения работ и исполнения поручений;

- обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации от несанкционированного доступа;

- обеспечение работы по безбумажной технологии.

Система позволяет автоматизировать практически любые бизнес-процессы современной организации.

Система обеспечивает:

- поддержку корпоративного стандарта сервера базы данных;

- работу в распределенных корпоративных сетях, распределение объемов хранения между серверами;

- гарантированную защиту информации от несанкционированного доступа;

- атоматизацию использования средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи;

- масштабируемость и управляемость;

- открытую архитектуру «клиент-сервер»;

- web-доступ;

- полнотекстовую индексацию.

В состав базового набора функций системы OPTiMA-WorkFlow входят:

- надежное хранение всех версий документов и других информационных объектов, вовлеченных в процессы обработки;

- систематизация хранилищ документов в соответствии с требованиями предприятия – по структурному, организационному, тематическому, персональному или любому иному принципу, или их сочетанию;

- полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов;

- возможность задания круга лиц, участвующих в бизнес-процессах обработки информации; разграничение их полномочий и прав;

- автоматическая доставка документов (и любых других информационных объектов) к месту обработки; рассылка обработанных версий объектов на последующие этапы маршрутной схемы;

- автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки;

- синхронизация работ в рамках одного бизнес-процесса;

- автоматизация конкретных видов работ с информационными объектами, в том числе – сканирования бумажных документов и распознавания их текстов, взаимодействия со службами факсимильной связи и специализированными архивными системами и т.д.;

- полная совместимость с любыми приложениями-обработчиками;

- автоматизация контроля выполнения технологических процессов движения и обработки информационных объектов;

- автоматизация процессов регистрации документов по действующим правилам делопроизводства; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений;

- динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации;

- создание любых форм отчетности и «полное присоединение» разработанного макета отчета к системе;

- поиск документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационных карточек и контексту (по отдельным словам и словосочетаниям, использованным в тексте документа).

Система OPTiMA-WorkFlow разработана компанией UpScale Soft) – самостоятельным структурным подразделением крупного российского IT-холдинга ГК «ОПТИМА».